E-handtekening | Digitaliseer en verifieer overeenkomsten conform de regelgeving

Het gebruik van elektronische handtekeningen, ofwel e-handtekeningen, heeft zakelijke transacties ingrijpend veranderd. De tijd dat er een eindeloze stapel papierwerk op het bureau lag en je weken moest wachten op ondertekende overeenkomsten, is voorbij. Technologische vooruitgang heeft het ondertekenen van documenten ongetwijfeld gemakkelijker dan ooit gemaakt, maar er bestaat ook een risico op hoogwaardige documenten. document vervalsing of vervalste handtekeningen, wat kan leiden tot financiële verliezen en reputatieschade voor bedrijven.

Met geavanceerde bewerkingsprogramma's is het eenvoudig om een ​​bord te vervalsen, waardoor er geen ruimte meer is voor verdenking. Dat wordt gemeld door de Oplichtingsstatistieken Dat de schade door pogingen om persoonlijke informatie te bemachtigen tot op heden is opgelopen tot $47,663,679, met een toename van het aantal meldingen tot 126,777. Het aantal meldingen met financiële verliezen is met 2.9% gestegen.

Hoewel elektronische handtekeningen talloze voordelen bieden, brengen ze ook uitdagingen met zich mee, zoals fraude en oplichting die bedrijven financiële verliezen en onnodige boetes voor het niet naleven van de regelgeving kunnen kosten. Om dit te voorkomen, is het allereerst belangrijk te begrijpen wat een elektronische handtekening is, hoe deze werkt en hoe u aan de regelgeving kunt blijven voldoen. Het is echter cruciaal om het verschil te begrijpen tussen een elektronische handtekening en het simpelweg kopiëren en plakken van een handtekeningafbeelding in een pdf-document, aangezien deze technologie inmiddels de standaardpraktijk is geworden. 

Wat is een elektronische handtekening?

Een handtekening in elektronische vorm wordt een e-handtekening of elektronische handtekening genoemd. Simpel gezegd, een elektronische handtekening wordt door een ondertekenaar geplaatst met behulp van elektronische middelen in plaats van de traditionele handtekening met inkt. Het is een procedure waarbij computers worden gebruikt om de handtekening te verifiëren en de integriteit van het document te garanderen.

Inkooporders, arbeidsovereenkomsten, verkoopcontracten, toestemmingsformulieren, huur-/leaseovereenkomsten, vrijwaringen van aansprakelijkheid, financiële documenten en vele andere cruciale documenten worden in diverse zakelijke contexten en sectoren elektronisch ondertekend.

Een elektronische handtekening die versleuteld is en de identiteit van de ondertekenaar bewijst, wordt een digitale handtekening genoemd. Omdat digitale handtekeningen door gerenommeerde instanties worden geverifieerd, worden ze doorgaans goedgekeurd. 

E-handtekeningverificatie: wat is dat?

Net als een digitale 'feitencontrole' bevestigt elektronische handtekeningverificatie dat de handtekening op een ondertekend document daadwerkelijk is gezet door de ondertekenaar die in het document vermeld staat.

Of een document nu met een elektronische handtekening op een computer of een mobiel apparaat is ondertekend, de gegevens die het apparaat op het moment van ondertekening vastlegt, omvatten de datum, tijd, locatie en het IP-adres. Op basis van deze informatie kan onomstotelijk worden vastgesteld dat de ondertekenaar de handtekening heeft gezet en de eigenaar ervan is.

Wat is een vervalste elektronische handtekening?

Juridisch gezien vereist vervalsing de aanwezigheid van een frauduleuze intentie; desalniettemin kan een vervalste handtekening worden gedefinieerd als een handtekening die authentiek is bevonden, maar waarbij daadwerkelijk fraude is gepleegd. Het vaststellen van de "intentie" van de schrijver is niet de taak van een documentonderzoeker; de uiteindelijke beslissing of een betwiste handtekening of document een vervalsing is, ligt bij de rechter of jury.

Een forensisch documentonderzoeker ontvangt vaak verzoeken om een ​​verdachte handtekening op een online document te onderzoeken. Een zorgvuldige analyse van de lijnkwaliteit, schrijfsnelheid, lettervormen, hoogteverhoudingen en grootte van de handtekening is noodzakelijk om te bepalen of deze authentiek is. 

