KYB-screening: wat er gecontroleerd wordt, wanneer het uitgevoerd wordt en triggers voor herscreening

De meeste compliance-teams voeren een registercontrole uit, verzamelen een oprichtingsdocument en beschouwen het bedrijf vervolgens als geverifieerd. Deze snelle aanpak is echter niet wat toezichthouders bedoelen met een 'Ken uw bedrijf'-screening. De UNODC schat dat jaarlijks tussen de 2% en 5% van het wereldwijde bbp, ruwweg 800 miljard tot 2 biljoen dollar, wordt witgewassen. Een aanzienlijk deel hiervan loopt via bedrijven die op papier legitiem lijken.

Wat is KYB-screening?

KYB-screening is de laag die bovenop de documentverzameling draait. Het vergelijkt een bedrijf met sanctielijsten, watchlists, PEP-registers, negatieve mediaberichten en eigendomsdatabases, en blijft dit doen nadat het onboardingproces is afgerond. Dit artikel legt uit wat de screeninglaag controleert, hoe deze verschilt van de onboardingverificatie en welke gebeurtenissen een nieuwe screening zouden moeten activeren.

Wat er bij een KYB-screening daadwerkelijk wordt gecontroleerd

KYB-screening begint waar de bedrijfsregistratie eindigt. Een oprichtingsdocument bevestigt dat een bedrijf juridisch bestaat. De screeningfase stelt de lastigere vragen: wie heeft de controle, is het bedrijf integer en zijn er veranderingen opgetreden?

Bedrijfsregistratie en juridische status

De eerste controle betreft of het bedrijf momenteel actief is, een goede reputatie heeft en geregistreerd staat op het opgegeven adres. Deze stap maakt gebruik van officiële handelsregisters en wordt in realtime vergeleken waar API's beschikbaar zijn. Ontbonden entiteiten, geschorste vergunningen en onjuiste jurisdicties komen hier aan het licht.

Die verificatie bevestigt tevens of de geregistreerde directeur of gemachtigde daadwerkelijk is wie hij of zij beweert te zijn, waardoor de documentverificatie direct gekoppeld wordt aan de bedrijfsadministratie.

UBO-identificatie en eigendomsregistratie

Dit is waar de meeste handleidingen te vinden zijn. ken uw bedrijf Processen lopen vast. Het traceren van eigendom via holdingmaatschappijen, trusts en stromanconstructies vereist het achtereenvolgens controleren van meerdere registers, waarna de identiteit van elke natuurlijke persoon die uiteindelijk een controlerend belang heeft, moet worden geverifieerd.

Een analyse van Moody's uit 2023 van 472 miljoen bedrijven bracht aan het licht dat bijna 20 miljoen bedrijven kenmerken van lege vennootschappen vertoonden. Dit bracht de FATF ertoe dergelijke structuren de "vluchtauto" voor wereldwijde witwaspraktijken te noemen. Het vinden van de werkelijke menselijke controleur achter deze gelaagde entiteiten is de operationele uitdaging die de screeninglaag moet aanpakken.

Sancties, PEP en screening op negatieve mediaberichten bij KYB

Zodra de structuur in kaart is gebracht, doorloopt elke persoon en entiteit in de keten een screeningproces.

Sanctiescreening De bedrijfsnaam en de bekende zeggenschapspersonen worden gecontroleerd aan de hand van de SDN-lijst van OFAC, de geconsolideerde sanctielijst van de VN, restrictieve maatregelen van de EU, het Britse ministerie van Financiën en tientallen nationale regelgevingen. Een gesanctioneerde dochteronderneming die zich drie lagen diep in de eigendomsstructuur bevindt, wordt beschouwd als een risico voor de instelling die de transactie verwerkt.

PEP-screening richt zich op politiek prominente personen in de eigendoms- of managementlaag. Een directeur met een hoge overheidsfunctie wordt tegenwoordig misschien niet gesanctioneerd, maar brengt wel een risicoprofiel met zich mee dat verscherpt onderzoek vereist. FATF-normenDe PEP-status blokkeert de onboarding niet automatisch; het leidt tot een aanvullende beoordeling.

Negatieve mediascreening voegt een vierde datastroom toe: negatief nieuws, berichtgeving over handhaving en associaties met financiële criminaliteit die nog niet op officiële lijsten voorkomen. Regelgevende maatregelen genereren vaak maanden voordat ze tot een formele sanctie leiden al persaandacht. Voor een duidelijke uitleg over hoe dit werkt, zie de betreffende pagina. AML-screening Omdat de KYB- en AML-functies zich bezighouden met sancties en negatieve media, delen ze steeds vaker dezelfde datalaag.

KYB-onboarding versus KYB-screening: wat is het verschil?

