Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz: Die Rolle der Einstellungsprüfung

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kann oft eine anspruchsvolle Aufgabe sein, da sie zeitaufwändig und arbeitsintensiv ist. Personalverantwortliche müssen bei der Einstellung sicherstellen, dass die betreffende Person keine Verbindungen zu illegalen Machenschaften hat und keine Vorstrafen besitzt, da dies schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben kann. Geschäftsbeziehungen zu Personen, die in kriminelle Aktivitäten verwickelt sind, können zu Anklagen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften führen und dem Ruf des Unternehmens erheblichen Schaden zufügen. 

Die Vereinigten Staaten sind für fast 44 % aller weltweiten Geldbußen im Bereich der regulatorischen Bekämpfung von Geldwäsche und Identitätsprüfung (AML/KYC) und 91 % des Gesamtbetrags verantwortlich. 23.52 Milliarden DollarDiese Bußgelder verdeutlichen, wie wichtig die Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen ist. Kennen Sie Ihren Kunden (KYC)- und KYB-Vorschriften. Die Überprüfung von Bewerbern ist ein wesentlicher Bestandteil des Standards. KYC-Verfahren und ist notwendig, da es die Sicherheit gewährleistet und mögliche Finanzkriminalität verhindert. 

Was ist Einstellungsprüfung?

Die Überprüfung von Bewerbern umfasst das Sammeln von Informationen über Kandidaten und deren Abgleich mit Identitätsprüfungen, um mögliche Risiken aufzudecken. Der Markt für Dienstleistungen im Bereich der Bewerberüberprüfung wird voraussichtlich wachsen. 5.360 Milliarden US-Dollar von 2022 auf 9.296 Milliarden US-Dollar bis 2028.

 In den meisten Fällen umfassen die Standarddokumente amtliche Ausweispapiere, den Nachweis der Arbeitsberechtigung, Bildungsnachweise, Berufslizenzen, Drogentests und Strafregisterauszüge. Diese Dokumente werden anschließend mit offiziellen Datenbanken und Regierungsakten abgeglichen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen legitim ist und keine Verbindung zu illegalen Aktivitäten besteht. Die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung dient der Feststellung der Eignung einer Person für die jeweilige Stelle. Onboarding-Prozess Der Vorgang beginnt, sobald die Dokumente geprüft und die Legitimität des Unternehmens bestätigt wurde. 

Da die meisten Unternehmen ihre Abläufe digitalisiert haben, um den Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden, hat sich auch der Einstellungsprozess entsprechend angepasst – die meisten Bewerbungsverfahren finden über Plattformen und Websites wie LinkedIn und Indeed statt. In der Regel können sich zahlreiche Nutzer auf verschiedene offene Stellen bewerben. Sobald ein Bewerber seine Bewerbung eingereicht hat, ist der Prozess auf dem Jobportal abgeschlossen, und das Unternehmen nimmt persönlich Kontakt mit dem Bewerber auf. Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen keine Möglichkeit, die Absichten des Bewerbers genau zu beurteilen oder festzustellen, ob von ihm eine Gefahr ausgeht. An diesen Kontrollpunkten sind Vorsorgeuntersuchungen hilfreich, damit Unternehmen potenzielle Gefahren frühzeitig erkennen und Schaden vermeiden können.

Einstellungsprüfung für Unternehmen und Arbeitnehmer

Die Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen ist eine gesetzliche Pflicht und erfordert die Einhaltung durch Unternehmen und Privatpersonen. Für eine ordnungsgemäße Überprüfung müssen auf beiden Seiten gültige und korrekte Dokumente vorliegen. Der breiten Öffentlichkeit ist oft nicht bewusst, was ein Beschäftigungsverhältnis und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter genau bedeuten.

 Diese Anforderungen beinhalten einige wesentliche Elemente, die berücksichtigt werden müssen:

• Fair Credit Reporting Act (FCRA)

Dieses Gesetz trat 1970 in Kraft und ermöglicht es Verbrauchern, fehlerhafte Kreditberichte anzufechten. Es verpflichtet zudem Unternehmen, die Hintergrundprüfungen durchführen, Mitarbeiterdaten nur mit deren informierter Einwilligung zu erheben, weiterzugeben und zu nutzen. Dies war notwendig, um die Transparenz im Sektor zu verbessern und Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Mitarbeiter zu verschaffen. Da die Aufsichtsbehörden nun über die wichtigen rechtlichen Informationen zu Mitarbeitern verfügten, war es relativ einfach, Rechtsverletzer von legitimen Unternehmen zu unterscheiden. 

• Gesetz über investigative Verbraucherauskunfteien (ICRAA)

Dieses Gesetz ermöglichte es Unternehmen und privaten Geschäftsinhabern, auf die personenbezogenen Daten ihrer Angestellten zuzugreifen. Die Verabschiedung dieses Gesetzes erfolgte in Zusammenarbeit mit internationalen Aufsichtsbehörden. Anschließend wurde klargestellt, dass Geschäftsinhaber die Einwilligung der betroffenen Person einholen müssen. Sobald die personenbezogenen Daten erhoben wurden, werden sie in enger Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden mit den gesetzlichen Aufzeichnungen abgeglichen.

• Gesetze zur fairen Einstellung auf Landes- und Kommunalebene

Ziel dieses Gesetzes war es, die Beschäftigungsnachweis Der Prozess wurde so gestaltet, dass er sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen bequem ist. Bewerber müssen ihre Daten in der Regel mit der eigentlichen Bewerbung einreichen. Andernfalls durften Unternehmen diese Informationen nach Einholung der Einwilligung des Bewerbers erheben. Die Datenerhebung ohne Einwilligung war verboten, aber auch für den Bewerber galt die Nichtangabe der erforderlichen Informationen als Verstoß und führte letztendlich zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren.