Tegenwoordig gebruiken criminelen moderne technologie en bewerkingsprogramma's zoals Adobe waarmee ze met één klik of door middel van overtrekken een perfecte elektronische handtekening kunnen creëren, waardoor het moeilijk is om onderscheid te maken tussen een originele en een vervalste handtekening. Op papier is een handtekening gemakkelijk te herkennen en te verifiëren aan de hand van lijnen en strepen, maar het verifiëren van een elektronische handtekening is lastig omdat geavanceerde tools er een exacte kopie van maken, waardoor het moeilijk is om een ​​vervalste handtekening te identificeren of te controleren.

Hoe werkt de verificatie van elektronische handtekeningen?

Versleuteling, gebaseerd op publieke en private sleutels, verifieert elektronische handtekeningen. Elke publieke en private sleutel wordt gelijktijdig aangemaakt en is vanaf het begin met elkaar verbonden, net als bij een partnerschap. Wanneer de publieke sleutel en de private sleutel van de "partner" worden samengevoegd, kunnen gegevens worden ontsleuteld.

Identiteitsverificatie

Het verifiëren van een handtekening werkt vergelijkbaar met het inloggen op een website met een e-mailadres en wachtwoord. Bedrijfsidentificatie kan worden gevalideerd met behulp van deze twee gegevens gecombineerd. 

Wanneer een ondertekenaar een elektronische handtekening gebruikt, bevat deze alle informatie die nodig is voor de ondertekening. identiteit verificatie proces. Ze zullen de publieke sleutel en alle aanvullende informatie die nodig is om hun handtekening te valideren, samen met het originele en versleutelde materiaal, verstrekken wanneer ze een overeenkomst ondertekenen en retourneren.

Door het bestand met beide sleutels te decoderen, kunnen gebruikers dus bevestigen dat een handtekening authentiek is en dat hun document niet is gemanipuleerd of door iemand anders is ondertekend. 

Authenticiteitsverificatie

Het verifiëren van een elektronische handtekening is ook essentieel om ervoor te zorgen dat er slechts één exemplaar van het document bestaat en dat er geen vervalste kopieën in omloop zijn. E-handtekeningverificatie valideert het origineel in geval van manipulatie.

De publieke sleutel die samenwerkt met de privésleutel is vanwege de verificatie alleen aanwezig in het authentieke document. Hierdoor kan de certificeringsinstantie snel bepalen welk document authentiek is en welk niet.

Het waarborgen van de integriteit van handtekeningen

Het waarborgen van de legitimiteit en consistentie van digitale handtekeningen is cruciaal voor het verificatieproces. Cryptografische hashfuncties worden vaak gebruikt om de integriteit van de handtekening te garanderen. Deze functies creëren een unieke digitale vingerafdruk van het ondertekende document, die kan worden vergeleken met de originele vingerafdruk om eventuele wijzigingen te identificeren.

Voor het genereren van deze digitale vingerafdrukken worden complexe cryptografische algoritmen gebruikt. Elke vorm van manipulatie of vervalsing van de handtekening kan worden opgespoord met behulp van een hashwaardegenerator.

Digitaliseer overeenkomst met naleving

Organisaties zijn wettelijk verplicht om de authenticiteit van elektronische handtekeningen te verifiëren. Enkele voorbeelden van regelgeving zijn: 

eIDAS

De regelgeving van de Europese Unie (EU) met betrekking tot elektronische transacties en identiteit staat bekend als Elektronische identificatie, authenticatie- en vertrouwensdiensten, ofwel “eIDASDe wettelijke specificaties voor elektronische handtekeningen maken deel uit van eIDAS. Deze specificaties bieden bedrijven een betrouwbare, veilige en beveiligde oplossing voor het online ondertekenen van documenten.

eIDAS erkent drie wettelijke niveaus van elektronische handtekeningen:

1. Eenvoudige elektronische handtekeningen (SES)
2. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)
3. Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES)

HIPAA

Omdat HIPAA geen precieze criteria bevat voor hoe ondertekende documenten en digitale handtekeningen moeten worden vastgelegd met inachtneming van de wettelijke vereisten, vallen deze documenten en digitale handtekeningen in een vreemde categorie onder de regelgeving.

Voordat de wetgeving in 2003 werd aangenomen, werden alle bepalingen met betrekking tot elektronische handtekeningen uit de HIPAA-beveiligingsregel (1998) verwijderd.