KYB-onboarding is het proces waarbij de informatie die een bedrijf verstrekt bij de eerste aanvraag om met u samen te werken, wordt verzameld, geverifieerd en gevalideerd. U verzamelt oprichtingsdocumenten, identiteitsbewijzen van directeuren, verklaringen van uiteindelijke begunstigden en een adresbewijs, en controleert vervolgens of deze documenten authentiek en consistent zijn.

KYB-screening is het proces dat wordt uitgevoerd om geverifieerde informatie te controleren zodra deze beschikbaar is. Onboarding is een eenmalige handeling. Screening is een continu programma dat geverifieerde entiteiten en personen controleert aan de hand van actuele watchlists, nieuwsfeeds en registerupdates.

Het onderscheid is praktisch gezien belangrijk. Een bedrijf dat twee jaar geleden de onboardingprocedure heeft doorlopen, heeft mogelijk afgelopen kwartaal een goedgekeurde investeerder aangetrokken. De 'Ken uw bedrijf'-verplichting eindigt niet bij de onboarding, en toezichthouders zijn hier steeds duidelijker over.

Wat is de aanleiding voor een hercontrole in het kader van KYB-compliance?

Er zijn twee modellen die van toepassing zijn op hervertoning: een op de kalender gebaseerd model en een op gebeurtenissen gebaseerd model.

Kalendergebaseerde schema's stellen een vast beoordelingsinterval vast per risicocategorie. De EU-verordening ter bestrijding van witwassen, die vanaf juli 2027 volledig van kracht is, formaliseert dit in artikel 26 van de AMLAR: klanten met een hoog risico moeten minstens jaarlijks worden beoordeeld, terwijl klanten met een laag risico maximaal eens in de vijf jaar moeten worden beoordeeld. EU AML-pakket Het verlaagt ook de drempel voor de identificatie van de uiteindelijke begunstigde van "meer dan 25%" naar "25% of meer" van de aandelen of stemrechten. Dit betekent dat sommige eigendomsstructuren die voorheen onder de drempel vielen, opnieuw op basis daarvan moeten worden beoordeeld.

Gebeurtenisgestuurde triggers worden in de meeste volwaardige complianceprogramma's bovenop de periodieke controles toegepast. Veelvoorkomende triggers zijn onder andere de volgende:

• Er verschijnt een nieuwe persoon in de bedrijfsgegevens die bij het handelsregister zijn ingediend.
• Het bedrijf wordt genoemd in een negatief mediabericht over financiële criminaliteit.
• Bij een update van de sanctielijst wordt een naam toegevoegd die overeenkomt met een bestaande UBO of directeur.
• De entiteit wijzigt haar statutaire zetel naar een rechtsgebied met een hogere risicoclassificatie.
• Ongebruikelijke transactiepatronen duiden op een verandering in de ogenschijnlijke bedrijfsactiviteit.

Bij een beoordeling die alleen op de kalender is gebaseerd, kom je vaak pas maanden nadat een belangrijke wijziging heeft plaatsgevonden hiervan op de hoogte. Een herbeoordeling op basis van specifieke gebeurtenissen overbrugt die kloof.

Voorgestelde lezen: KYB-nalevingshandleiding

Hoe bedrijfsscreening verschilt van individuele screening

Bij een individuele KYC-screening wordt één persoon getoetst aan een reeks vastgestelde controles: authenticiteit van documenten, biometrische overeenkomst, sancties en PEP's. De persoon die wordt gescreend is een mens met een vaste identiteit.

Een screening van een bedrijf is structureel complexer. De entiteit zelf verandert in de loop der tijd door eigendomsoverdrachten, benoemingen van bestuurders, nieuwe dochterondernemingen en wijzigingen in vergunningen. Elke verandering kan het risicoprofiel van de initiële screening beïnvloeden.

Bedrijfsscreening omvat ook het gelijktijdig controleren van meerdere personen. Een bedrijf met drie directeuren en twee uiteindelijke begunstigden Dit vereist vijf individuele screenings plus een sanctiecontrole op entiteitsniveau voor de bedrijfsnaam zelf. Dat aantal loopt aanzienlijk op bij groepsstructuren.

De praktische implicatie hiervan is dat zakelijke verificatie Het kan niet worden beschouwd als een eenmalige controle met een vast resultaat. Het is een dynamisch dossier dat onderhoud vereist.

Op grote schaal is het met handmatige workflows niet haalbaar om bij te houden welke zakelijke klanten van eigenaar zijn veranderd, welke UBO-identiteiten op een zwarte lijst staan ​​en welke hercontroletermijnen naderen. De KYB-oplossing van Shufti voert controles uit in het handelsregister, het opsporen van UBO's, screening op sancties en PEP's, en monitoring van negatieve media via één enkele API in meer dan 250 landen, waarbij continue hercontroles in hetzelfde proces zijn geïntegreerd. Demo aanvragen om te zien hoe het screeningproces aansluit op uw huidige onboardingvolumes.