KYB-Screening: Was wird geprüft, wann wird es ausgeführt und Auslöser für erneutes Screening

Die meisten Compliance-Teams führen eine Registerabfrage durch, beschaffen sich die Gründungsurkunde und erklären das Unternehmen für verifiziert. Dieser einfache Ansatz entspricht jedoch nicht dem, was Aufsichtsbehörden unter „Know Your Business“-Prüfung verstehen. Das UNODC schätzt, dass jährlich zwischen 2 % und 5 % des globalen BIP, also etwa 800 Milliarden bis 2 Billionen US-Dollar, gewaschen werden – ein erheblicher Teil davon über Unternehmen, die auf dem Papier legitim erscheinen.

Was ist ein KYB-Screening?

Das KYB-Screening ist die zusätzliche Sicherheitsebene nach der Dokumentenerfassung. Es gleicht ein Unternehmen mit Sanktionslisten, Watchlists, PEP-Registern, negativen Medienberichten und Eigentümerdatenbanken ab und führt diese Überprüfung auch nach Abschluss des Onboardings fort. Dieser Artikel erläutert, welche Prüfungen das Screening durchführt, wie es sich von der Onboarding-Verifizierung unterscheidet und welche Ereignisse ein erneutes Screening auslösen.

Was das KYB-Screening tatsächlich prüft

Die KYB-Prüfung beginnt dort, wo die Unternehmensregistrierung endet. Ein Gründungsdokument bestätigt die rechtliche Existenz eines Unternehmens. Die Prüfungsebene stellt die schwierigere Frage: Wer kontrolliert das Unternehmen, ist es sauber und hat sich etwas verändert?

Handelsregister und Rechtsstatus

Im ersten Schritt wird geprüft, ob das Unternehmen aktuell aktiv ist, einen einwandfreien Ruf besitzt und an der angegebenen Adresse registriert ist. Hierfür werden offizielle Handelsregister abgefragt und, sofern APIs verfügbar sind, in Echtzeit abgeglichen. Aufgelöste Unternehmen, ruhende Lizenzen und nicht übereinstimmende Gerichtsstände werden dabei sichtbar.

Mit diesem Ausweis wird auch bestätigt, ob der eingetragene Geschäftsführer oder der Bevollmächtigte tatsächlich die Person ist, für die er sich ausgibt, wodurch die Dokumentenprüfung direkt mit den Unternehmensunterlagen verknüpft wird.

UBO-Ermittlung und Eigentumszuordnung

Hier befinden sich die meisten Handbücher kennen Ihr Geschäft Die Prozesse stocken. Die Ermittlung von Eigentumsverhältnissen über Holdinggesellschaften, Trusts und Treuhandverhältnisse hinweg erfordert die sequentielle Prüfung mehrerer Register und die anschließende Überprüfung der Identität jeder natürlichen Person, die letztendlich die Kontrollmehrheit besitzt.

Eine Moody’s-Analyse aus dem Jahr 2023, die 472 Millionen Unternehmen untersuchte, identifizierte fast 20 Millionen mit Merkmalen von Briefkastenfirmen. Dies veranlasste die FATF, solche Strukturen als „Fluchtwagen“ für die globale Geldwäsche zu bezeichnen. Die Ermittlung des tatsächlichen Drahtziehers hinter diesen verschachtelten Strukturen ist die operative Herausforderung, der die Screening-Ebene begegnen soll.

Sanktionen, PEP und negative Medienberichterstattung in KYB

Sobald die Struktur erfasst ist, durchläuft jede Person und jede Organisation in der Kette einen Screening-Prozess.

Sanktionsprüfung Die Firma prüft den Firmennamen und die bekannten Kontrollinhaber anhand der SDN-Liste des OFAC, der UN-Sanktionsliste, EU-Sanktionsmaßnahmen, des britischen Finanzministeriums und zahlreicher nationaler Regelungen. Eine sanktionierte Tochtergesellschaft, die sich in der dritten Ebene der Eigentümerstruktur befindet, stellt ein Risiko für das aufnehmende Institut dar.

PEP-Screenings suchen nach politisch exponierten Personen in der Eigentümer- oder Managementebene. Ein Direktor, der eine hohe Regierungsfunktion innehat, wird möglicherweise heute nicht sanktioniert, birgt aber ein Risikoprofil, das eine verstärkte Sorgfaltsprüfung erfordert. FATF-StandardsDer PEP-Status führt nicht automatisch zu einer Einstellungssperre; er löst jedoch eine zusätzliche Überprüfung aus.

Die Analyse negativer Medienberichte fügt eine vierte Datenquelle hinzu: negative Nachrichten, Berichterstattung über Strafverfolgungsmaßnahmen und Verbindungen zu Finanzkriminalität, die noch nicht in offiziellen Listen erscheinen. Regulierungsmaßnahmen erzeugen oft Monate vor einer formellen Sanktion mediale Aufmerksamkeit. Eine detaillierte Aufschlüsselung dazu finden Sie hier. AML-Screening Da Sanktionen und negative Medienberichterstattung berücksichtigt werden, nutzen die KYB- und AML-Funktionen zunehmend dieselbe Datenebene.

KYB-Onboarding vs. KYB-Screening: Worin liegt der Unterschied?

