Signature électronique | Numérisez et vérifiez vos accords en toute conformité

L'utilisation de la signature électronique a transformé les relations d'affaires. Fini le temps des piles de documents qui s'accumulaient sur les bureaux et des semaines d'attente pour la signature des accords. Si les progrès technologiques ont indéniablement simplifié la signature de documents, ils comportent aussi un risque de fraude. Falsification de document ou des signatures falsifiées, ce qui peut entraîner des pertes financières et nuire à la réputation des entreprises.

Grâce aux outils de retouche avancés, il est facile de falsifier un panneau, ne laissant aucune place au soupçon. C'est ce que rapporte le Statistiques sur les arnaques À ce jour, les pertes liées aux tentatives d'obtention de renseignements personnels s'élèvent à 47 663 679 $, et le nombre de signalements a atteint 126 777. Les signalements faisant état de pertes financières ont augmenté de 2.9 %.

Bien que la signature électronique offre de nombreux avantages, elle comporte aussi des risques de fraude et d'escroquerie pouvant entraîner des pertes financières et des sanctions inutiles pour les entreprises. Pour y remédier, il est primordial de comprendre ce qu'est la signature électronique, comment elle fonctionne et comment garantir la conformité. Il est également essentiel de saisir la différence entre la signature électronique et le simple copier-coller d'une image de signature dans un document PDF, une pratique devenue courante. 

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Une signature au format électronique est appelée signature électronique. En d'autres termes, une signature électronique est apposée par un signataire au moyen d'un système informatique plutôt qu'à l'encre traditionnelle. Il s'agit d'une procédure qui utilise des ordinateurs pour vérifier la signature et garantir l'intégrité du document.

Bons de commande, contrats de travail, contrats de vente, autorisations, contrats de location, décharges de responsabilité, documents financiers et bien d'autres documents essentiels ont tous été signés électroniquement dans divers contextes commerciaux et secteurs d'activité.

Une signature électronique cryptée qui atteste de l'identité du signataire est appelée signature numérique. Les signatures numériques étant vérifiées par des autorités compétentes, elles sont généralement approuvées. 

Vérification de la signature électronique : qu’est-ce que c’est ?

À l’instar d’une « vérification des faits » numérique, la vérification de signature électronique certifie que la signature apposée sur un document signé a été apposée par le signataire indiqué sur le document.

Qu’elle soit apposée électroniquement sur un ordinateur ou un appareil mobile, la signature enregistre la date, l’heure, le lieu et l’adresse IP. Ces informations permettent de déterminer avec certitude que le signataire est bien l’auteur de la signature.

Qu'est-ce qu'une signature électronique falsifiée ?

Juridiquement, la falsification suppose une intention frauduleuse ; toutefois, une signature falsifiée peut être définie comme une signature authentifiée ayant fait l’objet d’une fraude. Il n’incombe pas à l’expert en documents de déterminer l’intention de l’auteur ; la décision finale quant à la falsification d’une signature ou d’un document contesté relève du juge ou du jury.

Un expert en documents judiciaires reçoit fréquemment des demandes d'analyse de signatures suspectes sur des documents en ligne. L'examen minutieux de la qualité du trait, de la vitesse d'exécution, de la forme des lettres, de leurs proportions et de leur taille est nécessaire pour déterminer l'authenticité de la signature. 

Aujourd'hui, les criminels utilisent les technologies modernes et des outils de retouche comme Adobe, capables de reproduire en un clic ou par simple traçage une signature électronique parfaite, rendant difficile la distinction entre une signature originale et une contrefaçon. Sur papier, il est aisé d'identifier et de vérifier une signature grâce à ses traits et ses lignes, mais la vérification d'une signature électronique est complexe car des outils sophistiqués en produisent une copie exacte, ce qui complique son identification et la détection des contrefaçons.

Comment fonctionne la vérification par signature électronique ?

Le chiffrement, basé sur une paire de clés publiques et privées, authentifie les signatures électroniques. Chaque paire de clés est créée simultanément et est liée dès le départ, à l'image d'un partenariat. Lorsque les clés publiques et privées sont associées, les données peuvent être déchiffrées.

vérification d'identité

La vérification d'une signature fonctionne de manière similaire à la connexion à un site web à l'aide d'une adresse électronique et d'un mot de passe. L'identification d'une entreprise peut être validée grâce à la combinaison de ces deux informations. 

Lorsqu'un signataire utilise une signature électronique, celle-ci contient toutes les informations nécessaires à la vérification d'identité Ils devront fournir la clé publique et toute information complémentaire nécessaire à la validation de leur signature, ainsi que les documents originaux et chiffrés, lorsqu'ils signeront et renverront l'accord.

Ainsi, en déchiffrant le fichier à l'aide des deux clés, les utilisateurs peuvent confirmer l'authenticité d'une signature et s'assurer que leur document n'a pas été falsifié ou signé par une autre personne. 

Vérification d'authenticité

La vérification d'une signature électronique est essentielle pour garantir l'authenticité du document et empêcher la circulation de copies falsifiées. Elle permet également de valider l'original en cas de tentative d'altération.

La clé publique associée à la clé privée ne figure que dans le document authentique, à des fins de vérification. Ainsi, l'autorité de certification peut rapidement déterminer quels documents sont authentiques et lesquels ne le sont pas.