Wie in diesen Gesetzen festgelegt, war die Bereitstellung von Hintergrundinformationen für Bewerber erforderlich, und es stand den Unternehmen frei, diese Informationen bei den Aufsichtsbehörden zu überprüfen. Die Gefahr gefälschter Dokumente und gestohlener Identitätsdaten besteht in diesem System jedoch weiterhin. Um diese Lücke zu schließen, ist eine robustere und unkompliziertere Verifizierungslösung erforderlich.

Einstellungsprüfung mit modernen Technologien 

Das Aufkommen moderner Technologien wie Mustererkennung, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz hat die Prozesse der Personalauswahl grundlegend verändert. Unternehmen nutzen zunehmend Bewerbermanagementsysteme (ATS), mit denen sie Bewerbungen nach ihren Anforderungen filtern können. Angenommen, ein Unternehmen sucht ausschließlich IT-Absolventen. Mithilfe einer ATS-Lösung kann es einen Filter erstellen, der alle Bewerbungen von Nicht-IT-Absolventen aussortiert und nur IT-Absolventen anzeigt. Dies erleichtert Personalverantwortlichen die Zusammenstellung der Checkliste für die Mitarbeitereinführung. 

Ein wesentlicher Beitrag zum Hintergrundprüfungsprozess vor der Einstellung ist die Identitätsprüfung. Identitätsprüfung kann Unternehmen bei der Optimierung ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter unterstützen. Es kümmert sich um alle wichtigen Aspekte des Onboardings, wie die Unterscheidung zwischen Unternehmen mit geringem und hohem Risiko sowie die Pflege aller erforderlichen Dokumente. 

Branchen, die gut reguliert sind und ein höheres Risiko für Finanzkriminalität aufweisen, nutzen in der Regel solche Lösungen.

Identitätsprüfung (IDV)

Eine robuste Lösung zur Identitätsverifizierung (IDV) führt vor der Registrierung präzise Überprüfungen von Entitäten durch, um deren Legitimität sicherzustellen. Diese Softwarelösungen nutzen OCR-integrierte Technologie. Dokumentenprüfung Zur Überprüfung der Dokumente von Antragstellern werden diese auf Fälschung und Identitätsdiebstahl geprüft, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine Scheinfirma handelt. Biometrische Daten, Lebenderkennung und Adressverifizierung werden ebenfalls durchgeführt, um falsche Angaben im Antragsverfahren auszuschließen. Dies ist auch eine präventive Maßnahme gegen Cyberkriminelle und Betrüger, die erheblichen Schaden anrichten können, wenn sie nicht unterbunden werden. 

Finanz- und Geldwäscheprüfungen 

Geldwäschebekämpfung Bei der Personalauswahl mittels IDV werden auch Prüfungen und Transaktionsverifizierungen durchgeführt. Dies dient der Sicherstellung, dass der Bewerber keine Verbindungen zu Finanzkriminalität oder illegalen Finanzaktivitäten hat. Es ist ratsam, Unternehmen zu meiden, die möglicherweise in ungesetzliche Finanzaktivitäten verwickelt sind. Denn sollte ein solcher Mitarbeiter für ein Unternehmen tätig sein, kann dies dessen Ruf erheblich schädigen und zu finanziellen Verlusten führen. Nutzt der Mitarbeiter das System des Unternehmens für private Zwecke, kann dies das Problem zusätzlich verschärfen.

Um diesen Aktivitäten vorzubeugen, führt IDV Solutions im Rahmen des Einstellungsverfahrens Geldwäscheprüfungen und Transaktionsüberprüfungen der Bewerber durch. Die über das Unternehmen erhobenen personenbezogenen Daten werden mit globalen Sanktionslisten abgeglichen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht in illegale Finanzaktivitäten verwickelt ist. 

Aufrechterhaltung der Einhaltung 

Eine IDV-Lösung unterstützt Unternehmen auch dabei, sicherzustellen, dass die neu eingestellten Bewerber die Vorschriften des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Gerichtsbarkeit, in der sie tätig sind, einhalten. Dieser ganzheitliche Prozess umfasst Berichte aus allen Bereichen der IdentitätsprüfungsprozessDiese Berichte werden anhand der von den Aufsichtsbehörden festgelegten Standards überprüft, die feststellen, ob das Unternehmen die Vorschriften einhält. 

Dies geschieht, weil die Aufnahme eines nicht konformen Unternehmens dessen Aufnahme in die Datenbank dem Risiko von Bußgeldern und Strafen aussetzen würde. 

Auswahl des richtigen Partners für die Bewerberprüfung

 Um sichere Onboarding-Prozesse zu gewährleisten und zu verhindern, dass illegale Akteure unentdeckt bleiben, müssen Unternehmen eine Lösung zur Identitätsverifizierung wählen, die eine eingehende Überprüfung der Unternehmen durchführt.

Shufti Shufti ist eine umfassende Lösung zur Identitätsprüfung (IDV), mit der Unternehmen die Identität von Personen und Organisationen präzise verifizieren können. Mit den Lösungen von Shufti zur Überprüfung von Bewerbern können Unternehmen die komplexe regulatorische Landschaft problemlos bewältigen und gleichzeitig legitime Kunden gewinnen, indem sie diese in Echtzeit mit über 1700 Datenbanken zu Finanzkriminalität abgleichen – mit einer Trefferquote von 99 %.