Una guida completa per comprendere i titolari effettivi finali (UBO)

L'identificazione dei titolari effettivi (UBO) e del loro controllo su un'azienda è fondamentale per le società finanziarie al fine di rispettare gli standard normativi e rafforzare le misure di sicurezza. Nonostante le variazioni nelle definizioni e nei requisiti relativi ai titolari effettivi nelle diverse giurisdizioni, la comprensione della struttura societaria e l'identificazione dei titolari effettivi (UBO) rappresentano un elemento cruciale per la conformità alle normative antiriciclaggio (AML) e "Know Your Customer" (KYC).

In termini semplici, il termine UBO (Uniform Benefit Officer) si riferisce alla persona fisica che detiene la proprietà o il controllo effettivo di un'entità giuridica, anche se la proprietà è stratificata attraverso più società. Rafforzare la trasparenza in materia di titolarità effettiva contribuisce a prevenire reati finanziari, corruzione e abuso delle strutture societarie.

Cos'è un UBO?

Un UBO (Universal Benefit Officer) è una persona fisica che detiene o controlla, in ultima istanza, un'attività commerciale, una partnership o un'altra entità giuridica. Mentre un singolo cliente può essere facilmente identificato come beneficiario di una transazione, gli UBO non sono immediatamente riconoscibili in quanto tendono a nascondere la propria identità o sono celati da strutture societarie complesse.

Migliori Task force di azione finanziaria (GAFI) La definizione di UBO (Uniform Benefit Officer) si riferisce a "la/le persona/e fisica/he che possiede/possono in ultima analisi possedere o controllare un cliente e/o la persona fisica per conto della quale viene effettuata una transazione. Include anche coloro che esercitano il controllo effettivo ultimo su una persona giuridica o un'organizzazione". 

Secondo il FATF, i seguenti individui rientrano nella categoria definizione di UBO:

• Persone che possiedono almeno il 25% del capitale sociale della società.
• Beneficiari che detengono almeno il 25% del capitale dell'ente
• Individui che detengono almeno il 25% dei diritti di voto
• Tutori dei minori
• Persone che hanno la procura
• Amministratori societari o amministratori fiduciari designati per occultare il legittimo proprietario di una società
• Azionisti, compresi quelli in possesso di azioni al portatore, hanno trasferito la propria identità senza rivelarne l'identità.  

Importanza dell'identificazione del titolare effettivo

Una rigorosa conformità in materia di UBO è essenziale per impedire ai criminali di abusare delle entità aziendali. Gli attori illeciti spesso sfruttano società di comodomodelli di proprietà stratificati e intermediari per mascherare l'attività finanziaria.

Effettuando controlli adeguati sui titolari effettivi (UBO) e raccogliendo informazioni precise su di essi, le aziende possono migliorare la trasparenza della proprietà aziendale e ridurre l'esposizione ai reati finanziari. Una corretta verifica dei titolari effettivi garantisce che le istituzioni non agevolino inconsapevolmente il riciclaggio di denaro, la corruzione o l'elusione delle sanzioni.

Leggi e regolamenti relativi ai beneficiari effettivi

Negli ultimi dieci anni, le leggi e i regolamenti globali relativi al titolare effettivo (UBO) si sono evoluti significativamente. Le autorità di regolamentazione ora richiedono la rendicontazione della struttura proprietaria, una dichiarazione formale del titolare effettivo e, in molte giurisdizioni, la registrazione obbligatoria del titolare effettivo in banche dati centralizzate.

Nell'ambito delle iniziative per la trasparenza, le imprese sono tenute a comunicare alle autorità competenti le informazioni sulla titolarità effettiva (BOI). Queste misure rafforzano l'integrità finanziaria e supportano le indagini transfrontaliere.

Gli enti regolatori hanno introdotto requisiti specifici per il titolare effettivo (UBO) al fine di garantire:

• Informazioni accurate sulla proprietà
  
• Aggiornamenti continui dei registri di proprietà
  
• Processi affidabili di identificazione e verifica del titolare effettivo
  
• Migliore accesso al BOI da parte delle autorità competenti

La mancata osservanza delle normative relative al titolare effettivo può comportare sanzioni pecuniarie, danni alla reputazione e provvedimenti regolamentari.

