Zakelijke uitdagingen aanpakken met behulp van een OCR-scanner

Tekstherkenning met behulp van OCR is vergelijkbaar met hoe mensen informatie verwerken en opslaan door te lezen. Het verschil is dat mensen erover moeten nadenken, terwijl OCR-software de tekst automatisch omzet in geschreven vorm.

Het bijhouden van aantekeningen en het inrichten van een of twee kamers voor het veilig bewaren ervan behoren al lang tot het verleden.

De technologie heeft aanzienlijke vooruitgang geboekt met OCR, een van de meest recente doorbraken die een ware gamechanger is gebleken. Naar verwachting zal de OCR-markt een waarde bereiken van $13.38 miljard in 2025.

Wat is OCR? – Een kort overzicht

OCR (Optical Character Recognition) maakt het mogelijk om gescande documenten met zowel gedrukte als handgeschreven tekst om te zetten in machinaal leesbare inhoud.

Een typisch OCR-systeem werkt in drie stappen: beeldvoorverwerking, tekenherkenning en nabewerking.

OCR kan elke realistische situatie aan die tekstdetectie en -transformatie vereist, bijvoorbeeld het scannen van bonnen, het identificeren van verkeersborden, het herkennen van kentekenplaten, enzovoort.

OCR – Wat zijn de voordelen voor bedrijven?

De voordelen van OCR kunnen elk bedrijf een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren. U wordt veel productiever en kosteneffectiever zodra documenten zijn vastgelegd en gedigitaliseerd. Zo werkt het: OCR helpt de bedrijven:

1. Verbetert gegevensbeveiliging

Papieren documenten hebben een zeer korte houdbaarheid. Bovendien zijn ze onvindbaar zodra de fysieke exemplaren verloren zijn gegaan.

OCR-technologie helpt echter bij het voldoen aan de wettelijke vereisten en het wegnemen van risico's die het bedrijf schade zouden kunnen berokkenen. 

Bijna 15 miljoen In het derde kwartaal van 2022 zijn klantgegevens openbaar gemaakt door datalekken, wat zorgwekkend is. Met OCR wordt de mogelijkheid van diefstal en het vervalsen of manipuleren van documenten geëlimineerd.

2. Biedt gemakkelijke toegang tot gegevens

Het doorzoeken van een stapel papieren kan een ontmoedigende ervaring zijn. Wat als u uw zoekopdracht kon intypen en binnen enkele seconden precies het document kon vinden dat u nodig hebt? Dat is de kracht van OCR. Ongeacht de grootte van uw database, helpt OCR u om zonder obstakels toegang te krijgen tot de inhoud.

Waar iemand zich ook bevindt, met behulp van OCR kan diegene snel telefoonnummers, locaties, namen en andere gegevens opzoeken.

3. Schaal mee met je groei

Het opslaan van gevoelige bedrijfsinformatie op papier. documenten Papieren documenten zijn waardeloos omdat ze veel vaker gestolen, verloren of beschadigd raken. Bovendien nemen ze veel ruimte in beslag, wat duur is.

OCR lost het probleem van beperkte opslagruimte op door documenten te converteren en op te slaan in een gemakkelijk toegankelijk digitaal formaat.

4. Verhoogt de productiviteit

Handmatige gegevensinvoer is eentonig. Het heeft vaak een negatieve invloed op zowel de algehele prestaties als het welzijn.

OCR, dat automatisering mogelijk maakt, kan deze tijdrovende handmatige procedures echter vervangen.

Investeren in een OCR-systeem verbetert ongetwijfeld de concentratie en productiviteit op het werk, vooral als de taak bestaat uit het dagelijks verwerken van honderden papieren documenten.

5. Verlaagt de bedrijfskosten

OCR verlicht de financiële druk op uw bedrijf. Als het bedrijf bijvoorbeeld net van start gaat, hoeft het slechts parttime personeel aan te nemen om de achterstand in de administratie weg te werken.

Gescande documenten maken papier overbodig, waardoor de kosten voor kopiëren, printen en het delen van bestanden dalen.

6. Vermindert fouten

Iedereen kan fouten maken, belangrijke informatie vergeten en documenten verkeerd archiveren. OCR-software bespaart bedrijven echter dergelijke problemen.

OCR vertaalt alle documenten nauwkeurig, in plaats van dat elk document handmatig gelabeld en geïndexeerd moet worden. Werknemers besteden daardoor veel minder tijd aan papierwerk, waardoor ze zich kunnen concentreren op andere taken.

