Olanda

Verifica dell'identità e KYC per i Paesi Bassi

Q: Quali sono i principali ID utilizzati per l'onboarding dei clienti nei Paesi Bassi?

Per i residenti nei Paesi Bassi, i principali documenti di identità sono il passaporto e la carta d'identità olandesi. Per i cittadini stranieri, i permessi di soggiorno sono comuni, mentre i documenti W, W2 e O possono essere richiesti in casi specifici, ma non costituiscono permessi di soggiorno.

Q: È possibile utilizzare un passaporto se il cliente non possiede una carta d'identità olandese?

Sì. Il passaporto è un documento di identità primario standard richiesto nelle procedure di onboarding olandesi. Per i non residenti o i casi a rischio più elevato, le aziende spesso aggiungono un documento che attesti la residenza o l'indirizzo per completare la documentazione.

Q: Di quali sanzioni interne dovrebbero tenere conto le aziende olandesi?

Le imprese olandesi devono tenere conto degli obblighi in materia di sanzioni previsti dalla legge sulle sanzioni del 1977, comprese le sanzioni nazionali contro il terrorismo, oltre alle misure europee e internazionali. La DNB e l'AFM vigilano sul rispetto delle sanzioni nei rispettivi settori.

Q: Come vengono segnalate le transazioni insolite nei Paesi Bassi?

Gli enti segnalanti inviano le transazioni insolite all'Unità di Informazione Finanziaria (UIF) dei Paesi Bassi tramite il portale di segnalazione dell'UIF, che per la maggior parte degli enti segnalanti si basa su goAML. La segnalazione è legata a indicatori oggettivi e soggettivi e la documentazione deve essere conservata.

Q: Quali elementi dovrebbe includere solitamente una documentazione probatoria olandese relativa al KYB (Know Your Business)?

In pratica, i team di solito iniziano con un estratto del KVK (Krishi Vigilance and Company Register), quindi aggiungono l'atto o lo statuto ove necessario, i dati IVA o RSIN per forma giuridica, l'autorizzazione ad agire come amministratore e la documentazione relativa al titolare effettivo o agli azionisti. L'accesso al titolare effettivo può essere limitato, pertanto potrebbe essere comunque necessaria la documentazione fornita dal cliente.

Q: Come dovrebbero gestire le squadre le varianti dei nomi olandesi e i cambiamenti di cognome?

La logica di corrispondenza dovrebbe tenere conto di prefissi come "van" e "de", dell'uso del nome del partner sui documenti di identità e dei casi di cognomi combinati. Ciò riduce i falsi negativi e le revisioni manuali non necessarie.

Q: I dati personali possono rimanere nei Paesi Bassi?

Può essere implementato con opzioni di hosting basate nei Paesi Bassi o in più paesi dell'UE, a seconda dell'architettura concordata e della configurazione del provider. La progettazione esatta della residenza dei dati dovrebbe essere confermata durante l'implementazione, anziché essere data per scontata di default.

Q: Come si riduce il numero di studenti che abbandonano il corso quando è richiesto un documento che attesti la residenza?

Mantieni il viaggio flessibile. Richiedi una prova di residenza solo quando richiesto dalle normative e accetta documenti pratici con indirizzo olandese, come bollette di utenze o estratti conto bancari di fornitori riconosciuti.

Shufti integra i controlli KYC, KYB e AML in un unico flusso di lavoro, in linea con la normativa olandese Wwft, la legge sulle sanzioni del 1977, il registro delle imprese KVK, le procedure di segnalazione all'Unità di Informazione Finanziaria (FIU), il GDPR e la legge olandese di attuazione del GDPR. Progettato per l'onboarding regolamentato, la revisione dei rischi e la gestione delle prove pronte per gli audit.

Prestazioni operative per la procedura KYC nei Paesi Bassi

I nostri numeri parlano da soli

99.35%

Tassi di superamento

< 5 asciutto

Convalida
Ora

80%

EIDV
Convalida

Controlli pronti all'uso per persone e aziende

Documenti individuali che verifichiamo

Shufti supporta 18 documenti di identità olandesi.