Das KYB-Onboarding ist der Prozess der Erfassung, Überprüfung und Validierung der Informationen, die ein Unternehmen bei seiner ersten Bewerbung um eine Zusammenarbeit mit Ihnen bereitstellt. Sie sammeln Gründungsdokumente, Ausweise der Geschäftsführer, Erklärungen zum wirtschaftlich Berechtigten und Adressnachweise und überprüfen anschließend deren Echtheit und Übereinstimmung.

Die KYB-Prüfung gleicht die vorhandenen, verifizierten Informationen ab. Das Onboarding ist ein einmaliger Vorgang. Die Prüfung hingegen ist ein kontinuierliches Programm, das verifizierte Organisationen und Personen anhand aktueller Watchlists, Newsfeeds und Registeraktualisierungen überprüft.

Diese Unterscheidung ist in der Praxis von Bedeutung. Ein Unternehmen, das vor zwei Jahren die Registrierung erfolgreich abgeschlossen hat, könnte im letzten Quartal einen sanktionierten Investor aufgenommen haben. Die Pflicht zur Kenntnisnahme des Unternehmens endet nicht mit der Registrierung, und die Aufsichtsbehörden machen diesbezüglich zunehmend deutlich, dass dies nicht der Fall ist.

Was löst eine erneute Überprüfung der KYB-Konformität aus?

Für die erneute Überprüfung gelten zwei Modelle: kalenderbasierte und ereignisgesteuerte.

Kalenderbasierte Prüfpläne legen ein festes Überprüfungsintervall je nach Risikostufe fest. Die EU-Geldwäscheverordnung, die ab Juli 2027 vollständig gilt, formalisiert dies in Artikel 26 der AMLAR: Kunden mit hohem Risiko müssen mindestens jährlich überprüft werden, während Kunden mit niedrigem Risiko höchstens alle fünf Jahre überprüft werden müssen. EU-Geldwäschepaket Außerdem wird die Schwelle für die Feststellung des wirtschaftlichen Eigentums von „mehr als 25 %“ auf „25 % oder mehr“ der Anteile oder Stimmrechte gesenkt, was bedeutet, dass einige Eigentümerstrukturen, die zuvor unter dieser Schwelle lagen, allein auf dieser Grundlage erneut geprüft werden müssen.

Ereignisgesteuerte Auslöser ergänzen die üblichen Kalenderprüfungen in den meisten ausgereiften Compliance-Programmen. Gängige Auslöser sind beispielsweise folgende:

• In den Unterlagen des Unternehmens beim Handelsregister ist eine neue Person aufgeführt.
• Das Unternehmen wird in einem negativen Medienbericht über Finanzkriminalität erwähnt.
• Bei einer Aktualisierung der Sanktionsliste wird ein Name hinzugefügt, der mit einem bereits bestehenden wirtschaftlich Berechtigten oder Geschäftsführer übereinstimmt.
• Das Unternehmen verlegt seinen eingetragenen Firmensitz in ein Land mit höherem Risikoprofil.
• Ungewöhnliche Transaktionsmuster deuten auf eine Veränderung der offensichtlichen Geschäftstätigkeit hin.

Bei reinen Kalenderprüfungen erfahren Sie oft erst Monate nach einem wesentlichen Änderungsereignis davon. Ereignisbasierte Neuprüfungen schließen diese Lücke.

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Wie sich die Überprüfung von Unternehmen von der Überprüfung von Einzelpersonen unterscheidet

Die individuelle KYC-Prüfung überprüft eine einzelne Person anhand einer festgelegten Reihe von Kriterien: Echtheit der Dokumente, biometrischer Abgleich, Sanktionen und PEPs. Die geprüfte Person ist ein Mensch mit einer festen Identität.

Die Unternehmensprüfung ist strukturell komplexer. Das Unternehmen selbst verändert sich im Laufe der Zeit durch Eigentümerwechsel, die Bestellung von Geschäftsführern, die Gründung neuer Tochtergesellschaften und Lizenzänderungen. Jede dieser Änderungen kann das Risikoprofil der ursprünglichen Prüfung beeinflussen.

Die Unternehmensprüfung umfasst auch die gleichzeitige Prüfung mehrerer Personen. Ein Unternehmen mit drei Geschäftsführern und zwei letztendliche wirtschaftliche Eigentümer Erfordert fünf individuelle Prüfdurchgänge sowie eine Sanktionsprüfung auf Unternehmensebene, die sich auf den Firmennamen selbst bezieht. Diese Anzahl vervielfacht sich in Konzernstrukturen.

Die praktische Konsequenz ist, dass Unternehmensüberprüfung Es kann nicht als einmalige Prüfung mit einem festgelegten Ergebnis betrachtet werden. Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das regelmäßig aktualisiert werden muss.

Im großen Maßstab ist es mit manuellen Arbeitsabläufen nicht möglich, nachzuverfolgen, welche Firmenkunden Eigentümerwechsel verzeichnet haben, welche wirtschaftlich Berechtigten auf einer Beobachtungsliste stehen und welche Überprüfungsfristen anstehen. Die KYB-Lösung von Shufti führt Unternehmensregisterprüfungen, die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, Sanktions- und PEP-Screenings sowie die Überwachung negativer Medienberichterstattung über eine einzige API in über 250 Ländern durch, wobei die kontinuierliche Überprüfung in denselben Prozess integriert ist. Demo anfordern um zu sehen, wie der Screening-Prozess zu Ihrem aktuellen Onboarding-Volumen passt.