Titolarità effettiva e direttive UE antiriciclaggio

Le norme relative alla titolarità effettiva finale sono parte integrante delle più recenti direttive antiriciclaggio (AMLD) dell'UE.

Beneficiari effettivi e la quarta direttiva antiriciclaggio

Migliori 4AMLD, entrata in vigore il 26 giugno 2017, ha affrontato in modo significativo la questione dei beneficiari effettivi (UBO) introducendo le seguenti misure regolamentari:

• In qualsiasi persona giuridica, la titolarità effettiva si configura quando una parte possiede o controlla più del 25% del capitale e dei diritti di voto.
• Qualora i requisiti sopracitati non possano essere soddisfatti, la quarta direttiva antiriciclaggio (4AMLD) consente di considerare i rappresentanti dell'alta dirigenza come titolari effettivi.  
• Secondo la quarta direttiva antiriciclaggio (4AMLD), gli Stati membri dell'UE devono imporre alle entità l'obbligo di tenere elenchi dei titolari effettivi, contenenti i dati più recenti sulla proprietà, in una banca dati centralizzata accessibile alle autorità, alle entità idonee e ai membri del pubblico con interessi legittimi, come giornalisti o ONG.

In conformità con la quarta direttiva antiriciclaggio (4AMLD), le imprese devono utilizzare le seguenti informazioni, procedure e risorse per identificare i titolari effettivi:

• Proprietà diretta o indiretta
• Partecipazioni azionarie e società controllate
• Tutte le imprese di un gruppo aziendale che condividono gli stessi proprietari finali dell'azienda scelta
• I proprietari effettivi e percepiti che operano indipendentemente dall'azienda
• Confronto tra proprietà reale e proprietà percepita
• Alberi genealogici aziendali
• Valutazioni della proprietà effettuate utilizzando una metodologia dal basso verso l'alto o dall'alto verso il basso
• Diverse interpretazioni della proprietà

I titolari effettivi e la quinta direttiva antiriciclaggio

Migliori Quinta direttiva antiriciclaggio La quinta direttiva antiriciclaggio (5AMLD), entrata in vigore il 10 gennaio 2020, ha aggiunto le seguenti disposizioni relative ai titolari effettivi: 

• Gli elenchi dei titolari effettivi (creati ai sensi della quarta direttiva antiriciclaggio) devono essere accessibili al pubblico.
• I trust o qualsiasi accordo simile devono rispettare le leggi sulla titolarità effettiva e, come le società, devono rendere tali dati disponibili alle autorità o a chiunque abbia un interesse legittimo.
• I registri nazionali dei titolari di abitazione devono essere interconnessi a livello UE per favorire la collaborazione e la condivisione di informazioni tra le agenzie degli Stati membri.
• Per garantire che i dati in essi contenuti siano accurati e affidabili, gli Stati membri devono aggiornare i propri processi di verifica del titolare effettivo.
• Gli Stati membri sono tenuti a istituire registri distinti per i titolari effettivi di conti bancari. A differenza dei registri dei titolari effettivi di società, questi elenchi sono accessibili esclusivamente alle autorità e non al pubblico.

Sfide della divulgazione del titolare effettivo

Nonostante i progressi normativi, l'identificazione dei titolari effettivi rimane complessa. Le imprese si trovano spesso ad affrontare:

• Entità offshore stratificate
  
• azionisti nominati
  
• azioni al portatore
  
• catene di proprietà transfrontaliere

Informazioni incomplete o incoerenti sul titolare effettivo complicano gli sforzi di conformità. Le differenze nelle normative globali sul titolare effettivo aumentano ulteriormente le difficoltà operative, in particolare per le aziende multinazionali.

Mantenere registri accurati e aggiornati è fondamentale per una rendicontazione efficace dei beneficiari effettivi e per la conformità normativa.