Visualizza tutti i documenti supportati

Passaporto olandese

Documento KYC primario per i cittadini olandesi. Si tratta di un documento di viaggio elettronico con chip e rimane il documento di identificazione standard di prima scelta per l'imbarco regolamentato. Il numero del documento utilizza la cifra 0, non la lettera O.

Carta d'identità olandese

Documento KYC principale per i cittadini olandesi. È anche un documento di viaggio elettronico con chip ed è comunemente utilizzato per l'imbarco su voli nazionali e per i viaggi regionali.

Permesso di soggiorno olandese

Documento principale per i titolari di permessi di soggiorno non olandesi residenti nei Paesi Bassi. Entrambi i modelli di documento di soggiorno 2012 e 2020 rimangono validi, pertanto i processi di verifica devono gestire più di un formato attivo.

Documenti di identità per cittadini stranieri

I tipi W e W2 vengono utilizzati in contesti di richiesta di asilo o di status provvisorio, mentre il tipo O è utilizzato per le persone coperte dalla Direttiva sulla protezione temporanea per l'Ucraina. Sono validi per la verifica dell'identità, ma non costituiscono permessi di soggiorno o documenti di viaggio.

Passaporto UE o SEE o carta d'identità nazionale

Si tratta di una categoria di documenti d'identità stranieri, non di un singolo documento. Viene comunemente utilizzato nelle procedure di onboarding transfrontaliere, sebbene le normative possano comunque richiedere ulteriori prove di residenza o indirizzo.

patente di guida olandese

Utile come documento di identità di supporto in alcuni casi, ma non sempre sufficiente quando è necessario dimostrare anche la nazionalità o lo status di residenza.

Identità aziendale

Estratto del registro delle imprese KVK

Utilizzato per confermare l'esistenza legale, l'indirizzo registrato, la forma giuridica, la data di costituzione, i dettagli della filiale e i funzionari registrati.

Estratto KVK con certificazione digitale

Utilizzato laddove i team necessitano di prove ufficiali di registrazione con un valore probatorio più elevato per l'inserimento di nuovi dipendenti, la revisione della conformità o i fascicoli di audit.

Atto costitutivo e statuto sociale

Vengono utilizzati laddove la forma giuridica dell'entità lo richieda, in particolare per le aziende in cui i team devono confermare la struttura, lo scopo, gli amministratori e le regole di firma.

Licenza di settore o autorizzazione regolamentare

Da utilizzare solo laddove l'attività commerciale sia autorizzata, come ad esempio nei servizi finanziari o in altri settori regolamentati. Non si tratta di un documento KYB olandese universale.

Identità fiscale aziendale

RSIN

Utilizzato per le persone giuridiche e alcune organizzazioni come punto di riferimento per la verifica fiscale e di registrazione. Le ditte individuali non hanno un RSIN.

Partita IVA

Utilizzato per confermare l'identità IVA dell'azienda durante le verifiche commerciali e di onboarding. I codici fiscali olandesi derivano dal BSN o dall'RSIN, a seconda della forma giuridica.

Documentazione relativa alla registrazione fiscale

Utilizzato quando i team devono confermare lo stato fiscale registrato dell'azienda oltre l'estratto del registro, soprattutto in caso di onboarding ad alto rischio o transfrontaliero.

Proprietà e controllo (UBO)

Informazioni UBO

Utilizzato per identificare le persone fisiche che detengono la proprietà o il controllo effettivo dell'entità. L'accesso ai dati relativi al titolare effettivo è limitato, pertanto le prove potrebbero dover provenire da estratti autorizzati o da documenti forniti dal cliente.

Dettagli relativi al direttore e al firmatario autorizzato

Utilizzato per confermare chi può legalmente rappresentare l'azienda e chi è autorizzato a firmare contratti, moduli di onboarding o richieste di apertura conto.

Registro degli azionisti o prova di proprietà

Utilizzato laddove la forma giuridica lo consenta e laddove la proprietà non possa essere determinata unicamente dalle informazioni del registro. Non si tratta di un documento universale valido per tutte le entità olandesi.

