Giappone

Verifica dell'identità e KYC per il Giappone

Q: Quali sono i principali documenti di identità utilizzati per la procedura KYC in Giappone?

In pratica, le principali carte d'identità, i passaporti, i permessi di soggiorno, i certificati di residenza permanente e le patenti di guida sono i documenti richiesti durante la procedura di onboarding. La normativa antiriciclaggio giapponese riconosce espressamente molti di questi documenti come prove di identità valide.

Q: È possibile utilizzare un passaporto giapponese se il cliente non presenta la carta My Number?

Sì. Il passaporto è un documento di riserva pratico per i cittadini. Le aziende dovrebbero comunque gestire con attenzione le differenze di formato dei nomi, perché nomi alternativi possono apparire nella zona visiva ma non nella MRZ o nel chip.

Q: Come si gestiscono le varianti dei nomi in Giappone?

Nei sistemi di onboarding giapponesi, spesso si mescolano kanji, kana e lettere romane. Le vocali lunghe e le grafie non standard approvate possono creare diverse forme legittime dello stesso nome, quindi la logica di corrispondenza dovrebbe normalizzare e confrontare le varianti piuttosto che imporre un'esatta uguaglianza del testo.

Q: Cosa si trova solitamente in un fascicolo KYB giapponese?

Un fascicolo pratico inizia spesso con un estratto del registro delle imprese, la documentazione relativa all'autorità rappresentativa, i dati del numero di registrazione della società, la documentazione relativa alla registrazione fiscale, ove pertinente, e la documentazione relativa al titolare effettivo o agli azionisti ai fini della verifica dei controlli.

Q: Le aziende in Giappone necessitano di informazioni provenienti da controlli interni, oltre ai dati globali sulle sanzioni e sulle persone politicamente esposte (PEP)?

In pratica, sì. I controlli antiriciclaggio rivolti al Giappone di solito richiedono la copertura di sanzioni globali e persone politicamente esposte (PEP), ma anche una logica di rischio locale, una gestione delle escalation a livello nazionale e prove concrete che siano comprensibili per le autorità di vigilanza e i revisori giapponesi.

Q: Come vengono presentate le segnalazioni di operazioni sospette in Giappone?

Ai sensi dell'articolo 8 della Legge sulla prevenzione del trasferimento di proventi illeciti, gli operatori commerciali specificati presentano segnalazioni di operazioni sospette alle autorità amministrative competenti. JAFIC raccoglie, organizza e analizza tali informazioni. Le linee guida ufficiali descrivono le modalità di presentazione, inclusa la presentazione elettronica tramite e-Gov, oltre ad altri canali di trasmissione supportati.

Q: I dati possono rimanere in Giappone?

Sì, il Giappone offre diverse opzioni di cloud a livello nazionale, tra cui AWS a Tokyo e Osaka, Azure nel Giappone orientale e nel Giappone occidentale, Google Cloud a Tokyo e Osaka e le sedi di Oracle a Tokyo e Osaka.

Q: Per quanto tempo devono essere conservate le prove relative alla procedura KYC e alla lotta al riciclaggio di denaro in Giappone?

Il framework APTCP richiede la conservazione dei dati relativi alla verifica dei clienti e alle transazioni per sette anni. Le aziende spesso allineano le proprie impostazioni interne di conservazione a tale periodo di riferimento, estendendole poi se richiesto dalle normative di settore o dalle politiche interne.

Q: Come si riducono gli abbandoni e i tentativi di onboarding in Giappone?

Iniziate con i documenti che i clienti hanno maggiori probabilità di possedere, gestite insieme il testo giapponese e quello in caratteri latini e indirizzate le eccezioni relative all'indirizzo o allo stato di residenza verso passaggi successivi chiari, anziché farvi ricominciare l'intero percorso da capo.

