Las ventajas de conocer su negocio (KYB)

Las políticas de Conozca a su Empresa (KYB, por sus siglas en inglés) son una innovación reciente en el campo de la prevención del fraude. Desde 2002, las empresas han estado protegidas gracias a la legislación de Conozca a su Cliente, pero existía una laguna: las interacciones corporativas no estaban sujetas al mismo escrutinio que las de los particulares. Para llenar ese vacío y asegurar las operaciones B2B, se han implementado nuevas políticas. Conoce tu negocio Las leyes bajo sus requisitos de debida diligencia del cliente fueron introducidas en 2016 por la Red de Control de Delitos Financieros de EE. UU. (FINCEN)Según la nueva normativa, cualquier empresa que realice negocios con otra compañía debe utilizar un proceso estandarizado para garantizar la legitimidad de esta última. 

KYB es un estándar de verificación que certifica la situación jurídica de una empresa y su cumplimiento con las normas contra el blanqueo de capitales (AML), así como con otros requisitos regulatorios. Según la FinCEN, las instituciones financieras y otras empresas que deben cumplir con regulaciones estrictas implementarán el procedimiento KYB (Conozca a su empresa) para garantizar que solo trabajan con entidades legítimas. 

Conozca las normas de su negocio

La normativa "Conozca a su empresa" (KYB, por sus siglas en inglés) se considera una extensión de "Conozca a su cliente" (KYC, por sus siglas en inglés) a nivel corporativo. Esto se debe a que KYB es una legislación relativamente nueva. Si bien las directrices de "Conozca a su cliente" (KYC, por sus siglas en inglés) existen desde hace décadas, las empresas se han visto sometidas recientemente al mismo proceso de verificación, lo que permite a los estafadores utilizarlas para sus fines delictivos. 

En 2017, los reguladores europeos publicaron el Cuarta Ley contra el Blanqueo de Capitales (4 AML) Directiva, abordando específicamente KYB. Los requisitos de debida diligencia del cliente para las instituciones financieras se revisaron por última vez un año después de que EE. UU. FinCEN Se incorporaron las regulaciones de KYB al reglamento.

Empresas que deben cumplir con la normativa KYB 

La idea errónea común es que solo los sectores bancario y financiero necesitan implementar procedimientos KYB. Sin embargo, ese no es el caso. Basándonos en la Cuarta directiva contra el blanqueo de capitalesLas empresas que operan en los siguientes sectores están obligadas a cumplir con la KYB: 

Los sectores incluidos son muy diversos y la lista continúa. Aunque no sea obligatorio por ley, las organizaciones del sector no regulado deberían implementar verificaciones KYB para garantizar la seguridad de sus operaciones B2B. Esto protege la credibilidad de la empresa y evita que personas deshonestas hagan un mal uso de sus recursos.

Controles de Conozca su Negocio 

Las leyes y regulaciones para las verificaciones KYB varían según la ubicación. La práctica general consiste en recopilar una gran cantidad de información sobre la empresa en cuestión. Las verificaciones KYB de Shufti recopilan la siguiente información para validar las empresas:

• Información básica de registro: Nombre de la empresa, IVA, datos de registro, situación jurídica, capital social, domicilio social, sitio web, información de contacto, dirección de correo electrónico y número de fax.
• Capital social: Datos de capital aprobados, ya sean completos o incompletos. Se pueden incluir el capital autorizado, el estado (pagado o impagado) y la fecha de inicio.
• Beneficiarios oficiales: Información directa de los registros mercantiles sobre los beneficiarios y Beneficiarios finales finales (UBOs).
• Beneficiarios calculados: Información sobre los beneficiarios basada en cálculos que permite rastrear su origen hasta los accionistas.
• Accionado: Vínculos (personales) de directores y accionistas con las partes interesadas de otras empresas.
• Cargo de director: Conexiones entre directores y accionistas, incluyendo información sobre las funciones que desempeñan los directores en otras empresas.
• Accionistas: Datos personales de los accionistas, completos o incompletos. Nombre, número de registro, fecha de nacimiento, dirección o ubicación, número y porcentaje de acciones, así como la fecha de constitución, pueden incluirse aquí.
• Gerentes: Información completa o parcial sobre todos los gerentes potenciales (incluidos los miembros del consejo de administración, los miembros del consejo de supervisión, etc.). Se incluyen los cargos, nombres completos, números de seguridad social, fechas y lugares de nacimiento, países de residencia y fechas de contratación de los gerentes.
• Cantidad de empleados: Deben incluirse datos de los últimos diez años.
• Exportar/Importar: Países involucrados en la exportación/importación, fecha de la última actualización, meses y volumen total de exportación/importación.
• Bienes Raíces: Un catálogo de edificios y otros bienes inmuebles que la corporación posee o arrienda.
• Bienes Muebles: Un inventario de los automóviles propios y arrendados de la empresa.
• Filiales: Se requieren datos como el nombre completo de la filial, su dirección, número de registro, número de acciones y porcentaje de participación.
• Promesas: Fecha de inicio, importe de la garantía, nombre del beneficiario, país, código de registro y fecha de inicio.
• Litigios: Los detalles del caso, incluidos los identificadores del demandante y del demandado, el número de caso, la deuda pendiente, la fecha de la audiencia y la información sobre el estado del caso, son esenciales para verificar las empresas. 
• Deudas con terceros: Fechas de inicio, total, restante, acreedor, reclamante y pagado.
• Deudas Tributarias: Saldo inicial, saldo actual, saldo restante y estado del pago.