Lingue che trattiamo

Gestione del testo del documento

La procedura di onboarding gestita dagli olandesi include ancora passaporti stranieri, permessi di soggiorno e documenti che attestano l'indirizzo di residenza in caratteri latini. Shufti gestisce in modo impeccabile questa documentazione mista.

Controlli di corrispondenza dei nomi

I cognomi olandesi spesso includono prefissi come van, de e van der, oltre a cognomi del partner o combinati. Shufti supporta la corrispondenza consapevole delle varianti per ridurre i falsi positivi.

Coerenza delle prove

I documenti d'identità olandesi attestano l'identità, non l'indirizzo attuale. Shufti mantiene associate a un unico caso le prove relative a documenti d'identità, conti bancari, bollette e selfie, garantendo così chiarezza e coerenza nelle verifiche.

GOVERNANCE E CONTROLLI

Decisioni pronte per la verifica, minore inerzia operativa

Meno richieste di ripresentazione evitabili

I flussi di acquisizione adattivi si adattano meglio ai passaporti, alle carte d'identità e ai permessi di soggiorno olandesi, riducendo gli errori causati da tipologie di documenti miste, vecchi modelli di permesso e confusione tra i numeri di documento.

Piste di controllo più pulite

Le motivazioni delle decisioni, le note di revisione, gli esiti dello screening e i registri delle prove rimangono collegati al caso, supportando i controlli Wwft, i registri di segnalazione dell'Unità di Informazione Finanziaria (FIU) e gli obblighi di conservazione.

Risultati migliori nella corrispondenza dei nomi

I controlli che riconoscono i prefissi e le varianti aiutano a gestire i cognomi che iniziano con "van", "de" e "van der", l'uso del nome del partner e i casi di cognomi combinati che altrimenti creerebbero falsi errori di corrispondenza.

Un unico flusso di lavoro, un unico back office.

Le prove KYC, KYB e AML possono essere esaminate in un'unica visualizzazione operativa, aspetto fondamentale quando le aziende olandesi devono integrare i controlli di identità, di registro, fiscali e sanzionatori.

Progettazione del flusso ID-First olandese

Il percorso può iniziare con il passaporto o la carta d'identità olandese, per poi estendersi ai permessi di soggiorno, ai documenti di identità di cittadini stranieri o alla prova di residenza solo laddove richiesto dalle normative.

Infrastruttura di conformità di livello aziendale

Sfide relative alla verifica dell'identità e all'identificazione del cliente (IDV/KYC) nei Paesi Bassi

Rischio di abbandono durante la fase di onboarding

Eccezioni relative ai documenti misti

I documenti olandesi, dell'UE e di cittadini stranieri creano un maggior numero di casi limite, pertanto i flussi di acquisizione rigidi comportano tentativi ripetuti, code di revisione manuale e un processo di onboarding più lento.

Rielaborazione della prova di indirizzo

I passaporti e le carte d'identità olandesi attestano l'identità, non la residenza attuale, pertanto la procedura di onboarding spesso richiede un secondo documento e un maggiore follow-up con il cliente.

Frode d'identità e uso improprio del CNIC (Carta d'Identità Nazionale)

Prove riservate relative a UBO

Lo status giuridico, i firmatari e la titolarità effettiva sono presenti negli estratti del KVK e nelle prove raccolte nei casi, il che rallenta l'indagine KYB laddove l'accesso al titolare effettivo è limitato.

Elevato onere di conformità in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo.

Revisioni antiriciclaggio basate su indicatori

La Wwft richiede la due diligence della clientela (CDD), controlli sulle sanzioni, monitoraggio e segnalazione di transazioni anomale sulla base di indicatori oggettivi e soggettivi, aumentando il carico di lavoro di revisione.

Soluzioni IDV/KYC di Shufti per i Paesi Bassi

Soluzioni KYC

Verifica del viso

Contribuisce a prevenire l'usurpazione d'identità e il riciclaggio di denaro nei viaggi a distanza nei Paesi Bassi, confrontando un selfie scattato in tempo reale con il documento d'identità presentato prima dell'apertura del conto o di azioni ad alto rischio.

