Prova di residenza in Sudafrica: documenti di prova di indirizzo accettati e norme FICA

Che si tratti di aprire un conto corrente, registrare una SIM card, completare la verifica FICA o firmare un contratto di locazione, vi verrà chiesto di dimostrare il vostro luogo di residenza. In Sudafrica, questo requisito è chiamato prova di indirizzo o prova di residenza, e non tutti i documenti sono validi.

Questa guida illustra ogni tipo di documento accettato, le norme di validità applicabili, cosa fare se non si possiedono documenti a proprio nome e gli obblighi FICA che incombono sugli enti regolamentati che verificano gli indirizzi dei propri clienti.

Che cos'è un documento di prova di residenza in Sudafrica?

La prova di residenza è un documento rilasciato da una terza parte credibile e indipendente che ti collega a uno specifico indirizzo di residenza. Deve confermare sia il tuo nome che il tuo indirizzo attuale in modo verificabile e recente.

In Sudafrica, la prova di residenza non è un singolo modulo standardizzato o un certificato rilasciato dal governo. Si tratta piuttosto di una categoria di documenti, tra cui bollette di utenze, estratti conto bancari e contratti di locazione, che le istituzioni accettano come prova attendibile del luogo di residenza.

Ti verrà richiesto di fornire una prova di residenza per un'ampia gamma di transazioni, tra cui:

• Aprire un conto corrente bancario o richiedere un prestito
• Registrazione di una scheda SIM secondo i termini di RICA
• Completare la verifica FICA presso qualsiasi istituto finanziario regolamentato
• Registrazione presso l'Agenzia delle Entrate sudafricana (SARS) a fini fiscali.
• Richiesta di servizi comunali come elettricità o acqua
• Firmare un contratto di affitto o di locazione
• Immatricolare un veicolo o richiedere la patente di guida
• Completamento della registrazione di un'obbligazione o del trasferimento di proprietà

Prova di residenza vs prova di indirizzo: c'è differenza?

In Sud Africa, prova dell'indirizzo e prova di residenza significano esattamente la stessa cosa. I due termini sono usati in modo intercambiabile in ambito legale, bancario e nel linguaggio quotidiano.

La legge sul Centro di Informazione Finanziaria (FICA) fa riferimento all'"indirizzo di residenza" di un cliente nei suoi documenti guida. Le banche e gli istituti regolamentati descrivono la documentazione di supporto come prova di indirizzo o prova di residenza. Non esiste alcuna distinzione legale tra i due termini e i documenti accettati sono identici, indipendentemente dalla dicitura utilizzata.

Quando e perché è richiesto un documento che attesti la residenza in Sudafrica?

In Sudafrica, la prova di residenza è un requisito obbligatorio per sei principali categorie di transazioni e servizi.

Conformità FICA

Migliori Legge sul Centro di Informazione Finanziaria del 2001 (Legge n. 38 del 2001) è la principale legislazione sudafricana in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo. Essa pone due diligence del cliente obblighi a carico di tutte le istituzioni responsabili, tra cui banche, compagnie assicurative, agenzie immobiliari e avvocati, che impongono loro di verificare l'identità e l'indirizzo di residenza di ogni cliente prima di instaurare un rapporto commerciale.

Ai sensi della Sezione 21E, qualora un istituto soggetto alla normativa FICA non sia in grado di completare la dovuta diligenza nei confronti del cliente, come richiesto dalla stessa legge, che include la verifica dell'indirizzo di residenza del cliente, non potrà instaurare un rapporto commerciale né concludere una transazione con tale cliente.

Apertura di un conto bancario

Tutte le principali banche sudafricane, tra cui FNB, Absa, Standard Bank, Nedbank e Capitec, richiedono una prova di residenza come requisito standard per l'apertura di un conto. Le banche applicano i propri protocolli interni di valutazione del rischio per decidere quali documenti accettare, ma tutte operano nel rispetto degli standard stabiliti dalla FICA e dalla nota guida 3A della FIC.

