Firma elettronica | Digitalizza e verifica gli accordi in conformità

L'uso della firma elettronica, o e-signature, ha trasformato le relazioni commerciali. I giorni in cui si accumulava una pila infinita di documenti sulla scrivania e si aspettavano settimane per l'esecuzione degli accordi firmati sono ormai lontani. Indubbiamente, i progressi tecnologici hanno reso la firma dei documenti più comoda che mai, ma esiste anche il rischio di una firma di alta qualità Falsificazione del documento o firme falsificate, che possono causare perdite finanziarie e danneggiare la reputazione delle aziende.

Con gli strumenti di modifica avanzati, è facile falsificare un'insegna, senza lasciare spazio a sospetti. È stato segnalato dal Statistiche sulle truffe che fino ad oggi, le perdite derivanti dai tentativi di ottenere informazioni personali hanno raggiunto i 47,663,679 dollari, con un numero di segnalazioni salito a 126,777. Le segnalazioni con perdite finanziarie sono aumentate del 2.9%.

Sebbene la firma elettronica offra numerosi vantaggi, comporta anche il rischio di frodi e truffe che possono causare perdite finanziarie alle aziende e sanzioni non necessarie. Per superare questi ostacoli, è fondamentale innanzitutto comprendere cos'è la firma elettronica, come funziona e come garantirne la conformità. È inoltre cruciale distinguere tra la firma elettronica e il semplice copia e incolla dell'immagine della firma in un documento PDF, poiché questa tecnologia è ormai diventata una prassi standard. 

Che cos'è la firma elettronica?

Una firma in formato elettronico è nota come firma elettronica. In parole semplici, una firma elettronica viene apposta da un firmatario utilizzando mezzi elettronici anziché il tradizionale inchiostro. Si tratta comunque di una procedura che si avvale di computer per verificare la firma e garantire l'integrità del documento.

Ordini di acquisto, contratti di lavoro, contratti di vendita, moduli di autorizzazione, contratti di locazione/affitto, liberatorie di responsabilità, documenti finanziari e molti altri documenti cruciali sono stati firmati elettronicamente in una varietà di contesti e settori commerciali.

Una firma elettronica crittografata che fornisce prova dell'identità del firmatario è detta firma digitale. Poiché le firme digitali vengono verificate da autorità competenti, in genere vengono approvate. 

Verifica della firma elettronica: di cosa si tratta?

Analogamente a una "verifica dei fatti" digitale, la verifica elettronica della firma certifica che la firma su un documento firmato è stata apposta dalla persona indicata sul documento stesso.

Sia che la firma venga apposta su un computer o su un dispositivo mobile, le informazioni registrate dal dispositivo al momento della firma includono data, ora, luogo e indirizzo IP. Sulla base di queste informazioni, è possibile stabilire con certezza che il firmatario ha apposto la firma e ne è il legittimo proprietario.

Che cos'è una firma elettronica falsificata?

In termini legali, la falsificazione presuppone la presenza di un intento fraudolento; tuttavia, una firma falsificata può essere definita come una firma che, pur essendo stata ritenuta autentica, presenta un effettivo dolo. Determinare l'"intento" di chi scrive non è compito del perito calligrafico; la decisione finale sull'autenticità di una firma o di un documento contestato spetta al giudice o alla giuria.

Un esperto di analisi forense dei documenti riceve spesso richieste di esaminare una firma sospetta su un documento online. È necessario esaminare attentamente la qualità del tratto, la velocità, la forma delle lettere, il rapporto tra altezza e dimensione della firma per determinarne l'autenticità. 

Oggi, i criminali utilizzano tecnologie moderne e strumenti di editing come Adobe, con un semplice clic o tramite la funzione di ricalco. Possono creare firme elettroniche perfette, rendendo difficile distinguere se si tratti di una firma originale o contraffatta. Su carta, è facile identificare e verificare la firma attraverso linee e tratti, ma verificare una firma elettronica è difficile perché strumenti sofisticati ne creano copie esatte, rendendo complicato identificarla o verificarne l'autenticità.

Come funziona la verifica della firma elettronica?

La crittografia, basata su chiavi pubbliche e private, verifica le firme elettroniche. Ogni chiave pubblica e privata viene creata simultaneamente ed è connessa fin dall'inizio, proprio come in una partnership. Quando la chiave pubblica "partner" e la chiave privata vengono unite, i dati possono essere decifrati.

Verifica dell'identità

La verifica di una firma funziona in modo simile all'accesso a un sito web tramite indirizzo email e password. L'identificazione aziendale può essere convalidata utilizzando queste due informazioni combinate. 

Quando un firmatario utilizza una firma elettronica, essa contiene tutte le informazioni necessarie per la verifica dell'identità procedura. Forniranno la chiave pubblica e qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per convalidare la loro firma insieme al materiale originale e crittografato quando firmeranno e restituiranno un accordo.

Pertanto, decifrando il file utilizzando entrambe le chiavi, gli utenti possono confermare l'autenticità di una firma e accertarsi che il documento non sia stato manomesso o firmato da qualcun altro. 

Verifica dell'autenticità

La verifica della firma elettronica è fondamentale anche per garantire che esista una sola copia del documento e che non siano in circolazione copie contraffatte. La verifica della firma elettronica convalida l'originale nel caso in cui sia stato manomesso.

La chiave pubblica, che interagisce con la chiave privata, sarà presente nel documento autentico solo a seguito della verifica. Di conseguenza, l'autorità di certificazione può determinare rapidamente quale documento è autentico e quale no.