Verifica dell'età

Il sistema utilizza innanzitutto una stima dell'età basata sui selfie, per poi aggiungere la verifica dei documenti quando necessario, offrendo ai team olandesi un percorso più agevole per l'onboarding basato sull'età e prove più solide laddove richiesto dalle normative.

Verifica dell'indirizzo

Verifica i documenti attestanti l'indirizzo utilizzati nei Paesi Bassi, tra cui bollette di Eneco, Vattenfall o Waternet e estratti conto di ING, ABN AMRO o Rabobank, laddove sia necessaria una prova di residenza attuale.

Verifica del documento

Verifica passaporti olandesi, carte d'identità, permessi di soggiorno e passaporti stranieri, con supporto per l'acquisizione tramite MRZ, vecchi modelli di permesso e particolarità di numerazione locali come lo 0 al posto della O.

Soluzioni KYB

Verifica aziendale

Convalida le entità olandesi confrontandole con le prove di registrazione presso la Camera di Commercio olandese (KVK), i codici RSIN o di IVA, l'autorità degli amministratori e i dati disponibili sulla proprietà, consentendo ai team di verificare l'esistenza legale e il controllo in un unico flusso.

Due Diligence rafforzata (EDD)

Supporta un'analisi più approfondita quando la proprietà è opaca, l'esposizione alle sanzioni aumenta o il comportamento della transazione appare insolito, quindi raccoglie prove, motivazioni delle decisioni e cronologia del caso per una revisione strutturata e pronta per Wwft.

AML Screening

Affari AML Screening

Verifica le entità olandesi e i loro responsabili rispetto agli obblighi derivanti dalle sanzioni nazionali antiterrorismo, dalle sanzioni dell'UE e da sanzioni più ampie previste dalla legge sulle sanzioni del 1977 e dalla legge tedesca sulle sanzioni internazionali (WWFT).

Screening delle transazioni

Fornisce supporto per il monitoraggio rispetto a indicatori di transazioni anomale, schemi di conti fittizi e attività ad alto rischio, aiutando i team a preparare i file di segnalazione per l'FIU dei Paesi Bassi, ove necessario.

ALLINEAMENTO NORMATIVO

Realizzato per adattarsi al panorama normativo olandese in materia di conformità.

De Nederlandsche Bank

Shufti è uno dei supervisori olandesi del Wwft per banche, società di pagamento e compagnie assicurative. Si occupa di due diligence della clientela (CDD), screening delle sanzioni, controlli antiterrorismo nelle liste nazionali di sanzioni e registri di revisione.

Autorità per i mercati finanziari

Shufti è una delle supervisori olandesi del Wwft per le aziende regolamentate dall'AFM. Registra le decisioni di onboarding, gli esiti delle sanzioni, le segnalazioni e la cronologia delle revisioni ai fini dell'audit.

FIU - Paesi Bassi

Riceve segnalazioni di transazioni anomale tramite il portale di segnalazione dell'Unità di Informazione Finanziaria (FIU). Shufti struttura le revisioni basate su indicatori, le prove del caso e i file pronti per la segnalazione.

Camera Van Koophandel

Gestisce il Registro delle Imprese e l'infrastruttura ad accesso limitato per i titolari effettivi. Shufti raccoglie estratti, dati dei firmatari e prove di proprietà relative ai casi in un unico file KYB.

Belastingdienst

Gestisce l'identità fiscale olandese anziché fungere da registro KYB di prima linea. Shufti aiuta a conciliare la forma giuridica, l'IVA e la logica RSIN o BSN.

Autorità olandese per la protezione dei dati

Supervisiona il GDPR e la legge olandese di attuazione del GDPR. Shufti supporta la minimizzazione dei dati, i controlli di conservazione, la governance degli accessi e la gestione documentata.

Servizio Immigrazione e Naturalizzazione

Rilascia permessi di soggiorno e documenti di identità per cittadini stranieri. Shufti supporta i permessi modello 2012 e 2020, oltre alle pratiche per i documenti W, W2 e O.