Registrazione fiscale e invio telematico all'Agenzia delle Entrate sudafricana (SARS)

Migliori Servizio delle entrate sudafricano (SARS) richiede la prova dell'indirizzo di residenza quando ti registri come contribuente, invii una richiesta di cambio di indirizzo o completi verifica dell'identità Durante la procedura di dichiarazione dei redditi online, l'Agenzia delle Entrate sudafricana (SARS) accetta bollette di utenze, estratti conto bancari e contratti di locazione, a condizione che siano validi per almeno tre mesi.

Registrazione della scheda SIM (RICA)

La legge sudafricana sulla regolamentazione dell'intercettazione delle comunicazioni e sulla fornitura di informazioni relative alle comunicazioni (RICA) richiede che ogni SIM card sia registrata a un'identità e a un indirizzo di residenza verificati. Gli operatori di rete mobile, tra cui MTN, Vodacom, Cell C e Telkom Mobile, accettano gli stessi documenti riconosciuti dalla legge FICA.

Affitti, registrazioni di cauzioni e trasferimenti di proprietà

I proprietari di immobili e le agenzie immobiliari richiedono una prova di residenza come parte della verifica degli inquilini. Per le registrazioni di mutui e i trasferimenti di proprietà, i notai richiedono una prova di residenza conforme alla normativa FICA per ogni parte della transazione, ed è un passaggio obbligatorio nel processo di trasferimento.

Servizi municipali e verifica dell'occupazione

Per richiedere una nuova fornitura di energia elettrica, acqua o per il pagamento delle tasse comunali è necessario fornire una prova di residenza e un documento d'identità. Alcuni datori di lavoro, in particolare nei settori regolamentati come quello dei servizi finanziari, richiedono anch'essi una prova di residenza nell'ambito delle verifiche dei precedenti.

Documenti di prova di residenza accettati in Sudafrica

Sia il Financial Intelligence Centre che il South African Revenue Service pubblicano un elenco pratico, ma non esaustivo, di documenti validi come prova di residenza. Gli enti soggetti a obblighi di trasparenza possono accettare ulteriori tipologie di documenti nell'ambito dei propri sistemi di valutazione del rischio. Salvo diversa indicazione, ogni documento non deve essere antecedente a tre mesi dalla data di presentazione.

1. Bolletta delle utenze (elettricità, acqua o tasse)

A fattura comunale In Sudafrica, il documento che attesta la residenza, intestato a tuo nome per l'elettricità, l'acqua o la raccolta dei rifiuti, è la prova di residenza più ampiamente accettata. Deve riportare il tuo nome completo e l'indirizzo di residenza, e non deve essere antecedente a tre mesi. Sono accettate sia copie cartacee che elettroniche.

2. Estratto conto bancario

Un estratto conto di una banca sudafricana registrata, che riporti il ​​tuo nome e indirizzo di residenza, è valido per le procedure FICA, bancarie, SARS e RICA. Non deve essere più vecchio di tre mesi e deve indicare un indirizzo fisico, non una casella postale. Sono validi anche gli estratti conto scaricati dal portale online o dall'app della tua banca.

3. Contratto di locazione o di affitto

Un contratto di locazione valido e firmato da un'agenzia immobiliare registrata o da un proprietario privato è considerato prova di residenza. Deve essere firmato da entrambe le parti e includere l'indirizzo fisico completo dell'immobile. Un contratto di locazione scaduto non è valido, anche se si risiede ancora nell'immobile.

4. Bolletta del conto comunale o delle imposte

È accettata una fattura relativa a tasse, smaltimento rifiuti o servizi comunali intestata al tuo indirizzo di residenza. Ciò è particolarmente utile per i proprietari di immobili le cui bollette delle utenze potrebbero essere intestate a un'altra persona.