7. Ondersteunt meerdere talen

Hoewel Engels nog steeds de meest gebruikte communicatietaal is, winnen andere talen geleidelijk aan terrein. Op dit moment zijn er meer dan 17% van Spaanstaligen alleen al in de VS.

Daarbij komt nog dat Nederlands, Frans en andere Europese talen nu ook hun weg naar het internet vinden, doordat er steeds meer content lokaal wordt geproduceerd. OCR Het systeem ondersteunt nu meerdere talen, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om hun klanten te behouden.

OCR detecteert tekst in foto's, bepaalt de taal en vertaalt deze vervolgens volgens de voorkeuren van de gebruiker.

8. Kortere doorlooptijden

Veel van de gegevens die vaak herhaaldelijk worden gebruikt, zijn eigenlijk hinderlijk omdat de werknemer steeds dezelfde informatie opnieuw moet invoeren.

Ze kunnen tijd besparen door gebruik te maken van geautomatiseerde OCR.

Met behulp van dit innovatieve systeem voor gegevensregistratie kunnen bedrijven al het dagelijkse documentbeheer automatiseren, handmatige handelingen elimineren en tot wel 80% van hun tijd besparen.

Een ander voordeel van OCR is dat het invullen van formulieren een fluitje van een cent maakt. OCR vindt gegevens in documenten en bewaart deze, waardoor medewerkers in de toekomst snel formulieren kunnen invullen of e-mails kunnen versturen.

9. Betere klantenservice

Met OCR kunnen bedrijven snel toegang krijgen tot klantgegevens en deze direct opvragen om vragen van klanten te beantwoorden. Klanten hoeven minder lang te wachten, wat uiteindelijk leidt tot een prettige klantervaring.

10. Introduceert automatisering

Het voornaamste voordeel van OCR is automatisering; het voert de achterstallige gegevensinvoer automatisch uit, waardoor de kans op menselijke fouten wordt geëlimineerd.

Deze ogenschijnlijk onbeduidende fouten kunnen aanzienlijke gevolgen hebben, met name voor procedures en organisaties die gevoelige gegevens verwerken of die te maken krijgen met hoge boetes voor fouten, zoals de financiële dienstverlening en de farmaceutische industrie.

Het risico dat gepaard gaat met handmatige invoer wordt geëlimineerd en workflows worden veel effectiever en schaalbaarder wanneer AI-gestuurde OCR wordt geïntegreerd.

OCR - Toepassingsvoorbeelden in verschillende sectoren

• Financiële sector: Banken en andere financiële instellingen vertrouwen op OCR om te verminderen bedrog en verhoogt de nauwkeurigheid. Bovendien vereenvoudigt de technologie het gegevensbeheer, verbetert de beveiliging en verhoogt de klanttevredenheid.

• Juridische sector: De juridische en overheidssectoren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens van miljoenen mensen en hebben daarom direct een OCR-scanner nodig. OCR-technologie maakt het zoeken naar gegevens, registraties en stemmen eenvoudiger.

• Reissector: Veel hotels en luchthavens vertrouwen om veiligheidsredenen op OCR-software. De technologie verbetert de efficiëntie en garandeert dat de paspoorten van reizigers snel worden gecontroleerd. Het grote voordeel is dat menselijke fouten worden uitgesloten.

• Voedselindustrie: OCR-technologie verandert ook de manier waarop de voedingsindustrie werkt. De sector profiteert er op verschillende manieren van, onder andere door de productie te verbeteren, de reactietijden te verkorten en de productprocessen te stroomlijnen.

• Sector gezondheidszorg: OCR-technologie draagt ​​bij aan de snelle evolutie van de gezondheidszorg. Medisch personeel, waaronder artsen, verpleegkundigen en bepaalde andere zorgverleners, heeft nu toegang tot de gegevens, kan aanbevelingen doen en recepten uitschrijven.

Wil je je bedrijf automatiseren? Laat Shufti het werk voor je doen!

Is uw bedrijf van plan om papiergebruik af te schaffen en volledig geautomatiseerd te werken? Shufti's biedt dan de oplossing. OCR-technologie kan zaken voor u doen.

Bedrijven en organisaties kunnen de OCR-datascanner van Shufti gebruiken als ze willen stoppen met het gebruik van papieren documenten. Shufti helpt bedrijven bij het automatiseren van hun data-extractie met snelle, realtime resultaten.

De banksector, e-commerce, digitale betaling Sommige systemen, en andere, kunnen OCR-technologie gebruiken om klantgegevens binnen een seconde uit elk type document te extraheren.

Nog steeds niet helemaal duidelijk? Neem contact op met onze specialisten voor alle informatie over OCR voor bedrijven.