Garantire l'integrità della firma

Garantire la legittimità e la coerenza delle firme digitali è fondamentale per il processo di verifica. Le funzioni hash crittografiche sono spesso utilizzate per assicurare l'integrità della firma. Queste funzioni creano un'impronta digitale univoca del documento firmato, che può essere confrontata con l'impronta digitale originale per identificare eventuali modifiche.

Per generare queste impronte digitali vengono utilizzati complessi algoritmi crittografici. È possibile identificare qualsiasi manomissione o manipolazione della firma tramite un generatore di valori hash.

Digitalizzare l'accordo con Compliance

La verifica dell'autenticità della firma elettronica è un requisito normativo imposto alle organizzazioni. Alcune normative in materia includono: 

eIDAS

La normativa dell'Unione europea (UE) che disciplina le transazioni elettroniche e l'identità è nota come Identificazione elettronica, Servizi di autenticazione e fiducia, o “eIDASLe specifiche legali per le firme elettroniche sono parte integrante di eIDAS. Queste specifiche offrono alle aziende una soluzione affidabile, sicura e protetta per la firma di documenti online.

eIDAS riconosce tre livelli legali di firma elettronica:

1. Firme elettroniche semplici (SES)
2. Firme elettroniche qualificate (QES)
3. Firme elettroniche avanzate (AES)

HIPAA

Poiché l'HIPAA non fornisce criteri precisi su come i documenti firmati e le firme digitali debbano essere registrati nel rispetto dei requisiti legali, questi documenti e firme digitali rientrano in una categoria particolare ai sensi della normativa.

Prima dell'approvazione della legge nel 2003, tutte le disposizioni relative alle firme elettroniche furono rimosse dalla HIPAA Security Rule (1998).

Per quanto riguarda le firme elettroniche e Requisiti di privacy dell'HIPAA, il Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani (HHSIl sito web ora riporta quanto segue:

"A condizione che il contratto elettronico soddisfi i requisiti applicabili della legge statale in materia di contratti. La Normativa sulla privacy generalmente consente che i documenti elettronici, compresi i contratti con i partner commerciali, siano considerati documenti scritti ai fini del rispetto dei requisiti della Normativa stessa."

In altre parole, l'utilizzo di firme elettroniche o di soluzioni di firma elettronica per firmare documenti non compromette l'integrità delle informazioni sanitarie protette (PHI) e non viola le normative HIPAA, a condizione che vengano rispettate le leggi statali in materia di contratti.

ESIGN

Secondo il Legge ESIGN federale degli Stati Uniti, un suono, un simbolo o una procedura elettronica collegati a un contratto sono considerati un “firma elettronica”. Una persona lo sottoscrive o lo adotta con l'intenzione di firmare quel contratto.

Una nuova era di semplificazione dei documenti è stata introdotta in tutti i luoghi degli Stati Uniti in cui è applicabile la legge federale nel 2000, quando il governo degli Stati Uniti ha istituito l'ESIGN Act per facilitare l'adozione delle firme elettroniche. Secondo la legge, una firma elettronica è definita come “Un suono, un simbolo o un processo elettronico, allegato o logicamente associato a un contratto o altro documento, eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il documento.” La presente legge garantisce che:

• Le firme elettroniche sono ammissibili come prova nei procedimenti legali.
• Le firme autografe e le firme elettroniche sono opzioni legalmente valide e ugualmente accettabili.
• I documenti elettronici restano legittimi e vincolanti, e la loro efficacia è incontestata. 

UETA

Per offrire un quadro giuridico stato per stato per l'uso delle firme elettroniche, la Commissione per le leggi uniformi ha anche prodotto l'Uniform Electronic Transactions Act (UETANel 1999 è stata introdotta la UETA, una legge che si aggiunge all'ESIGN Act. Essa definisce i requisiti legali per la firma in relazione a qualsiasi cosa, dalle transazioni elettroniche alla conservazione dei documenti fino ai registri trasferibili. 48 stati degli Stati Uniti hanno adottato la UETA. 

Illinois

Secondo l'Illinois del 1999 Legge sulla firma elettronica 5 ILCS 175/1-101 New YorkAlcuni formati di firma elettronica sono più sicuri di altri. Ecco alcune caratteristiche che li definiscono:

• La “natura sicura” della firma, apposta da entrambe le parti in modo verificabile, è riconosciuta da entrambe le parti,
• prodotto in un modo che è considerato economicamente ragionevole,
• e affidabile per tutte le parti che agiscono in buona fede.

ESRA

A New York, le firme elettroniche sono considerate legalmente vincolanti, proprio come le firme autografe, secondo l'Electronic Signatures and Records Act del 2000 (ESRAPer coloro che desiderano utilizzare le firme elettroniche nell'ambito dell'ESRA, è disponibile anche una guida alle migliori pratiche.

Considerazioni finali

È fondamentale ricordare che gli approcci e le strategie precise possono variare a seconda della piattaforma tecnologica o del fornitore di servizi utilizzato. La scelta di una soluzione di firma elettronica affidabile e sicura può aiutare le aziende a risolvere i problemi di conformità e a salvaguardare le proprie finanze e l'integrità aziendale.

La verifica della firma elettronica è una misura di sicurezza necessaria per garantire che i documenti siano completamente protetti dalla legge e abbiano firme verificabili, sia scritte a mano che elettroniche. La nostra ID all-inclusive verifica del documento Una soluzione di verifica della firma elettronica utilizza tecnologie all'avanguardia per migliorare gli approcci convenzionali alla verifica dell'identità. Il servizio analizza le caratteristiche della firma, come modelli e ologrammi, per determinare se siano stati utilizzati metodi basati sull'intelligenza artificiale per alterarla. Pertanto, la scelta di una soluzione di verifica della firma elettronica aiuterà le aziende ad autenticare documenti riservati, evitando al contempo il rischio di reati.