5. Dichiarazione giurata attestante la residenza

Una dichiarazione giurata autenticata da un Commissario per i giuramenti è accettata quando non sono disponibili documenti standard. Secondo la Nota di orientamento 3A dell'FIC, la dichiarazione giurata deve includere il nome completo e il numero di identificazione, l'indirizzo di residenza, i dati identificativi del dichiarante, il suo rapporto di parentela con il dichiarante e la conferma della residenza. Le dichiarazioni giurate sono disponibili gratuitamente presso qualsiasi stazione di polizia sudafricana (SAPS) e sono soggette alla regola dei tre mesi.

6. Corrispondenza governativa

Sono accettate lettere ufficiali dell'Agenzia delle Entrate sudafricana (SARS), del Ministero del Lavoro o di un'altra istituzione governativa che confermino il vostro indirizzo di residenza. La corrispondenza deve riportare il vostro nome e indirizzo fisico e deve essere recente.

7. Polizza assicurativa

È accettata una polizza assicurativa a lungo o breve termine intestata a vostro nome e che riporti il ​​vostro indirizzo di residenza (ad esempio, assicurazione sulla casa, sull'auto o sulla vita). Molti istituti applicano la regola standard dei tre mesi, mentre altri accettano documenti assicurativi fino a dodici mesi prima; pertanto, è consigliabile verificare i requisiti con l'istituto.

8. Conto di telecomunicazioni

È accettato un contratto con un operatore di telecomunicazioni sudafricano registrato, come Telkom, MTN, Vodacom, Cell C o Rain, intestato a tuo nome e al tuo indirizzo di residenza. I contratti prepagati senza indirizzo registrato non sono validi.

9. Abbonamento televisivo (DStv, Showmax)

La maggior parte degli istituti soggetti alla regolamentazione FICA accetta un abbonamento a un servizio di trasmissione o streaming, registrato a proprio nome e con indirizzo di residenza. Gli abbonamenti a DStv e Telkom Television sono i più comunemente utilizzati.

10. Documento di obbligazione o ipoteca

Un documento obbligazionario o ipotecario emesso da un istituto finanziario registrato, che riporti il ​​tuo nome e il tuo indirizzo di residenza, è considerato prova di residenza.

11. Documento di immatricolazione del veicolo

Un certificato di immatricolazione del veicolo a motore (RC1) che riporti il ​​nome e l'indirizzo di residenza è accettato da molti enti regolamentati dalla FICA.

12. Estratto conto del cliente al dettaglio

Un estratto conto di una grande catena di negozi sudafricana come Edgars, Woolworths, Truworths o Jet è accettato purché sia ​​recente, riporti il ​​nome e l'indirizzo di residenza registrato e indichi un conto attivo.

13. Lettera del datore di lavoro (alloggio fornito dal datore di lavoro)

Se risiedi in un alloggio fornito dal tuo datore di lavoro, la maggior parte degli enti accetta una lettera formale su carta intestata ufficiale dell'azienda, firmata e timbrata da un rappresentante autorizzato, che confermi il tuo nome e indirizzo di residenza.

Quanto deve essere recente il documento che attesta la residenza?

La nota guida 3A del FIC identifica lo standard dei tre mesi come buona prassi, ed è diventato di fatto il requisito presso quasi tutte le istituzioni sudafricane. È importante sapere che la regola dei tre mesi non è sancita dalla legge stessa, ma è una linea guida che il settore ha adottato quasi universalmente. La tabella seguente riporta il periodo di validità accettato per tipologia di documento.

Posso utilizzare una prova di residenza digitale o elettronica?

Sì. La FIC e la maggior parte delle principali banche sudafricane accettano versioni elettroniche dei documenti di prova di residenza, inclusi estratti conto in formato PDF scaricati dai portali di online banking, bollette di utenze inviate via e-mail e bollette comunali emesse digitalmente.

