Elektronische Signatur | Verträge digitalisieren und rechtskonform verifizieren

Die Verwendung elektronischer Signaturen, auch E-Signaturen genannt, hat die Geschäftswelt grundlegend verändert. Die Zeiten, in denen sich ein endloser Stapel Papier auf dem Schreibtisch türmte und man wochenlang auf die Unterzeichnung von Verträgen warten musste, sind längst vorbei. Zweifellos haben technologische Fortschritte das Unterzeichnen von Dokumenten so komfortabel wie nie zuvor gemacht, doch birgt dies auch das Risiko qualitativer Fehler. Dokumentenfälschung oder gefälschte Unterschriften, die zu finanziellen Verlusten führen und den Ruf von Unternehmen schädigen können.

Mithilfe der fortschrittlichen Bearbeitungswerkzeuge lässt sich ein Schild leicht fälschen, sodass kein Verdacht aufkommt. Dies wird berichtet von Betrugsstatistik Bis heute beliefen sich die Verluste durch Versuche, an persönliche Informationen zu gelangen, auf 47,663,679 US-Dollar, wobei die Anzahl der Meldungen auf 126,777 anstieg. Der Anteil der Meldungen mit finanziellen Verlusten stieg um 2.9 %.

Obwohl die elektronische Signatur zahlreiche Vorteile bietet, birgt sie auch die Gefahr von Betrug und Abzocke, die Unternehmen finanzielle Verluste und unnötige Bußgelder verursachen können. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig zu verstehen, was eine elektronische Signatur ist, wie sie funktioniert und wie man die gesetzlichen Bestimmungen einhält. Darüber hinaus ist es entscheidend, den Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und dem bloßen Kopieren und Einfügen des Signaturbildes in ein PDF-Dokument zu verstehen, da diese Technologie mittlerweile Standard geworden ist. 

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur wird als E-Signatur oder elektronische Signatur bezeichnet. Vereinfacht gesagt, wird eine elektronische Signatur vom Unterzeichner mithilfe elektronischer Mittel anstatt mit herkömmlicher Tinte erstellt. Es handelt sich dabei um ein Verfahren, bei dem Computer die Signatur überprüfen und die Integrität des Dokuments gewährleisten.

Bestellungen, Arbeitsverträge, Kaufverträge, Genehmigungsscheine, Miet-/Leasingverträge, Haftungsausschlüsse, Finanzunterlagen und viele weitere wichtige Dokumente werden in unterschiedlichsten Geschäftskontexten und Branchen elektronisch unterzeichnet.

Eine elektronische Signatur, die verschlüsselt ist und die Identität des Unterzeichners nachweist, wird als digitale Signatur bezeichnet. Da anerkannte Institutionen digitale Signaturen überprüfen, werden diese in der Regel als gültig anerkannt. 

Elektronische Signaturprüfung: Was ist das?

Ähnlich einer digitalen „Faktenprüfung“ bestätigt die elektronische Signaturprüfung, dass die Unterschrift auf einem signierten Dokument von dem im Dokument aufgeführten Unterzeichner geleistet wurde.

Unabhängig davon, ob die elektronische Signatur auf einem Computer oder einem Mobilgerät erstellt wurde, erfasst das Gerät zum Zeitpunkt der Unterzeichnung Informationen wie Datum, Uhrzeit, Standort und IP-Adresse. Anhand dieser Daten lässt sich eindeutig feststellen, dass der Unterzeichner die Signatur erstellt hat und ihr zusteht.

Was ist eine gefälschte elektronische Signatur?

Rechtlich gesehen setzt eine Urkundenfälschung betrügerische Absicht voraus; dennoch kann eine gefälschte Unterschrift als eine solche definiert werden, die als echt befunden wurde und bei der tatsächlich ein Betrug begangen wurde. Die Feststellung der „Absicht“ des Verfassers obliegt nicht dem Urkundenprüfer; die endgültige Entscheidung, ob eine strittige Unterschrift oder ein Dokument eine Fälschung ist, obliegt dem Richter oder der Jury.

Ein forensischer Dokumentenprüfer erhält häufig Anfragen zur Untersuchung verdächtiger Unterschriften auf Online-Dokumenten. Um die Echtheit der Unterschrift festzustellen, ist eine sorgfältige Prüfung der Linienführung, der Geschwindigkeit, der Buchstabenformen, der Höhenverhältnisse und der Größe erforderlich. 

