Screening KYB: cosa controlla, quando viene eseguito e fattori che attivano un nuovo screening.

La maggior parte dei team di conformità si limita a una ricerca nel registro, raccoglie un documento di costituzione e considera l'azienda verificata. Questo approccio superficiale non è ciò che le autorità di regolamentazione intendono quando richiedono la procedura "Know Your Business" (KYC). L'UNODC stima che tra il 2% e il 5% del PIL globale, ovvero tra gli 800 miliardi e i 2 trilioni di dollari, venga riciclato ogni anno, una parte sostanziale dei quali transita attraverso entità aziendali che appaiono legittime sulla carta.

Che cos'è lo screening KYB?

Lo screening KYB è il livello che si sovrappone alla raccolta dei documenti. Confronta i dati di un'azienda con elenchi di sanzioni, watchlist, registri PEP, notizie negative sui media e database di proprietà, e continua a farlo anche dopo la conclusione del processo di onboarding. Questo articolo spiega cosa controlla il livello di screening, in cosa si differenzia dalla verifica in fase di onboarding e quali eventi dovrebbero attivare un nuovo screening.

Cosa controlla effettivamente lo screening KYB

La verifica KYB inizia dove termina la registrazione dell'azienda. Un documento costitutivo conferma l'esistenza legale di un'impresa. La fase di verifica pone domande più complesse: chi la controlla, è in regola e ci sono stati cambiamenti?

Registro delle imprese e status giuridico

La prima fase verifica se l'azienda è attualmente attiva, in regola e registrata all'indirizzo dichiarato. Questa fase si basa sui registri commerciali ufficiali, con riscontri incrociati in tempo reale laddove siano disponibili le API. Vengono così individuate le aziende sciolte, le licenze sospese e le giurisdizioni non corrispondenti.

Tale verifica convalida anche l'identità del direttore registrato o del rappresentante autorizzato, collegando direttamente la verifica dei documenti ai registri aziendali.

Mappatura e individuazione dei titolari effettivi (UBO)

È qui che si trovano la maggior parte dei manuali conosci la tua attività I processi si bloccano. Rintracciare la proprietà attraverso holding, trust e accordi fiduciari richiede la verifica sequenziale di molteplici registri, per poi accertare l'identità di qualsiasi persona fisica che detenga in ultima analisi una partecipazione di controllo.

Un'analisi del 2023 di Moody's su 472 milioni di aziende ha rilevato che quasi 20 milioni presentavano caratteristiche di società di comodo, spingendo il GAFI a definire tali strutture il "mezzo di fuga" per il riciclaggio di denaro a livello globale. Individuare il vero responsabile umano dietro queste entità stratificate è la sfida operativa che il livello di screening è progettato per affrontare.

Sanzioni, PEP e screening dei media negativi in ​​KYB

Una volta mappata la struttura, ogni persona ed entità nella catena viene sottoposta a una fase di verifica.

Screening delle sanzioni Il sistema verifica la denominazione sociale e i suoi detentori noti confrontandoli con l'elenco SDN dell'OFAC, la lista consolidata delle sanzioni delle Nazioni Unite, le misure restrittive dell'UE, il Tesoro britannico e decine di regimi nazionali. Una filiale sanzionata, anche se annidata a tre livelli di profondità nella catena di proprietà, rappresenta un rischio per l'istituto che effettua l'acquisizione.

Lo screening PEP cerca persone politicamente esposte nella fase di proprietà o gestione. Un direttore che ricopre un ruolo governativo di alto livello potrebbe non essere sanzionato oggi, ma presenta un profilo di rischio che richiede una maggiore diligenza ai sensi Standard GAFILo stato PEP non blocca automaticamente l'onboarding; attiva una revisione aggiuntiva.

Lo screening dei media negativi aggiunge un quarto flusso di dati: notizie negative, copertura delle azioni di contrasto e associazioni con crimini finanziari che non compaiono ancora negli elenchi ufficiali. Le azioni regolamentari spesso generano attenzione mediatica mesi prima che si traducano in una sanzione formale. Per una spiegazione dettagliata di come AML screening Nell'ambito delle attività che spaziano dalle sanzioni ai media negativi, le funzioni KYB e AML condividono sempre più spesso lo stesso livello di dati.

Onboarding KYB vs. Screening KYB: qual è la differenza?