Il documento deve comunque soddisfare tutti i requisiti standard: deve riportare il tuo nome e l'indirizzo di residenza, non deve essere più vecchio di tre mesi e deve provenire da una terza parte riconosciuta. Non saranno accettati screenshot di e-mail o fotografie di documenti altrui.

Ai fini FICA, un istituto potrebbe chiederti di inviare il documento digitale tramite un canale di caricamento sicuro. Le piattaforme di apertura conto online, incluse quelle utilizzate da Capitec, FNB e TymeBank, accettano regolarmente il caricamento di documenti digitali come parte della procedura di onboarding conforme alle normative FICA.

Quali documenti NON sono considerati prova di residenza in Sudafrica?

I seguenti elementi sono esplicitamente identificati dalla FIC come insufficienti o sono ampiamente respinti dalle istituzioni sudafricane:

Fascicoli del Dipartimento degli Affari Interni: Fogli di indirizzo rilasciati dal Dipartimento degli affari interni Non sono accettati. L'indirizzo è autodichiarato anziché verificato in modo indipendente e spesso non è aggiornato.

Documenti scritti a mano: Un biglietto scritto a mano con nome e indirizzo non sarà accettato, indipendentemente da chi lo abbia scritto. Si tratta di un'autodichiarazione che non può essere verificata in modo indipendente.

Indirizzi postali e caselle postali: FICA richiede un indirizzo di residenza fisico, pertanto un documento che indichi solo una casella postale o un indirizzo postale non è sufficiente a soddisfare il requisito.

Documenti scaduti o obsoleti: Qualsiasi documento più vecchio di tre mesi, come una vecchia bolletta di un'utenza domestica, un contratto di locazione scaduto o un abbonamento non più attivo, non è valido.

Dichiarazioni giurate incomplete o non firmate: Una dichiarazione giurata priva delle informazioni richieste, non firmata da un commissario per i giuramenti o non timbrata non è valida.

Conti mobili prepagati: Non si accettano SIM prepagate prive di indirizzo di residenza registrato.

Dichiarazioni di assistenza medica senza indirizzo: La corrispondenza relativa all'assistenza sanitaria che non riporta il tuo indirizzo di residenza fisico non è di per sé sufficiente a soddisfare il requisito.

Cosa fare se non si possiede un documento che attesti la residenza in Sudafrica?

Non avere un documento a proprio nome è uno dei motivi più comuni per cui ai sudafricani viene negata l'apertura di un conto bancario o la verifica FICA. È anche uno dei problemi più facili da risolvere.

La Nota di orientamento 3A di FIC riconosce esplicitamente che non tutti i clienti possiedono una bolletta di utenze o un estratto conto bancario intestato a proprio nome e indica delle alternative riconosciute. Sono previsti cinque percorsi consolidati per ottenere una prova di residenza valida, oltre a indicazioni specifiche per studenti, residenti in insediamenti informali, cittadini stranieri e altri.

Se non hai nulla a tuo nome, l'opzione più rapida è una dichiarazione giurata gratuita che puoi ottenere in giornata presso qualsiasi stazione di polizia SAPS.

Opzione 1: Richiedi una dichiarazione giurata gratuita presso la stazione di polizia SAPS più vicina.

In Sudafrica, la forma più diffusa di dichiarazione giurata rilasciata da un commissario per le dichiarazioni giurate è quella autenticata. Ogni stazione di polizia sudafricana (SAPS) ha un agente di turno che svolge la funzione di commissario per le dichiarazioni giurate. Il servizio è gratuito e richiede dai 15 ai 30 minuti circa.