Heutzutage nutzen Kriminelle moderne Technologien und Bearbeitungswerkzeuge wie Adobe, um mit einem Klick oder durch Nachzeichnen perfekte elektronische Signaturen zu erstellen. Dadurch ist es schwer, zwischen Original und Fälschung zu unterscheiden. Auf Papier lässt sich die Unterschrift anhand von Linien und Strichen leicht erkennen und überprüfen. Die Überprüfung elektronischer Signaturen gestaltet sich jedoch schwierig, da ausgefeilte Werkzeuge eine exakte Kopie erstellen und somit die Erkennung und Überprüfung auf Fälschung erschweren.

Wie funktioniert die Überprüfung elektronischer Signaturen?

Die Verschlüsselung mittels öffentlicher und privater Schlüssel dient der Verifizierung elektronischer Signaturen. Jeder öffentliche und private Schlüssel wird gleichzeitig erzeugt und ist von Anfang an miteinander verbunden, ähnlich einer Partnerschaft. Durch die Verknüpfung des öffentlichen Schlüssels des „Partners“ mit dem privaten Schlüssel können die Daten entschlüsselt werden.

Identitäts Verifikation

Die Überprüfung einer Signatur funktioniert ähnlich wie die Anmeldung auf einer Website mit E-Mail-Adresse und Passwort. Die Identität eines Unternehmens kann anhand dieser beiden Informationen in Kombination bestätigt werden. 

Wenn ein Unterzeichner eine elektronische Signatur verwendet, enthält diese alle für die Unterzeichnung erforderlichen Informationen. Identitätsprüfung Bei diesem Verfahren übermitteln sie den öffentlichen Schlüssel und alle weiteren Informationen, die zur Validierung ihrer Signatur erforderlich sind, zusammen mit dem Originalmaterial und der verschlüsselten Version, wenn sie eine Vereinbarung unterzeichnen und zurücksenden.

Durch die Entschlüsselung der Datei mit beiden Schlüsseln können Benutzer somit bestätigen, dass eine Signatur authentisch ist und dass ihr Dokument nicht manipuliert oder von jemand anderem signiert wurde. 

Echtheitsbestätigung

Die Überprüfung einer elektronischen Signatur ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass nur ein Exemplar des Dokuments existiert und keine Fälschungen im Umlauf sind. Die Überprüfung der elektronischen Signatur bestätigt die Echtheit des Originals im Falle einer Manipulation.

Der öffentliche Schlüssel, der mit dem privaten Schlüssel zusammenarbeitet, ist aufgrund der Verifizierung nur im authentischen Dokument vorhanden. Dadurch kann die Zertifizierungsstelle schnell feststellen, welches Dokument authentisch ist und welches nicht.

Sicherstellung der Integrität der Unterschrift

Die Gewährleistung der Legitimität und Konsistenz digitaler Signaturen ist für den Verifizierungsprozess von entscheidender Bedeutung. Kryptografische Hash-Funktionen werden häufig eingesetzt, um die Integrität der Signatur zu gewährleisten. Diese Funktionen erzeugen einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck des signierten Dokuments, der mit dem ursprünglichen Fingerabdruck verglichen werden kann, um etwaige Änderungen zu erkennen.

Zur Erzeugung dieser digitalen Fingerabdrücke werden komplexe kryptografische Algorithmen verwendet. Mithilfe eines Hashwertgenerators lässt sich jede Manipulation der Signatur erkennen.

Vereinbarung mit Compliance digitalisieren

Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, die Echtheit elektronischer Signaturen zu überprüfen. Einige der geltenden Vorschriften umfassen Folgendes: 

eIDAS

Das Regulierungsrecht der Europäischen Union (EU) für elektronische Transaktionen und Identität wird als Elektronische Identifikation, Authentifizierungs- und Vertrauensdienste oder „eIDASDie rechtlichen Vorgaben für elektronische Signaturen sind Teil von eIDAS. Diese Vorgaben bieten Unternehmen eine zuverlässige, sichere und geschützte Lösung zum Online-Signieren von Dokumenten.

eIDAS erkennt drei rechtliche Ebenen elektronischer Signaturen an:

1. Einfache elektronische Signaturen (SES)
2. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
3. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES)

HIPAA

Da HIPAA keine genauen Kriterien für die Aufzeichnung von unterschriebenen Dokumenten und digitalen Signaturen unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen vorgibt, fallen diese Dokumente und digitalen Signaturen in eine Sonderkategorie innerhalb der Vorschriften.

Vor der Verabschiedung des Gesetzes im Jahr 2003 wurden alle Bestimmungen bezüglich elektronischer Signaturen aus der HIPAA-Sicherheitsregel (1998) entfernt.