Rijksdienst Voor Identiteitsgegevens

Shufti supervisiona l'infrastruttura olandese per passaporti e carte d'identità. Il suo lavoro integra l'acquisizione e la revisione dei dati nel sistema documentale alla base dei principali documenti d'identità del paese.

Scelta di implementazione

Disponibile tramite opzioni di implementazione con sede nei Paesi Bassi e in tutta l'UE, tra cui Azure West Europe, Google Cloud Netherlands, Oracle Amsterdam, provider locali o on-premise, a seconda dell'architettura.

Allineamento normativo

Conforme alle normative olandesi Wwft in materia di dovuta diligenza del cliente, sanzioni, monitoraggio e tenuta dei registri, nonché al GDPR e alla legge olandese di attuazione del GDPR.

Controlli di ritenzione

Le impostazioni di conservazione ed eliminazione configurabili possono essere allineate al requisito olandese di conservazione dei registri per cinque anni, applicato alle prove di segnalazione di transazioni anomale e ai relativi registri AML.

postura di crittografia

È possibile applicare una crittografia robusta ai dati personali e finanziari, sia in transito che a riposo, supportando i controlli di sicurezza aziendali e le aspettative di protezione previste dal GDPR.

Controlli sui dati e privacy per i Paesi Bassi

CREATO PER I TEAM DI CONFORMITÀ

Fonti olandesi in materia di antiriciclaggio che rafforzano la decisione

Autorità per i mercati finanziari (AFM)

Governo dei Paesi Bassi - Lista delle sanzioni nazionali olandesi

Pagina dell'elenco delle sanzioni nazionali contro il terrorismo

Autorità per i consumatori e i mercati (ACM)

Camera dei rappresentanti dei Paesi Bassi

Partito per la Libertà (PVV)

Opgelicht?! - AVROTROS

I nostri

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Partito per la Libertà (PVV)

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Domande frequenti

Quali sono i principali ID utilizzati per l'onboarding dei clienti nei Paesi Bassi?

Per i residenti nei Paesi Bassi, i principali documenti di identità sono il passaporto e la carta d'identità olandesi. Per i cittadini stranieri, i permessi di soggiorno sono comuni, mentre i documenti W, W2 e O possono essere richiesti in casi specifici, ma non costituiscono permessi di soggiorno.

È possibile utilizzare un passaporto se il cliente non possiede una carta d'identità olandese?

Sì. Il passaporto è un documento di identità primario standard richiesto nelle procedure di onboarding olandesi. Per i non residenti o i casi a rischio più elevato, le aziende spesso aggiungono un documento che attesti la residenza o l'indirizzo per completare la documentazione.

Di quali sanzioni interne dovrebbero tenere conto le aziende olandesi?

Le imprese olandesi devono tenere conto degli obblighi in materia di sanzioni previsti dalla legge sulle sanzioni del 1977, comprese le sanzioni nazionali contro il terrorismo, oltre alle misure europee e internazionali. La DNB e l'AFM vigilano sul rispetto delle sanzioni nei rispettivi settori.

Come vengono segnalate le transazioni insolite nei Paesi Bassi?

Gli enti segnalanti inviano le transazioni insolite all'Unità di Informazione Finanziaria (UIF) dei Paesi Bassi tramite il portale di segnalazione dell'UIF, che per la maggior parte degli enti segnalanti si basa su goAML. La segnalazione è legata a indicatori oggettivi e soggettivi e la documentazione deve essere conservata.

Quali elementi dovrebbe includere solitamente una documentazione probatoria olandese relativa al KYB (Know Your Business)?

In pratica, i team di solito iniziano con un estratto del KVK (Krishi Vigilance and Company Register), quindi aggiungono l'atto o lo statuto ove necessario, i dati IVA o RSIN per forma giuridica, l'autorizzazione ad agire come amministratore e la documentazione relativa al titolare effettivo o agli azionisti. L'accesso al titolare effettivo può essere limitato, pertanto potrebbe essere comunque necessaria la documentazione fornita dal cliente.

Come dovrebbero gestire le squadre le varianti dei nomi olandesi e i cambiamenti di cognome?

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Samer Al Tamimi@CEO di Safwa Bank

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