Shufti unifica i controlli KYC, KYB e AML per il Giappone in un'unica piattaforma, progettata per la due diligence della clientela ai sensi della Legge sulla prevenzione del trasferimento di proventi illeciti, delle aspettative AML/CFT dell'FSA, dei flussi di lavoro STR di JAFIC e della governance dei dati APPI.

Prestazioni operative per il KYC in Giappone

I nostri numeri parlano da soli

99.60%

Tassi di superamento

< 5 asciutto

Convalida
Ora

11%

EIDV
Convalida

Controlli pronti all'uso per persone e aziende

Documenti individuali che verifichiamo

Shufti supporta 25 tipologie di documenti nazionali giapponesi nei percorsi di onboarding sia da remoto che con assistenza.

Visualizza tutti i documenti supportati

La mia carta numero

Un documento di identità fondamentale per molti processi di immigrazione nazionali. Contiene nome, indirizzo, data di nascita, sesso, numero identificativo individuale e foto. Il JPKI è il certificato elettronico della carta, non un documento separato.

Passaporto giapponese

Un valido supporto per i cittadini durante l'imbarco a distanza. Il Giappone rilascia passaporti con IC, ma cognomi e nomi alternativi possono comparire solo nella zona visibile, non nella MRZ o nel chip.

Residenza Card

Destinato ai residenti stranieri di medio-lungo termine. Questo documento è separato dalla My Number Card e riporta i dati identificativi, il periodo di soggiorno e lo status di residenza.

Patente di guida

Documento di identità con foto ampiamente utilizzato per i controlli a livello nazionale. Rimane un documento KYC pratico, soprattutto quando il cliente non presenta preventivamente la My Number Card.

Ricevuta di pagamento delle imposte nazionali/locali

Utilizzato come prova a supporto dell'indirizzo nella gestione delle eccezioni, soprattutto quando è necessario verificare l'indirizzo di residenza attuale nel fascicolo del cliente.

Premi delle assicurazioni sociali

Utilizzato come prova supplementare di residenza in casi limite in cui il file di onboarding necessita di ulteriore documentazione a supporto dell'indirizzo attuale.

Identità aziendale

Certificato di atti registrati

Attesta l'esistenza legale, la denominazione sociale registrata, l'indirizzo e i dirigenti. È un documento di identità aziendale standard in Giappone e un punto di partenza comune per le pratiche KYB (Know Your Business).

Atto costitutivo

Contribuisce a documentare la natura dell'attività commerciale e i dettagli relativi alla sua costituzione legale. Le linee guida dell'FSA in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo considerano inoltre gli atti notarili come un elemento affidabile per la verifica del titolare effettivo.

Certificato di impronta del sigillo

Utilizzato per supportare l'autorevolezza dei rappresentanti e l'autenticità aziendale nelle procedure formali di onboarding aziendale e di stipula dei contratti.

Licenze o permessi specifici di settore

Laddove l'attività commerciale sia regolamentata, la documentazione relativa a licenze o permessi può essere fondamentale per una documentazione KYB difendibile e dovrebbe essere allegata ai documenti di registrazione e fiscali.

Prove di autorità rappresentativa

Qualora la persona incaricata dell'azione non sia chiaramente autorizzata unicamente dal registro, è necessario raccogliere ulteriori prove di autorizzazione a supporto dei controlli di esecuzione e di inserimento.

Identità fiscale aziendale

Numero aziendale

Il codice identificativo aziendale giapponese a 13 cifre consente di confermare l'entità giuridica e i dati di base registrati tramite il sito web dell'Agenzia delle Entrate nazionale.

Numero di registrazione dell'emittente di fatture qualificato

Utile per verificare la registrazione ai fini dell'imposta sui consumi nell'ambito del sistema di fatturazione giapponese, in vigore dal 1° ottobre 2023.

Allegato alla dichiarazione dei redditi societaria o documentazione fiscale

Spesso utilizzato in verifiche approfondite in cui la presenza fiscale, lo stato operativo o la conferma del titolare effettivo richiedono un supporto documentale più solido.