Bezüglich elektronischer Signaturen und Datenschutzbestimmungen des HIPAA, das Ministerium für Gesundheit und Soziale Dienste (HHSAuf der Website wird nun Folgendes erwähnt:

„Unter der Voraussetzung, dass der elektronische Vertrag die anwendbaren Anforderungen des staatlichen Vertragsrechts erfüllt, erlaubt die Datenschutzregel im Allgemeinen, dass elektronische Dokumente, einschließlich Verträge mit Geschäftspartnern, im Sinne der Anforderungen der Regel als schriftliche Dokumente gelten.“

Anders ausgedrückt: Die Verwendung von elektronischen Signaturen oder einer Lösung für elektronische Signaturen zum Unterzeichnen von Dokumenten beeinträchtigt nicht die Integrität von PHI und verstößt nicht gegen die HIPAA-Bestimmungen, solange das staatliche Vertragsrecht eingehalten wird.

ESIGN

Nach Angaben der US-Organisation US Federal ESIGN ActEin elektronischer Ton, ein Symbol oder ein Verfahren, das mit einem Vertrag in Verbindung steht, wird als solcher betrachtet „elektronische Signatur“. Eine Person erstellt oder übernimmt es mit der Absicht, diesen Vertrag zu unterzeichnen.

Mit dem ESIGN Act, der die Einführung elektronischer Signaturen erleichtern sollte, begann im Jahr 2000 in allen US-Bundesstaaten, in denen Bundesrecht gilt, ein neues Zeitalter der Dokumentenvereinfachung. Laut Gesetz ist eine elektronische Signatur definiert als … „ein elektronisches Geräusch, Symbol oder Verfahren, das einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung beigefügt oder logisch damit verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt oder angenommen wird.“ Dieses Gesetz stellt sicher, dass:

• Elektronische Signaturen sind in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig.
• Sowohl handschriftliche als auch elektronische Unterschriften sind gleichermaßen zulässige rechtliche Optionen.
• Elektronische Dokumente behalten ihre Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit, ihre Wirkung ist unbestritten. 

UETA

Um einen bundesstaatlichen Rechtsrahmen für die Verwendung elektronischer Signaturen zu schaffen, erarbeitete die Uniform Law Commission auch den Uniform Electronic Transactions Act (US-amerikanisches Gesetz über elektronische Transaktionen).UETAZusätzlich zum ESIGN Act wurde 1999 der UETA (Uniform Electronic Transactions Act) verabschiedet. Er beschreibt die rechtlichen Anforderungen an die Signatur für elektronische Transaktionen, die Aufbewahrung von Dokumenten und die Übertragbarkeit von Datensätzen. 48 US-Bundesstaaten haben den UETA übernommen. 

Illinois

Laut Illinois aus dem Jahr 1999 Gesetz über elektronische Signaturen, 5 ILCS 175/1-101 New YorkBestimmte Formate elektronischer Signaturen sind sicherer als andere. Folgende Merkmale definieren diese elektronischen Signaturen:

• Die „Sicherheit“ der Signatur, die von beiden Parteien in nachweisbarer Weise angebracht wurde, wird von beiden Seiten bestätigt.
• auf eine Weise hergestellt, die als wirtschaftlich vernünftig gilt,
• und für alle Parteien, die in gutem Glauben handeln, verlässlich.

ESRA

In New York sind elektronische Signaturen gemäß dem Electronic Signatures and Records Act von 2000 rechtsverbindlich, genau wie handschriftliche Unterschriften.ESRAFür diejenigen, die elektronische Signaturen im Rahmen des ESRA verwenden möchten, steht sogar ein Leitfaden mit bewährten Vorgehensweisen zur Verfügung.

Fazit

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Vorgehensweisen und Strategien je nach verwendeter Technologieplattform oder Dienstanbieter variieren können. Die Wahl einer zuverlässigen und vertrauenswürdigen Lösung für elektronische Signaturen kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Probleme zu lösen und ihre Finanzen sowie die Integrität ihres Unternehmens zu schützen.

Die Überprüfung elektronischer Signaturen ist eine notwendige Sicherheitsmaßnahme, um zu gewährleisten, dass Dokumente vollständig rechtlich geschützt sind und überprüfbare Signaturen aufweisen, egal ob handschriftlich oder elektronisch. Unser umfassender Identitätsschutz Dokumentenprüfung Die Lösung zur Verifizierung elektronischer Signaturen nutzt modernste Technologie, um herkömmliche Ansätze der Identitätsprüfung zu verbessern. Der Dienst analysiert Signaturmerkmale wie Muster und Hologramme, um festzustellen, ob KI-gestützte Methoden zur Manipulation eingesetzt wurden. Die Wahl einer solchen Lösung hilft Unternehmen daher, vertrauliche Dokumente zu authentifizieren und gleichzeitig das Risiko von Straftaten zu minimieren.