Las instituciones financieras y las empresas reguladas suelen utilizar registros públicos gubernamentales y entidades encargadas del registro para obtener esta información. En diferentes situaciones, los empleados pueden necesitar mostrar una identificación como prueba de que la organización existe. Completar un KYB La verificación comprueba que la empresa con la que tratan las personas es legítima y no una tapadera para actividades ilegales.

Cumplimiento de la norma KYB 

Una empresa sujeta a las normas KYB en cualquier parte del mundo debe evaluar la seguridad de sus contactos comerciales. Por lo tanto, las empresas necesitan contar con una estrategia AML adecuada, que incluya los siguientes pasos:

• La debida diligencia empresarial implica identificar al beneficiario final de la empresa (UBO, por sus siglas en inglés), a diferencia de la debida diligencia con el cliente, que consiste en determinar si un cliente es quien dice ser. El riesgo de una empresa se puede evaluar calculando su UBO. Si el UBO representa un riesgo mayor, puede ser necesario intensificar la debida diligencia antes de establecer relaciones comerciales o adoptar un sistema de monitoreo continuo.
• Las empresas que están bajo supervisión gubernamental deben realizar verificaciones de PEP (personas políticamente expuestas) a sus contactos comerciales. Las empresas designadas como PEP tienen mayor probabilidad de estar involucradas en prácticas políticas corruptas, lo que las convierte en una inversión más riesgosa.
• Es importante monitorear y respetar los límites monetarios de cada país. Las empresas deben realizar verificaciones de antecedentes de su personal. El monitoreo constante proporciona actualizaciones instantáneas cuando la reputación de la empresa se ve afectada en la prensa. Supervisar el historial de transacciones de una empresa puede revelar detalles valiosos sobre el nivel de riesgo al que se enfrenta. Por ejemplo, si muchas transacciones se realizan a países con una calificación de alto riesgo, esto podría ser un indicio de lavado de dinero.

Ventajas de automatizar el cumplimiento de KYB 

Verificar la identidad del propietario de una empresa, investigar las estructuras de propiedad y encontrar a los beneficiarios finales puede ser un proceso laborioso. Sin embargo, deben cumplir con la legislación contra el blanqueo de capitales (AML) y las normas contra la financiación del terrorismo (CFT), lo que aumenta la presión sobre las empresas. Es aquí donde la automatización del proceso Conozca a su Empresa (KYB) resulta muy útil.

Para ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos de AML y protegerse, se utilizan sistemas automatizados de cumplimiento de KYB. Verificación electrónica de identidad (eIDV) Para agilizar el proceso. Facilita la autenticación electrónica para conocer los requisitos de su negocio, optimizando el proceso y ahorrando tiempo.

Utilizando datos de análisis estatales, registros de empresas a nivel mundial, bases de datos de personas políticamente expuestas (PEP) y sanciones, el cumplimiento automatizado de KYB examina a los beneficiarios finales y accionistas. El cumplimiento se mantiene mediante monitoreo constante y controles automatizados. Las API permiten a las empresas acceder y verificar información de las bases de datos de registro mercantil administradas por el gobierno. El servicio digital de KYB puede recopilar los datos necesarios con el código de autorización de la empresa.

Un sistema automatizado para el cumplimiento de KYB es más eficiente y seguro. La tecnología está diseñada para ser más rápida, precisa y confiable, lo que facilita su uso. verificación comercial Muy sencillo. Las empresas pueden protegerse de los delitos financieros y cumplir con las normativas aplicables automatizando el procedimiento de cumplimiento KYB.

Las mejores prácticas para un proceso KYB exitoso 

Cumplir con los estándares de la industria es fundamental para el éxito de su procedimiento KYB. Por ejemplo:

Políticas claras de KYB: Cree una política integral de Conozca a su Empresa (KYB, por sus siglas en inglés) que detalle la estrategia KYB de la organización, incluyendo quién es responsable de qué, qué datos se recopilarán y cómo se evaluará el riesgo. Esta política debe revisarse y actualizarse periódicamente para mantenerla vigente y útil.

Enfoque basado en el riesgo: Aplique una estrategia basada en riesgos a la gestión de Conozca a su Cliente (KYB) ajustando los controles internos al nivel de riesgo que representa cada cliente, proveedor o socio comercial. Esto puede ayudar a las empresas a priorizar las amenazas y destinar recursos donde resulten beneficiosos.

Tecnología de apalancamiento: Mejore la eficiencia de los procedimientos KYB mediante la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas. La incorporación de tecnologías de automatización, IA y aprendizaje automático puede contribuir a que las iniciativas KYB sean más precisas, eficientes en tiempo y costes.

Supervisar y revisar: Las empresas deben revisar periódicamente sus procedimientos KYB para garantizar que produzcan los resultados deseados y alcancen los objetivos de cumplimiento y gestión de riesgos. Entre estas actividades se incluye la auditoría periódica del estado del sistema y la implementación de las medidas correctivas necesarias.

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