Proprietà e controllo (UBO)

Elenco dei titolari effettivi delle persone giuridiche

Un elenco certificato dal Legal Affairs Bureau può supportare le verifiche sulla titolarità effettiva per le tipologie di società ammissibili e aggiunge una solida fonte di prove nazionali alla revisione KYB.

Registro degli azionisti

Una fonte pratica di prova della titolarità in Giappone. Le linee guida dell'FSA in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo la indicano come prova affidabile per la verifica dei titolari effettivi.

Registri del direttore e del dirigente

I dati relativi ai funzionari, ricavati dal registro commerciale o dalla rendicontazione annuale dei titoli, contribuiscono a confermare il controllo e la rappresentanza ai fini dell'escalation o della revisione da parte dell'EDD (Economic Due Diligence).

Prove relative all'attività aziendale o allo stato operativo

Per i fascicoli ad alto rischio, contratti, bilanci o altre prove di attività possono contribuire a confermare che l'azienda opera come dichiarato.

Lingue che trattiamo

Gestione del testo del documento

I documenti KYC giapponesi spesso mescolano kanji, kana e caratteri latini. Shufti supporta l'estrazione e la revisione di questi formati in un unico flusso di onboarding.

Controlli di corrispondenza dei nomi

In Giappone, la corrispondenza tra nomi e cognomi raramente è uno a uno. Shufti aiuta a confrontare kanji, kana, vocali lunghe, traslitterazioni romanizzate e varianti ortografiche presenti sui passaporti, utilizzando regole di corrispondenza controllate.

Coerenza delle prove

Lo stesso cliente può comparire in caratteri kanji, in lettere romane e in diverse varianti di input dell'app. Shufti collega questi record tra le varie fasi per un percorso decisionale più chiaro.

GOVERNANCE E CONTROLLI

Decisioni pronte per la verifica, minore inerzia operativa

Meno richieste di ripresentazione evitabili

Il design si basa innanzitutto sui documenti che le persone in Giappone presentano effettivamente, per poi individuare in precedenza errori di indirizzo, riflessi, differenze di scrittura e campi mancanti.

Piste di controllo più pulite

Conservare insieme le prove di verifica, le azioni di revisione, le motivazioni delle decisioni e gli esiti dello screening, il che facilita la supervisione da parte della FSA e l'adempimento dell'obbligo di conservazione dei registri antiriciclaggio per sette anni previsto dalla legge giapponese.

Risultati migliori nella corrispondenza dei nomi

Gestire in modo controllato le varianti di kanji, kana e lettere romane, comprese le vocali lunghe e le ortografie alternative approvate per i passaporti, che spesso richiedono una revisione manuale.

Un unico flusso di lavoro, un unico back office.

Esegui le verifiche KYC, KYB e AML da un'unica interfaccia operativa, in modo che i team non debbano ricostruire lo stesso caso su diversi sistemi di identità, aziendali e di screening.

Il mio design di flusso numero uno

Dai priorità alla My Number Card laddove si integri nel percorso del cliente, quindi inoltra le richieste relative a passaporti, permessi di soggiorno o patenti di guida senza interrompere la catena di documentazione.

Infrastruttura di conformità di livello aziendale

Sfide in Giappone per la verifica dell'identità e l'identificazione del cliente (IDV/KYC).

Rischio di abbandono durante la fase di onboarding

Varianti romanizzate dei nomi nei diversi documenti

Passaporti, dati inseriti dal cliente, documenti di residenza e registri anagrafici non sempre coincidono al primo tentativo. Vocali lunghe, ortografie alternative approvate e differenze tra i caratteri tipografici creano eccezioni evitabili nella corrispondenza dei nomi.