Cosa portare:

• Il tuo libretto di identità sudafricano, la tua smart card o il tuo passaporto valido
• Se applicabile, una bolletta di utenze, un estratto conto bancario o un contratto di locazione intestato alla persona con cui vivi

Cosa deve contenere la dichiarazione giurata:

1. Nome e cognome e numero di identificazione
2. Il tuo attuale indirizzo di residenza
3. Nome completo e numero di identificazione del dichiarante (tu, un convivente o il tuo datore di lavoro)
4. Il rapporto tra te e il dichiarante
5. Una dichiarazione che confermi la tua residenza all'indirizzo indicato.
6. La firma e il timbro ufficiale del Commissario per i giuramenti

Molte banche e istituzioni accettano questa dichiarazione giurata per l'apertura di conti, la registrazione presso l'Agenzia delle Entrate sudafricana (SARS) e la registrazione della SIM RICA. L'accettazione per l'iscrizione al FICA può dipendere dalla politica di gestione del rischio dell'istituto. Alcuni richiedono che la dichiarazione giurata sia prestata da un convivente, dal proprietario di casa o dal datore di lavoro, anziché solo dal richiedente, in conformità con la Nota di orientamento 3A del FIC (Financial Industry Council). La dichiarazione giurata è valida per tre mesi dalla data di autenticazione.

Opzione 2: Richiedi al tuo locatore una lettera di conferma

Se siete in affitto, in modo formale o informale, il vostro locatore può fornirvi una conferma scritta di residenza che la maggior parte delle banche e degli istituti regolamentati dalla FICA accetta.

La lettera deve contenere il nome completo, i recapiti e la firma del proprietario di casa; il tuo nome completo e il tuo numero di documento d'identità; l'indirizzo completo; la data; e una dichiarazione che confermi la tua attuale residenza presso quell'indirizzo. Se il proprietario di casa è un privato, far autenticare la lettera da un commissario per le dichiarazioni giurate e farla timbrare da un testimone aumenta le probabilità di accettazione. La lettera non deve essere antecedente a tre mesi.

Opzione 3: Utilizzare i documenti di un familiare con una dichiarazione giurata

Se vivi con un genitore, un coniuge o un altro familiare e nessuna bolletta domestica è intestata a tuo nome, puoi allegare la loro bolletta delle utenze o l'estratto conto bancario a una dichiarazione giurata che confermi la tua residenza allo stesso indirizzo.

Come funziona:

1. Procurati una bolletta di utenze o un estratto conto bancario del familiare, non più vecchio di tre mesi e che riporti l'indirizzo di residenza.
2. Richiedi una dichiarazione giurata alla SAPS (Servizio di Polizia Sudafricano) che indichi il tuo nome e numero di documento d'identità, il nome e il numero di documento d'identità del familiare, il vostro rapporto di parentela e la conferma che vivete insieme a quell'indirizzo.
3. Invia entrambi i documenti insieme.

La maggior parte delle principali banche sudafricane accetta questa combinazione per l'apertura di conti correnti personali, e il familiare non deve essere presente.

Opzione 4: Richiedi una lettera al tuo Comune

I comuni sudafricani possono rilasciare una lettera di conferma dell'indirizzo ai residenti che non possiedono un'utenza domestica intestata a proprio nome. Questa è la procedura standard per i residenti di alloggi sociali, alloggi RDP e insediamenti informali.

Recatevi presso l'ufficio di assistenza clienti del vostro comune di residenza muniti di un documento d'identità e richiedete una lettera di conferma dell'indirizzo. Se abitate in un insediamento informale, portate con voi il numero del vostro lotto o appezzamento di terreno; l'ufficio del vostro consigliere di circoscrizione potrà aiutarvi a trovarlo.

Diversi grandi comuni offrono anche la possibilità di scaricare un documento che attesti la residenza tramite i loro portali online:

• Città di Città del Capo: bollette delle utenze a capetown.gov.za/eservices
• eThekwini (Durban): estratti conto tramite il portale di fatturazione elettronica eThekwini
• Città di Johannesburg: Estratti conto tramite il portale Joburg Connect

Opzione 5: Scaricare un estratto conto dal portale di online banking.