Il processo di onboarding KYB consiste nella raccolta, verifica e convalida delle informazioni fornite da un'azienda al momento della sua prima richiesta di collaborazione. Si raccolgono i documenti di costituzione, i documenti di identità degli amministratori, le dichiarazioni dei titolari effettivi e la prova di residenza, per poi verificare che tali documenti siano autentici e coerenti.

Lo screening KYB è il processo che viene eseguito su tali informazioni verificate una volta che queste sono disponibili. L'onboarding è un'azione una tantum. Lo screening è un programma continuo che controlla entità e individui verificati confrontandoli con watchlist in tempo reale, feed di notizie e aggiornamenti del registro.

La distinzione è di fondamentale importanza a livello pratico. Un'azienda che ha superato la fase di onboarding due anni fa potrebbe aver aggiunto un investitore soggetto a sanzioni nell'ultimo trimestre. L'obbligo di "Know Your Business" non si esaurisce con l'onboarding e le autorità di regolamentazione sono sempre più chiare su questo punto.

Quali fattori fanno scattare una nuova verifica di conformità KYB?

Due modelli regolano la ri-screening: quello basato sul calendario e quello basato sugli eventi.

I programmi basati sul calendario stabiliscono un intervallo di revisione fisso per livello di rischio. Il Regolamento antiriciclaggio dell'UE, che si applica pienamente da luglio 2027, formalizza questo aspetto nell'articolo 26 dell'AMLAR: i clienti ad alto rischio devono essere sottoposti a revisione almeno una volta all'anno, mentre i clienti a basso rischio richiedono una revisione a un intervallo massimo di cinque anni. Pacchetto AML dell'UE Inoltre, abbassa la soglia per l'identificazione della titolarità effettiva da "oltre il 25%" a "25% o più" delle azioni o dei diritti di voto, il che significa che alcune strutture proprietarie che in precedenza rientravano al di sotto della soglia dovranno essere riesaminate solo su questa base.

I trigger basati su eventi sono ciò che la maggior parte dei programmi di conformità più maturi ormai integra alle revisioni a calendario. I trigger più comuni includono i seguenti:

• Nei documenti depositati dalla società presso il registro delle imprese compare una nuova persona.
• L'azienda è citata in un articolo di stampa negativo riguardante reati finanziari.
• L'aggiornamento di una lista di sanzioni aggiunge un nome che corrisponde a un titolare effettivo o a un amministratore già presente.
• L'entità trasferisce la propria sede legale in una giurisdizione con un rating di rischio più elevato.
• Transazioni con andamenti insoliti segnalano un cambiamento nell'attività apparente dell'azienda.

Le revisioni basate esclusivamente sul calendario implicano che spesso si venga a conoscenza di un cambiamento sostanziale solo mesi dopo che si è verificato. Le revisioni programmate in base agli eventi è ciò che colma questa lacuna.

Letture consigliate: Guida alla conformità KYB

In che modo lo screening aziendale si differenzia dallo screening individuale?

La procedura KYC individuale verifica una singola persona rispetto a una serie di controlli definiti: autenticità dei documenti, corrispondenza biometrica, sanzioni e persone politicamente esposte (PEP). Il soggetto del controllo è un essere umano con un'identità definita.

La valutazione del rischio aziendale è strutturalmente più complessa. L'entità stessa cambia nel tempo attraverso trasferimenti di proprietà, nomine di amministratori, nuove filiali e modifiche delle licenze. Ogni cambiamento può alterare il profilo di rischio della valutazione iniziale.

Lo screening aziendale prevede anche il controllo simultaneo di più soggetti. Un'azienda con tre amministratori e due beneficiari effettivi finali Sono necessari cinque controlli individuali, oltre a una verifica delle sanzioni a livello di entità sul nome stesso della società. Tale numero si moltiplica nelle strutture di gruppo.

L'implicazione pratica è che verifica aziendale Non può essere trattato come un singolo controllo con un risultato fisso. Si tratta di un registro dinamico che richiede manutenzione.

Su larga scala, monitorare quali clienti aziendali hanno cambiato proprietà, quali identità di titolari effettivi sono finite in una watchlist e quali scadenze per le verifiche successive si stanno avvicinando non è fattibile con flussi di lavoro manuali. La soluzione KYB di Shufti esegue controlli sui registri delle imprese, individuazione dei titolari effettivi, screening di sanzioni e PEP (persone politicamente esposte) e monitoraggio dei media negativi attraverso un'unica API in oltre 250 paesi, con verifiche successive integrate nella stessa pipeline. Richiedi una demo per vedere come il flusso di screening si adatta ai volumi di onboarding attuali.