5 passaggi per migliorare il processo di due diligence del cliente

L'era digitale ha visto una nuova ondata di frodi finanziarie. Si stima che $ 4.7 trilioni Ogni anno si perde una parte del fatturato aziendale a causa delle frodi. Le imprese, le più colpite dalla pandemia di frodi, sono alla ricerca di una via d'uscita.Tenendo conto della situazione, le autorità di regolamentazione stanno introducendo Normative più severe in materia di antiriciclaggio (AML) e obblighi di adeguata verifica della clientela (CDD). 

Qualche informazione sulla dovuta diligenza nei confronti del cliente

Quindi, cos'è la CDD? È il processo di identificazione dei clienti, verifica della loro identità e monitoraggio del loro comportamento per proteggere le aziende da soggetti malintenzionati. Un obbligo per le società finanziarie e alcune altre società, CSD Contribuisce a contrastare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altri crimini efferati. 

3 livelli di verifica della clientela 

Sebbene la CDD sia obbligatoria per alcune istituzioni, ciò non significa che ogni cliente debba passare attraverso un processo di monitoraggio completo. A seconda del livello di rischio associato a un particolare cliente, questi deve essere soggetto a Due Diligence Semplificata (SDD), Due Diligence Standard del Cliente o Due Diligence migliorata (EDD).

• Due Diligence semplificata: La due diligence del cliente (SDD) viene condotta quando un cliente rappresenta un rischio minimo o nullo per l'azienda o quando il prodotto per cui sta facendo domanda presenta un rischio minimo. I clienti a basso rischio vengono identificati semplicemente attraverso i loro documenti ufficiali e le informazioni di identificazione personale (PII).   

• Procedura standard di adeguata verifica della clientela: La CDD (Accounting Due Diligence) viene eseguita quando il cliente rappresenta un rischio moderato per qualsiasi attività commerciale. I profili a rischio medio vengono verificati tramite documenti ufficiali, dati personali e un identificativo ufficiale di terze parti, in conformità con i requisiti Know Your Customer (KYC).  

• Due diligence avanzata: La procedura EDD (Employee Due Diligence) si applica ai clienti che rappresentano un rischio elevato per l'organizzazione, risiedono in giurisdizioni ad alto rischio o sono impegnati in attività ad alto rischio. 

Istituzioni soggette alle normative CDD

Le procedure antiriciclaggio e di due diligence sono considerate normative bancarie; tuttavia, si applicano anche ad alcune imprese non bancarie. Sebbene la legislazione vari da paese a paese, le imprese si trovano ad affrontare normative rigorose in merito all'obbligo di adottare processi di due diligence sulla clientela. 

La sezione 352 del Patriot Act statunitense ha modificato il Banking Secrecy Act per estendere le aziende che devono implementare processi di due diligence. In precedenza, solo le banche dovevano conformarsi alle normative antiriciclaggio. Ora anche le aziende non finanziarie come broker-dealer hanno inoltre l'obbligo di implementare programmi antiriciclaggio. 

Il Regno Unito ha anche politiche antiriciclaggio più severe ai sensi 'Regolamento antiriciclaggio del 2007'Il regolamento delinea settori che devono utilizzare processi di due diligence:

• imprese di servizi finanziari
• Fornitori di servizi contabili
• Rivenditori di alto valore
• Gli assicuratori
• Servizi di telecomunicazioni
• Mercanti del mercato dell'arte
• Servizi di agenzia immobiliare
• Servizi di pagamento bollette

Migliori Quinta direttiva europea antiriciclaggio (AMLD 5) Tra i soggetti coinvolti figuravano servizi fiscali, commercianti d'arte, piattaforme di scambio e portafogli di valuta virtuale. La sesta direttiva antiriciclaggio (AMLD 6) è entrata in vigore nel 2020, stabilendo la responsabilità delle imprese per il riciclaggio di denaro. 

Come migliorare il processo di due diligence del cliente? 

Per garantire che l'azienda segua le migliori prassi, ecco i 5 passaggi per migliorare la CDD (Documentazione della Consapevolezza del Cliente) nel settore bancario e in altri istituti non bancari. 

1. Verifica i clienti

Esecuzione CSD Prima di instaurare un rapporto commerciale con i clienti, è fondamentale effettuare una verifica approfondita per tenere lontani i truffatori. L'identità dei clienti può essere verificata tramite nome e residenza; tuttavia, con il crescente numero di attività fraudolente, è consigliabile raccogliere ulteriori informazioni come la data di nascita, il numero della carta d'identità, ecc. Valutare la categoria di rischio a cui appartiene un cliente è essenziale per prevenire tempestivamente furti d'identità e potenziali falsificazioni.   

2. Scegliete con attenzione le terze parti

Le imprese devono affidarsi a terze parti come banche o avvocati per aiutarle a condurre procedure di due diligence accurate ed efficienti. L'unico consiglio è che le aziende devono sceglierle con saggezza perché, alla fine, la particolare società è responsabile delle loro CSD misure, non terze parti. Il consiglio d'oro per la selezione di terze parti è verificare se i loro obiettivi sono in linea con quelli aziendali.  

3. Garantire la sicurezza dei dati raccolti

Quando si autentica un cliente, è fondamentale classificarne la categoria prima di archiviare in modo sicuro tutti i dati in formato digitale. Sebbene la raccolta di dati personali sia parte integrante della due diligence nel settore bancario e in altri settori, esistono spesso normative rigorose in materia di raccolta e conservazione delle informazioni. Garantire la sicurezza dei dati dei clienti non è solo un obbligo legale per evitare sanzioni per inadempienza, ma anche una necessità per tutelare la reputazione aziendale. 

4. Eseguire la DQE in caso di clienti ad alto rischio

Oltre a eseguire la semplice due diligence di base, è necessario verificare se sia necessaria una due diligence rafforzata. Si tratta di un processo continuo, poiché qualsiasi cliente a basso rischio può trasformarsi in un profilo ad alto rischio con il passare del tempo. Ad esempio, molti paesi richiedono che le persone politicamente esposte (PEP) siano soggette a due diligence rafforzata. Altri fattori che attivano la due diligence rafforzata sono i profili con un elevato valore delle transazioni e la menzione negativa da parte dei media. La due diligence rafforzata protegge le imprese da crimini nefasti e le rende conformi alle normative. Regolamenti KYC/AML. 

5. Prepararsi per un audit

Conservare la documentazione relativa alla due diligence effettuata su ciascun cliente è fondamentale per adempiere ai futuri obblighi normativi. Disporre di registrazioni digitali consente di rianalizzare qualsiasi situazione al fine di ridurre i rischi, migliorare le prestazioni e proteggersi meglio da profili problematici. Questi controlli permettono al team di audit di affinare la propria metodologia e ottimizzare i processi di conformità. 

Chi può trarre beneficio dalla checklist CDD?

• Le aziende che si occupano di clienti
• Aziende che devono rispettare le normative antiriciclaggio
• Istituzioni finanziarie o non finanziarie che desiderano tutelarsi dai rischi associati ai propri clienti

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