Colmare le lacune nelle prove a supporto dell'onboarding da remoto

In pratica, le aziende potrebbero richiedere ulteriori prove di residenza qualora l'indirizzo attuale differisca da quello riportato sul documento d'identità o qualora il passaporto non sia in grado di stabilire un indirizzo sufficientemente chiaro per la procedura di onboarding. Ciò complica ulteriormente l'onboarding da remoto e la revisione manuale.

Frode d'identità e uso improprio del CNIC (Carta d'Identità Nazionale)

Pressioni legate agli account fittizi e all'abuso di identità

Le perdite dovute a frodi specifiche rimangono elevate e le autorità continuano a segnalare l'uso improprio di conti bancari legato ad abusi di identità, furto d'identità e problemi di residenza. I controlli preliminari devono essere più approfonditi prima dell'attivazione.

Elevato onere di conformità in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo.

Documentazione frammentaria relativa a registri, tasse e proprietà

I dati del registro, i dati relativi al numero di registrazione aziendale, i dati di registrazione delle fatture, le prove di delega di rappresentanza e i dati relativi al titolare effettivo sono archiviati in sistemi separati. I team addetti alla conformità impiegano ancora tempo per assemblare un unico file che sia difendibile.

Soluzioni IDV/KYC di Shufti per il Giappone

Soluzioni KYC

Verifica del viso

Contribuisce a contrastare l'usurpazione d'identità, l'apertura di conti tramite phishing e le attività fraudolente di prestanome in Giappone, collegando il richiedente al documento d'identità presentato prima che il conto o il servizio vengano attivati.

Verifica dell'età

Supporta inizialmente la stima dell'età tramite selfie, con una fase di verifica dei documenti quando richiesta, utilizzando documenti di identità giapponesi come carte d'identità, passaporti o permessi di soggiorno.

Verifica dell'indirizzo

Shufti è in grado di verificare qualsiasi documento contenente un indirizzo, inclusi i documenti relativi a utenze e conti bancari comunemente utilizzati in Giappone, come ad esempio quelli di TEPCO, Tokyo Gas, NTT East, MUFG, SMBC e Mizuho.

Verifica del documento

Supporta i principali documenti KYC giapponesi, tra cui My Number Card, passaporti, permessi di soggiorno e patenti di guida, gestendo al contempo testi in giapponese e latino, caratteri piccoli e incongruenze di acquisizione.

Soluzioni KYB

Verifica aziendale

Verifica l'identità aziendale giapponese utilizzando prove del registro commerciale, dati del numero di registrazione aziendale, registrazione di fatture qualificate e registri di dirigenti o proprietari necessari per una verifica KYB difendibile.

Due Diligence rafforzata (EDD)

Supporta revisioni approfondite laddove la provenienza dei fondi, la fonte di ricchezza, la struttura proprietaria complessa, l'esposizione alle sanzioni o i collegamenti con paesi ad alto rischio richiedono prove strutturate e una chiara traccia di audit.

AML Screening

Sfrutta modelli di intelligenza artificiale e oltre 1700 liste di sanzioni e di controllo per identificare e prevenire i tentativi di riciclaggio di denaro.

Affari AML Screening

Il sistema analizza l'entità giuridica e i relativi responsabili in base ai criteri previsti dalle watchlist nazionali e internazionali, aiutando le aziende a combinare la gestione del rischio specifica per il Giappone con controlli più ampi in materia di sanzioni, persone politicamente esposte (PEP) e notizie negative sui media.

Screening delle transazioni

Supporta il monitoraggio continuo di modelli rilevanti in Giappone, tra cui comportamenti legati al riciclaggio di denaro, trasferimenti insoliti, esposizione a rischi esteri più elevati e casi che potrebbero richiedere un'indagine approfondita sulle transazioni sospette.

ALLINEAMENTO NORMATIVO

Progettato per adattarsi al panorama normativo giapponese in materia di conformità.

