Firma electrónica | Digitalice y verifique acuerdos conforme a la normativa

El uso de la firma electrónica, o e-firma, ha transformado las transacciones comerciales. Los días de ver una pila interminable de papeleo acumularse en el escritorio y esperar semanas para que se firmen los acuerdos han quedado atrás. Sin duda, los avances tecnológicos han hecho que firmar documentos sea más conveniente que nunca, pero también existe el riesgo de que la alta calidad Falsificación de documentos o firmas falsificadas, que pueden ocasionar pérdidas financieras y dañar la reputación de las empresas.

Con las herramientas de edición avanzadas, es fácil falsificar un letrero, sin dejar lugar a sospechas. Así lo informa el Estadísticas de estafas Hasta la fecha, las pérdidas por intentos de obtener información personal ascienden a 47,663,679 dólares, y el número de denuncias ha aumentado a 126,777. Las denuncias con pérdidas económicas aumentaron hasta un 2.9%.

Si bien la firma electrónica ofrece numerosas ventajas, también conlleva el riesgo de fraude y estafas, que pueden ocasionar pérdidas financieras a las empresas y sanciones innecesarias por incumplimiento normativo. Para superar este problema, es fundamental comprender qué es la firma electrónica, cómo funciona y cómo mantener el cumplimiento normativo. No obstante, es crucial entender la diferencia entre firmar electrónicamente y simplemente copiar y pegar la imagen de la firma en un documento PDF, ya que esta última práctica se ha generalizado. 

¿Qué es la firma electrónica?

Una firma en formato electrónico se conoce como firma electrónica. En pocas palabras, una firma electrónica es proporcionada por el firmante mediante medios electrónicos en lugar de la tinta tradicional. Se trata de un procedimiento que utiliza ordenadores para verificar la firma y garantizar la integridad del documento.

Las órdenes de compra, los contratos de trabajo, los contratos de venta, las autorizaciones, los contratos de alquiler/arrendamiento, las exenciones de responsabilidad, la documentación financiera y muchos otros documentos cruciales se han firmado electrónicamente en una variedad de contextos comerciales e industrias.

Una firma electrónica encriptada que acredita la identidad del firmante se denomina firma digital. Dado que las autoridades competentes verifican las firmas digitales, estas suelen ser aprobadas. 

Verificación de firma electrónica: ¿Qué es?

De forma similar a una "verificación de datos" digital, la verificación de firma electrónica certifica que la firma en un documento firmado fue entregada por el firmante que figura en el documento.

Ya sea mediante firma electrónica en una computadora o un dispositivo móvil, la información que registra el dispositivo al momento de la firma incluye la fecha, la hora, la ubicación y la dirección IP. Con base en esta información, se puede determinar de manera concluyente que el firmante realizó la firma y es el propietario de la misma.

¿Qué es una firma electrónica falsificada?

En términos legales, la falsificación requiere la existencia de intención fraudulenta; sin embargo, una firma falsificada puede definirse como aquella que se ha comprobado que es auténtica y en la que se ha cometido fraude. Determinar la «intención» del autor no es responsabilidad del perito calígrafo; la decisión final sobre si una firma o documento impugnado es falso recae en el juez o el jurado.

Un perito forense en documentos suele recibir solicitudes para examinar una firma sospechosa en un documento digital. Es necesario analizar cuidadosamente la calidad de la línea, la velocidad, la forma de las letras, la altura y el tamaño de la firma para determinar su autenticidad. 

Hoy en día, los delincuentes utilizan tecnología moderna y herramientas de edición como Adobe, que permiten crear firmas electrónicas perfectas con un solo clic o mediante el calco. Esto dificulta distinguir entre una firma original y una falsificada. En papel, es fácil identificar y verificar una firma mediante líneas y trazos, pero verificar una firma electrónica es complicado, ya que las herramientas sofisticadas crean una copia exacta, lo que dificulta su identificación y verificación.

¿Cómo funciona la verificación de firmas electrónicas?

El cifrado, basado en claves públicas y privadas, verifica las firmas electrónicas. Cada clave pública y privada se crea simultáneamente y está vinculada desde el principio, como en una relación de colaboración. Al combinar la clave pública y la clave privada, los datos pueden descifrarse.

Verificación de identidad

La verificación de una firma funciona de forma similar a acceder a un sitio web mediante una dirección de correo electrónico y una contraseña. La identificación empresarial se puede validar combinando ambas informaciones. 

Cuando un firmante utiliza una firma electrónica, esta contiene toda la información necesaria para la Verificación de identidad proceso. Proporcionarán la clave pública y cualquier información adicional necesaria para validar su firma junto con el material original y cifrado cuando firmen y devuelvan un acuerdo.

De este modo, al descifrar el archivo utilizando ambas claves, los usuarios pueden confirmar que una firma es auténtica y que su documento no ha sido manipulado ni firmado por otra persona. 

Verificación de autenticidad

La verificación de una firma electrónica es fundamental para garantizar que solo exista una copia del documento y que no circulen copias falsificadas. La verificación de la firma electrónica valida el original en caso de que haya sido alterado.

La clave pública, que funciona junto con la clave privada, solo estará presente en el documento auténtico debido al proceso de verificación. De este modo, la autoridad certificadora puede determinar rápidamente qué documento es auténtico y cuál no.