Confronto tra i meccanismi di segnalazione del BOI

I vari Paesi hanno adottato diversi meccanismi di segnalazione delle informazioni sulla titolarità effettiva (BOI). Alcuni mantengono registri completamente pubblici per promuovere la trasparenza, mentre altri limitano l'accesso alle autorità di regolamentazione.

Questi meccanismi differiscono per:

• Soglie di proprietà
  
• Formati di divulgazione
  
• Accessibilità dei dati
  
• Tempistiche di segnalazione

La comprensione delle differenze giurisdizionali consente alle organizzazioni di semplificare la conformità agli obblighi relativi al titolare effettivo e di standardizzare i processi di dichiarazione del titolare effettivo in tutte le regioni.

Perché le aziende devono identificare i beneficiari effettivi?

I criminali che tentano di riciclare fondi illeciti possono cercare di eludere i controlli antiriciclaggio nascondendo la propria identità. Talvolta effettuano transazioni utilizzando strutture societarie, come società di comodo o prestanome. Sebbene le società di comodo possano essere costituite per scopi leciti, i criminali le utilizzano spesso per occultare fondi illeciti e facilitare il loro accesso ai sistemi finanziari legittimi. Le aziende possono mitigare i rischi associati alle società fittizie e ad altre tecniche di riciclaggio di denaro indagando sulla reale titolarità effettiva. Questo le aiuterà ad accertarsi di non collaborare con criminali che sfruttano le infrastrutture aziendali per nascondere la propria identità.

Come identificare i beneficiari effettivi non autorizzati?

Le imprese dovrebbero identificare i titolari effettivi finali implementando processi KYC appropriati nell'ambito delle proprie misure antiriciclaggio. Tuttavia, ciò dovrebbe includere quanto segue:

• Due Diligence del clienteLe aziende dovrebbero cercare di raccogliere dati personali identificabili sui propri clienti, come i nomi degli amministratori, gli indirizzi di residenza e i dettagli relativi alla costituzione della società.
• Monitoraggio delle transazioni AMLLe aziende possono individuare le società di comodo monitorando le proprie transazioni, prestando attenzione a schemi di transazione anomali e adottando un atteggiamento prudente quando conducono affari in paesi ad alto rischio.
• Screening delle sanzioniI clienti soggetti a sanzioni internazionali potrebbero accedere ai servizi bancari tramite società di comodo. Di conseguenza, le aziende dovrebbero verificare i clienti ad alto rischio confrontandoli con le relative liste di sanzioni.
• Screening delle persone politicamente esposte (PEP)Le persone politicamente esposte (PEP), come politici o funzionari governativi, rappresentano un elevato rischio di riciclaggio di denaro e possono utilizzare società di comodo per nascondere la propria identità. Le aziende dovrebbero effettuare verifiche sullo status PEP dei propri clienti.
• Media avversi: Le notizie potrebbero indicare clienti coinvolti in accuse di riciclaggio di denaro legate ai beneficiari effettivi prima che le autorità ufficiali rendano pubbliche le informazioni. Le aziende dovrebbero eseguire verifiche continue di notizie negative da parte dei media ogni volta che viene riportata una notizia negativa riguardante uno dei loro clienti.

Persone con controllo significativo (PSC) vs. Titolari effettivi finali (UBO)

Il concetto di Persone con potere di controllo significativo (PSC) è strettamente correlato a UBO ma differisce leggermente nell'applicazione.

I quadri normativi in ​​materia di controllo significativo dei soggetti (PSC) si concentrano generalmente sugli individui che detengono un'influenza o un controllo significativi su un'azienda, spesso definiti da soglie di partecipazione azionaria o di voto.

Il concetto di UBO (Uniform Benefit Officer), d'altro canto, pone l'accento sulla persona fisica che, in ultima analisi, beneficia dell'entità o ne ha il controllo. Entrambi i modelli promuovono la trasparenza della titolarità effettiva, sebbene le definizioni normative possano variare.

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