Agenzia di servizi finanziari

Supervisiona banche, compagnie assicurative, società di intermediazione mobiliare e numerose aziende fintech. Shufti contribuisce a documentare la due diligence basata sul rischio, i controlli sulle sanzioni, la revisione dei titolari effettivi e la logica di revisione.

Centro di intelligence finanziaria giapponese, Agenzia nazionale di polizia

Guida il quadro normativo giapponese per le segnalazioni di casi sospetti (STR). Shufti contribuisce a preservare i registri di verifica, a supportare la revisione dei casi sospetti e a conservare le prove per una segnalazione rigorosa.

Commissione nazionale per la pubblica sicurezza

È un ruolo importante nella struttura di governance giapponese in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo, grazie alla supervisione dell'Agenzia nazionale di polizia e, più in generale, dell'Unità di informazione finanziaria (UIF).

Commissione per la protezione delle informazioni personali

Supervisiona le norme sulla privacy di APPI. Shufti supporta la gestione controllata dei dati, i flussi di lavoro orientati a scopi specifici e le impostazioni di conservazione relative alle prove KYC, KYB e AML.

Digital Agency

Rilevante per il contesto dell'identità digitale in Giappone, Shufti supporta i percorsi di identità digitale basati su carte, laddove i flussi di lavoro di My Number Card siano inclusi.

Agenzia giapponese per i sistemi informativi delle autorità locali (J-LIS) e JPKI

J-LIS supporta l'infrastruttura pubblica alla base del funzionamento di My Number Card, mentre JPKI è il servizio pubblico di autenticazione personale basato su carta. Shufti aiuta a creare flussi di identità guidati da carta e ad acquisire prove dai percorsi di verifica digitale basati su My Number Card.

Agenzia per i Servizi all'Immigrazione

Gestisce i permessi di soggiorno e le carte di soggiorno. Shufti aiuta a verificare le scadenze, le incongruenze di status e le eccezioni relative ai documenti dei residenti stranieri durante la fase di onboarding.

Ministero della Giustizia e Uffici degli Affari Legali

Gestisce i processi di registrazione commerciale e di elenco dei titolari effettivi. Shufti aiuta a organizzare le prove di registrazione, autorizzazione e proprietà in un unico file KYB.

Agenzia delle Entrate Nazionale

Gestisce i sistemi di registrazione del numero di registrazione aziendale e delle fatture. Shufti aiuta a verificare l'identità dell'entità legale e i dati di registrazione fiscale durante la fase di onboarding.

Ministero delle Finanze

Rilevante per il quadro normativo giapponese in materia di sanzioni interne e congelamento dei beni, comprese le liste ufficiali di soggetti sanzionati economicamente e utilizzate nei controlli di screening rivolti al Giappone.

Scelta di implementazione

Disponibile tramite le regioni cloud giapponesi, tra cui AWS, Azure, Google Cloud e Oracle, con una progettazione dell'implementazione definita dalla configurazione del servizio, dalle esigenze operative e dalla governance di APPI, piuttosto che da una regola di localizzazione generica.

Allineamento normativo

Progettato per supportare i requisiti giapponesi in materia di verifica APTCP, segnalazione di transazioni sospette e conservazione dei registri per sette anni, in conformità con le aspettative della FSA in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo (AML/CFT) e gli obblighi di governance di APPI.

Controlli di ritenzione

Le impostazioni di conservazione ed eliminazione possono essere allineate al requisito giapponese di conservazione di sette anni per i registri di verifica e transazione, oltre che alle politiche interne.

postura di crittografia

La gestione dei dati personali e aziendali deve avvenire all'interno di una governance di salvaguardia conforme agli standard APPI, con crittografia, controllo degli accessi, limitazione delle finalità e controlli sui trasferimenti transfrontalieri applicati in modo coerente al modello di implementazione scelto.