Wat betreft elektronische handtekeningen en De privacyvereiste van HIPAA, het ministerie van Volksgezondheid en Sociale Zaken (HHSDe website vermeldt nu het volgende:

"Ervan uitgaande dat het elektronische contract voldoet aan de toepasselijke eisen van het staatscontractrecht. De Privacyregel staat over het algemeen toe dat elektronische documenten, waaronder overeenkomsten met zakelijke partners, als schriftelijke documenten worden beschouwd om aan de eisen van de regel te voldoen."

Anders gezegd: het gebruik van elektronische handtekeningen of een oplossing voor elektronische handtekeningen om documenten te ondertekenen, brengt de integriteit van persoonsgebonden gezondheidsinformatie niet in gevaar en is niet in strijd met de HIPAA-regelgeving, zolang de contractuele wetgeving van de betreffende staat wordt nageleefd.

ESIGN

Volgens de Amerikaanse federale ESIGN-wetEen elektronisch geluid, symbool of procedure die verband houdt met een contract wordt beschouwd als een “elektronische handtekening.” Een persoon voert een overeenkomst uit of neemt deze aan met de bedoeling deze te ondertekenen.

In 2000 brak in alle delen van de VS waar federale wetgeving van toepassing is een nieuw tijdperk van documentstroomlijning aan toen de Amerikaanse overheid de ESIGN Act instelde om de invoering van elektronische handtekeningen te vergemakkelijken. Volgens deze wet wordt een elektronische handtekening gedefinieerd als: “Een elektronisch geluid, symbool of proces, gekoppeld aan of logisch verbonden met een contract of ander document, en uitgevoerd of aangenomen door een persoon met de bedoeling het document te ondertekenen.” Deze wet waarborgt het volgende:

• Elektronische handtekeningen zijn toelaatbaar als bewijs in gerechtelijke procedures.
• Handtekeningen op papier en elektronische handtekeningen zijn beide rechtsgeldig.
• Elektronische documenten blijven rechtsgeldig en afdwingbaar, en hun werking wordt niet betwist. 

UETA

Om een ​​wettelijk kader per staat te bieden voor het gebruik van elektronische handtekeningen, heeft de Uniform Law Commission ook de Uniform Electronic Transactions Act opgesteld (UETA) in 1999, als aanvulling op de ESIGN Act. Het beschrijft de wettelijke vereisten voor handtekeningen voor alles, van elektronische transacties tot het bewaren van documenten en overdraagbare gegevens. 48 Amerikaanse staten hebben de UETA overgenomen. 

Illinois

Volgens Illinois' 1999 Wetgeving inzake elektronische handtekeningen 5 ILCS 175/1-101 New YorkBepaalde e-handtekeningformaten zijn veiliger dan andere. Hieronder volgen enkele kenmerken die deze e-handtekeningen definiëren:

• Het “veilige karakter” van de handtekening, die door beide partijen op een verifieerbare manier is aangebracht, wordt door beide partijen erkend.
• geproduceerd op een manier die als economisch verantwoord wordt beschouwd.
• en betrouwbaar voor alle partijen die te goeder trouw handelen.

ESRA

In New York worden elektronische handtekeningen, net als handtekeningen op papier, juridisch bindend geacht volgens de Electronic Signatures and Records Act van 2000.ESRAVoor wie e-handtekeningen wil gebruiken binnen de context van ESRA, is er zelfs een handleiding met best practices beschikbaar.

Conclusie

Het is cruciaal om te onthouden dat de precieze aanpak en strategieën kunnen variëren afhankelijk van het gebruikte technologieplatform of de dienstverlener. Het kiezen van een betrouwbare en vertrouwde oplossing voor elektronische handtekeningen kan bedrijven helpen bij het oplossen van compliance-gerelateerde problemen en het beschermen van hun financiën en bedrijfsintegriteit.

E-handtekeningverificatie is een noodzakelijke veiligheidsmaatregel om te garanderen dat documenten volledig wettelijk beschermd zijn en verifieerbare handtekeningen bevatten, zowel met inkt als elektronisch. Onze allesomvattende ID-oplossing documentverificatie Een oplossing voor de verificatie van elektronische handtekeningen maakt gebruik van geavanceerde technologie om conventionele methoden voor identiteitsverificatie te verbeteren. De dienst analyseert kenmerken van handtekeningen, zoals patronen en hologrammen, om te bepalen of er gebruik is gemaakt van AI-gestuurde methoden om ze te wijzigen. Door te kiezen voor een oplossing voor de verificatie van elektronische handtekeningen kunnen bedrijven vertrouwelijke documenten authenticeren en tegelijkertijd het risico op criminaliteit vermijden.