Se possiedi un conto corrente a tuo nome ma non hai bollette di utenze, l'estratto conto bancario è di per sé una valida prova di residenza, purché riporti il ​​tuo indirizzo di residenza e non sia più vecchio di tre mesi. Tutte le principali banche sudafricane consentono di scaricare un estratto conto ufficiale dalla propria piattaforma di online banking o dall'app mobile. Assicurati che l'estratto conto riporti il ​​tuo indirizzo di residenza e non una casella postale.

Situazioni speciali

Studenti che vivono nel campus o con i genitori

Se risiedi in una residenza universitaria o in un istituto di formazione professionale, richiedi all'amministratore della residenza o all'ufficio affari studenteschi una lettera ufficiale che confermi il tuo indirizzo nel campus. La lettera deve essere redatta su carta intestata dell'istituto, firmata da un membro del personale autorizzato e datata entro tre mesi. Se vivi con i tuoi genitori, utilizza una loro bolletta delle utenze domestiche insieme a una dichiarazione giurata della polizia sudafricana (SAPS) che confermi la tua residenza.

Persone che vivono in insediamenti informali

Secondo la Nota Guida 3 della FIC, una bolletta di utenze intestata al numero di lotto, al numero civico e al nome del comune, unitamente al nome del titolare, è esplicitamente riconosciuta come prova di residenza valida anche in assenza di un indirizzo stradale formale. Se non si dispone di un contratto di utenze intestato al proprio nome, molte istituzioni accettano una lettera del consigliere di circoscrizione che confermi la residenza, e in alternativa è sempre disponibile una dichiarazione giurata della polizia sudafricana (SAPS).

Cittadini stranieri residenti in Sudafrica

I cittadini stranieri devono fornire le stesse categorie di documenti comprovanti la residenza richieste ai cittadini sudafricani, oltre a un passaporto valido e un visto, un permesso di lavoro o un permesso di studio. Un contratto di locazione firmato e in corso di validità, unitamente al passaporto, è accettato dalla maggior parte degli enti regolamentati dalla FICA. I cittadini stranieri che presentano un passaporto valido o un permesso di richiedente asilo possono usufruire dei servizi di dichiarazione giurata della SAPS.

Persone che si sono trasferite di recente

Se vi siete appena trasferiti e non avete ancora ricevuto bollette al vostro nuovo indirizzo, utilizzate il contratto di locazione attualmente firmato, valido a partire dalla data di sottoscrizione, oppure richiedete una dichiarazione giurata alla polizia sudafricana (SAPS) che confermi il vostro nuovo indirizzo. Aggiornate i vostri dati presso la banca e l'Agenzia delle Entrate non appena riceverete la prima bolletta o estratto conto.

Disoccupati

Essere disoccupati non influisce sulla possibilità di ottenere una prova di residenza valida. La dichiarazione giurata della SAPS, la lettera comunale, la bolletta di un familiare con dichiarazione giurata e la lettera di conferma del proprietario di casa sono tutte disponibili indipendentemente dallo stato occupazionale e nessuna di esse richiede verifica dell'impiego.

Riepilogo: Opzioni per la prova di residenza quando non si possiedono documenti a proprio nome

Requisiti FICA per la prova di residenza per gli istituti soggetti a obblighi contabili

Questa sezione è destinata a istituti finanziari, agenti immobiliari, avvocati, commercialisti e altri enti soggetti alla regolamentazione FICA. Se sei un privato che desidera fornire una prova di residenza, le sezioni precedenti contengono tutte le informazioni necessarie.

Cosa richiede la Sezione 21E del FICA?

La sezione 21E impone un obbligo chiaro agli istituti responsabili. Qualora un istituto non sia in grado di stabilire o verificare l'identità di un cliente, ottenere le informazioni richieste o condurre una due diligence continua in linea con i suoi obblighi Risk Management e al Programma di conformità, potrebbe non essere possibile instaurare un rapporto commerciale o concludere una transazione con tale cliente. In pratica, la verifica dell'indirizzo di residenza di un cliente fa parte di questa due diligence, pertanto un indirizzo non verificabile può impedire completamente l'acquisizione del cliente.