Controlli sui dati e privacy per il Giappone

CREATO PER I TEAM DI CONFORMITÀ

Fonti giapponesi in materia di antiriciclaggio che rafforzano la decisione

Ministero delle Finanze del Giappone - Sanzioni economiche e liste di soggetti sanzionati

Agenzia giapponese per i servizi finanziari - Società finanziarie illegali

Ministero della Giustizia

ministero degli Esteri

Ministero delle Finanze

Procura della Repubblica

Corte Suprema

Ministero delle Finanze del Giappone - Sanzioni economiche e liste di soggetti sanzionati

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Ministero della Giustizia

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Ministero delle Finanze del Giappone - Sanzioni economiche e liste di soggetti sanzionati

Agenzia giapponese per i servizi finanziari - Società finanziarie illegali

Ministero della Giustizia

Domande frequenti

Quali sono i principali documenti di identità utilizzati per la procedura KYC in Giappone?

In pratica, le principali carte d'identità, i passaporti, i permessi di soggiorno, i certificati di residenza permanente e le patenti di guida sono i documenti richiesti durante la procedura di onboarding. La normativa antiriciclaggio giapponese riconosce espressamente molti di questi documenti come prove di identità valide.

È possibile utilizzare un passaporto giapponese se il cliente non presenta la carta My Number?

Sì. Il passaporto è un documento di riserva pratico per i cittadini. Le aziende dovrebbero comunque gestire con attenzione le differenze di formato dei nomi, perché nomi alternativi possono apparire nella zona visiva ma non nella MRZ o nel chip.

Come si gestiscono le varianti dei nomi in Giappone?

Nei sistemi di onboarding giapponesi, spesso si mescolano kanji, kana e lettere romane. Le vocali lunghe e le grafie non standard approvate possono creare diverse forme legittime dello stesso nome, quindi la logica di corrispondenza dovrebbe normalizzare e confrontare le varianti piuttosto che imporre un'esatta uguaglianza del testo.

Cosa si trova solitamente in un fascicolo KYB giapponese?

Un fascicolo pratico inizia spesso con un estratto del registro delle imprese, la documentazione relativa all'autorità rappresentativa, i dati del numero di registrazione della società, la documentazione relativa alla registrazione fiscale, ove pertinente, e la documentazione relativa al titolare effettivo o agli azionisti ai fini della verifica dei controlli.

Le aziende in Giappone necessitano di informazioni provenienti da controlli interni, oltre ai dati globali sulle sanzioni e sulle persone politicamente esposte (PEP)?

In pratica, sì. I controlli antiriciclaggio rivolti al Giappone di solito richiedono la copertura di sanzioni globali e persone politicamente esposte (PEP), ma anche una logica di rischio locale, una gestione delle escalation a livello nazionale e prove concrete che siano comprensibili per le autorità di vigilanza e i revisori giapponesi.

Come vengono presentate le segnalazioni di operazioni sospette in Giappone?

Ai sensi dell'articolo 8 della Legge sulla prevenzione del trasferimento di proventi illeciti, gli operatori commerciali specificati presentano segnalazioni di operazioni sospette alle autorità amministrative competenti. JAFIC raccoglie, organizza e analizza tali informazioni. Le linee guida ufficiali descrivono le modalità di presentazione, inclusa la presentazione elettronica tramite e-Gov, oltre ad altri canali di trasmissione supportati.

I dati possono rimanere in Giappone?

Sì, il Giappone offre diverse opzioni di cloud a livello nazionale, tra cui AWS a Tokyo e Osaka, Azure nel Giappone orientale e nel Giappone occidentale, Google Cloud a Tokyo e Osaka e le sedi di Oracle a Tokyo e Osaka.

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AML Screening

Rilevamento deepfake

Verifica del volto e dell'identità

Verifica dell'età

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Qual è il volume annuo di verifiche previsto?

1 a 1,000

1,001 a 5,000

5,001 a 20,000

20,001 a 50,000

50,001 a 100,000

100,001 a 1,000,000

1,000,000+

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