Garantizar la integridad de la firma

Garantizar la legitimidad y la coherencia de las firmas digitales es fundamental para el proceso de verificación. Las funciones hash criptográficas se utilizan con frecuencia para lograr la integridad de la firma. Estas funciones crean una huella digital distintiva del documento firmado, que puede compararse con la huella digital original para identificar cualquier modificación.

Para generar estas huellas digitales se utilizan algoritmos criptográficos complejos. Es posible identificar cualquier alteración o manipulación de la firma mediante un generador de valores hash.

Acuerdo digital con cumplimiento

Es un requisito reglamentario para las organizaciones verificar la autenticidad de la firma electrónica. Algunas de las regulaciones incluyen: 

eIDAS

La legislación reguladora de la Unión Europea (UE) que rige las transacciones electrónicas y la identidad se conoce como Identificación Electrónica, Servicios de autenticación y confianza, o “eIDASLas especificaciones legales para las firmas electrónicas forman parte de eIDAS. Estas especificaciones brindan a las empresas una solución confiable, segura y protegida para la firma de documentos en línea.

eIDAS reconoce tres niveles legales de firmas electrónicas:

1. Firmas electrónicas simples (SES)
2. Firmas electrónicas cualificadas (QES)
3. Firmas electrónicas avanzadas (AES)

HIPAA

Debido a que la HIPAA carece de criterios precisos sobre cómo deben registrarse los documentos firmados y las firmas digitales cumpliendo con los requisitos legales, estos documentos y firmas digitales quedan en una categoría extraña según la normativa.

Antes de que se aprobara la legislación en 2003, todas las disposiciones relativas a las firmas electrónicas fueron eliminadas de la Regla de Seguridad de HIPAA (1998).

En lo que respecta a las firmas electrónicas y Requisito de privacidad de HIPAA, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHSEl sitio web ahora menciona lo siguiente:

Siempre que el contrato electrónico cumpla con los requisitos aplicables de la legislación estatal sobre contratos, la Norma de Privacidad generalmente permite que los documentos electrónicos, incluidos los contratos entre socios comerciales, se consideren documentos escritos a efectos de cumplir con sus requisitos.

Dicho de otro modo, el uso de firmas electrónicas o una solución de firma electrónica para firmar documentos no compromete la integridad de la información de salud protegida (PHI) y no viola las regulaciones de HIPAA siempre que se cumpla con la legislación contractual estatal.

DISEÑO

Según el Ley Federal ESIGN de ​​EE. UU., un sonido, símbolo o procedimiento electrónico conectado a un contrato se considera un “firma electrónica”. Una persona lo ejecuta o lo adopta con la intención de firmar ese contrato.

En el año 2000, se introdujo una nueva era de simplificación de documentos en todos los lugares de EE. UU. donde se aplica la ley federal, cuando el gobierno estadounidense promulgó la Ley ESIGN para facilitar la adopción de firmas electrónicas. Según la ley, una firma electrónica se define como “Un sonido, símbolo o proceso electrónico, adjunto o asociado lógicamente a un contrato u otro documento, ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar dicho documento.” Esta ley garantiza que:

• Las firmas electrónicas son admisibles como prueba en procedimientos judiciales.
• Las firmas manuscritas y las firmas electrónicas son opciones legales igualmente válidas.
• Los documentos electrónicos siguen siendo legítimos y ejecutables, y su efecto es indiscutible. 

UETA

Para ofrecer un marco legal estado por estado para el uso de firmas electrónicas, la Comisión de Leyes Uniformes también elaboró ​​la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) en 1999, además de la Ley ESIGN. Describe los requisitos legales de firma para todo, desde transacciones electrónicas hasta la conservación de documentos y registros transferibles. 48 estados de EE. UU. han adoptado la UETA. 

Illinois

Según Illinois 1999 Ley de Firma Electrónica 5 ILCS 175/1-101 Nueva YorkAlgunos formatos de firma electrónica son más seguros que otros. Estas son algunas de las características que definen estas firmas electrónicas:

• La “naturaleza segura” de la firma, aplicada por ambas partes de manera verificable, es reconocida por ambas partes,
• producido de una manera que se considera económicamente razonable,
• y fiable para todas las partes que actúen de buena fe.

ESRA

En Nueva York, las firmas electrónicas se consideran legalmente vinculantes, al igual que las firmas manuscritas, según la Ley de Firmas y Registros Electrónicos de 2000 (ESRAPara aquellos que quieran utilizar firmas electrónicas dentro del ámbito de la ESRA, incluso hay disponible una guía de buenas prácticas.

Conclusión

Es fundamental recordar que los enfoques y estrategias precisos pueden variar según la plataforma tecnológica o el proveedor de servicios utilizado. Seleccionar una solución de firma electrónica fiable y de confianza puede ayudar a las empresas a resolver problemas relacionados con el cumplimiento normativo y a salvaguardar sus finanzas e integridad corporativa.

La verificación de firma electrónica es una medida de seguridad necesaria para garantizar que los documentos estén completamente protegidos por la ley y tengan firmas verificables, ya sea manuscrita o electrónica. Nuestra identificación todo incluido verificación de documentos La solución de verificación de firmas electrónicas utiliza tecnología de vanguardia para mejorar los métodos convencionales de verificación de identidad. El servicio analiza las características de la firma, como patrones y hologramas, para determinar si se han utilizado métodos basados ​​en inteligencia artificial para alterarlas. Por lo tanto, elegir una solución de verificación de firmas electrónicas ayudará a las empresas a autenticar documentos confidenciales y a evitar el riesgo de delitos.