L'obbligo non consiste semplicemente nel richiedere una prova di residenza. Consiste nel verificare l'indirizzo in base agli standard di rischio dell'istituto stesso e nel conservare la documentazione relativa a tale verifica ai sensi della Sezione 22 del FICA, che impone la conservazione di tutta la documentazione relativa alla due diligence del cliente per almeno cinque anni.

Nota di orientamento FIC 3A: Gli standard operativi

La nota guida 3A di FIC sull'identificazione del cliente definisce gli standard pratici per la verifica della prova di residenza. Le sue disposizioni principali includono:

Standard di frequenza di tre mesi: I documenti non devono essere antecedenti a tre mesi dalla data di presentazione. Le linee guida definiscono questa prassi come una buona prassi, e il settore regolamentato l'ha adottata quasi universalmente.

Requisiti relativi all'indirizzo fisico: I documenti devono indicare un indirizzo di residenza fisico. Sono accettati solo indirizzi postali, caselle postali e indirizzi generici.

Indirizzo del lotto, del terreno e del comune: Laddove l'indirizzo di un cliente è espresso come numero di lotto, numero di terreno o nome di comune, un documento recante il nome del cliente insieme a tali identificativi soddisfa la verifica dell'indirizzo requisito.

Dichiarazione giurata come alternativa riconosciuta: Qualora non siano disponibili documenti standard, la Nota di orientamento 3A consente a un istituto di accettare una dichiarazione giurata del convivente o del datore di lavoro del cliente. La dichiarazione giurata deve includere il nome completo e il numero di identificazione del cliente; il nome completo, il numero di identificazione e il rapporto di parentela del dichiarante con il cliente; l'indirizzo di residenza del cliente; e la conferma della residenza del cliente.

Evitare politiche sui documenti eccessivamente restrittive: La Nota di orientamento 3A rileva che elenchi di documenti eccessivamente restrittivi frustrano i clienti e creano inutili ostacoli all'accesso ai servizi finanziari. Ci si aspetta che gli istituti adottino un approccio ragionevole e basato su dati concreti per l'accettazione dei documenti, coerente con il proprio quadro di riferimento per la gestione del rischio.

Approccio basato sul rischio

Il quadro di riferimento basato sul rischio di FICA richiede che gli istituti tenuti a rispettare determinati obblighi applichino livelli di verifica proporzionati al profilo di rischio del cliente.

Regole tecniche applicabili a tutti i documenti

Recency: I documenti devono soddisfare lo standard di attualità dell'istituzione, con un periodo di riferimento di tre mesi per la FIC.

Indipendenza: I documenti devono provenire da una terza parte credibile. Non sono accettabili documenti autodichiarati o redatti autonomamente, inclusi appunti scritti a mano e dichiarazioni giurate non firmate.

Specificità dell'indirizzo fisico: Il documento deve indicare l'indirizzo di residenza effettivo del cliente. Qualora tale indirizzo corrisponda a un lotto di terreno, un appezzamento o un comune, deve essere specificato chiaramente.

Coerenza del nome: Il nome riportato sul documento di prova di residenza deve corrispondere al nome riportato sul documento d'identità del cliente. Qualora i nomi differiscano, ad esempio a seguito di un matrimonio o di un cambio di nome legale, l'istituto deve richiedere un documento giustificativo che spieghi la discrepanza.

Conservazione dei registri: Ai sensi della Sezione 22 del FICA, gli istituti tenuti alla rendicontazione devono conservare tutta la documentazione relativa alla due diligence dei clienti, inclusa la prova di residenza, per almeno cinque anni dalla data di cessazione del rapporto commerciale o di completamento della transazione.

In che modo Shufti semplifica la verifica dell'indirizzo in conformità con le normative FICA?

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