Garantir l'intégrité de la signature

Garantir la légitimité et la cohérence des signatures numériques est essentiel au processus de vérification. Les fonctions de hachage cryptographiques sont fréquemment utilisées pour assurer l'intégrité des signatures. Ces fonctions créent une empreinte numérique unique du document signé, qui peut être comparée à l'empreinte originale afin d'identifier toute modification.

Des algorithmes cryptographiques complexes sont utilisés pour générer ces empreintes numériques. Toute falsification ou manipulation de la signature peut être détectée grâce à un générateur de valeurs de hachage.

Accord de numérisation conforme

Les organisations sont tenues, par la réglementation, de vérifier l'authenticité des signatures électroniques. Voici quelques exemples de réglementations : 

eIDAS

La réglementation de l'Union européenne (UE) régissant les transactions électroniques et l'identité est connue sous le nom de Identification électronique, Services d'authentification et de confiance, ou «eIDASLes spécifications juridiques relatives aux signatures électroniques font partie du règlement eIDAS. Ces spécifications offrent aux entreprises une solution de signature électronique fiable et sécurisée.

eIDAS reconnaît trois niveaux légaux de signatures électroniques :

1. Signatures électroniques simples (SES)
2. Signatures électroniques qualifiées (SEQ)
3. Signatures électroniques avancées (AES)

HIPAA

Comme la loi HIPAA ne fournit pas de critères précis sur la manière dont les documents signés et les signatures numériques doivent être enregistrés tout en respectant les exigences légales, ces documents et signatures numériques se retrouvent dans une catégorie particulière au regard de la réglementation.

Avant l'adoption de la loi en 2003, toutes les dispositions relatives aux signatures électroniques avaient été supprimées de la règle de sécurité HIPAA (1998).

Concernant les signatures électroniques et Exigences de confidentialité de la loi HIPAA, le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHSLe site web mentionne désormais ce qui suit :

« À condition que le contrat électronique satisfasse aux exigences applicables du droit des contrats de l’État. La règle relative à la protection de la vie privée autorise généralement les documents électroniques, y compris les contrats de partenariat commercial, à être considérés comme des documents écrits aux fins de satisfaire aux exigences de cette règle. »

En d'autres termes, l'utilisation de signatures électroniques ou d'une solution de signature électronique pour signer des documents ne compromet pas l'intégrité des informations de santé protégées et ne viole pas la réglementation HIPAA tant que le droit des contrats de l'État est respecté.

SIGNATURE

Selon le Loi fédérale américaine sur l'ESIGNUn son, un symbole ou une procédure électronique lié à un contrat est considéré comme un « signature électronique ». Une personne l'exécute ou l'adopte avec l'intention de signer ce contrat.

Une nouvelle ère de simplification documentaire a débuté en 2000 dans tous les États américains où le droit fédéral est applicable, avec l'adoption de la loi ESIGN visant à faciliter la signature électronique. Selon cette loi, une signature électronique est définie comme « Un son, un symbole ou un processus électronique, attaché ou associé logiquement à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne dans l’intention de signer ce document. » Cette loi garantit que :

• Les signatures électroniques sont admissibles comme preuve dans les procédures judiciaires.
• Les signatures manuscrites et les signatures électroniques sont des options légales tout aussi acceptables.
• Les documents électroniques restent légitimes et exécutoires, et leurs effets sont incontestés. 

UETA

Afin d'offrir un cadre juridique état par état pour l'utilisation des signatures électroniques, la Commission de droit uniforme a également produit la Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETAEn 1999, la loi UETA a été adoptée en complément de la loi ESIGN. Elle définit les exigences légales en matière de signature pour toutes les transactions électroniques, la conservation des documents et les enregistrements transférables. Quarante-huit États américains ont adopté l'UETA. 

Illinois

Selon l'Illinois de 1999 Loi sur la signature électronique 5 ILCS 175/1-101 New YorkCertains formats de signature électronique sont plus sécurisés que d'autres. Voici quelques caractéristiques qui définissent ces signatures électroniques :

• Le caractère sécurisé de la signature, apposée par les deux parties de manière vérifiable, est reconnu par les deux parties.
• produit d'une manière considérée comme économiquement raisonnable,
• et fiable pour toutes les parties agissant de bonne foi.

ESRA

À New York, les signatures électroniques sont considérées comme juridiquement contraignantes, au même titre que les signatures manuscrites, conformément à la loi de 2000 sur les signatures et les enregistrements électroniques (ESRAPour ceux qui souhaitent utiliser les signatures électroniques dans le cadre de l'ESRA, un guide des meilleures pratiques est même disponible.

Réflexions finales

Il est essentiel de garder à l'esprit que les approches et stratégies précises peuvent varier selon la plateforme technologique ou le fournisseur de services utilisé. Choisir une solution de signature électronique fiable et digne de confiance peut aider les entreprises à résoudre leurs problèmes de conformité et à protéger leurs finances et leur intégrité.

La vérification de la signature électronique est une mesure de sécurité indispensable pour garantir que les documents sont entièrement protégés par la loi et que les signatures, qu'elles soient manuscrites ou électroniques, sont vérifiables. Notre solution d'identification tout compris vérification des documents La solution de vérification de signature électronique utilise une technologie de pointe pour optimiser les méthodes traditionnelles de vérification d'identité. Ce service analyse les caractéristiques de la signature, telles que les motifs et les hologrammes, afin de déterminer si des techniques d'intelligence artificielle ont été utilisées pour les altérer. Ainsi, opter pour une solution de vérification de signature électronique permet aux entreprises d'authentifier leurs documents confidentiels tout en se protégeant des risques de fraude.