OCR-oplossing: een onmisbare tool voor elk bedrijf om workflows te automatiseren.

Het converteren van documenten en bestanden van het ene formaat naar het andere is noodzakelijk tijdens transacties en zakelijke overeenkomsten. Soms worden daarbij bestanden in PNG-, JPEG- of PDF-formaat gebruikt. Ze zijn erg praktisch voor het versturen en opslaan van geschreven tekst, maar hoe wordt die tekst verwerkt, gelezen en bewerkt door machineprogramma's?

Nu bedrijven overstappen op een papierloze wereld, is het digitaliseren van handgeschreven content essentieel om de gegevens op te slaan en beschikbaar te maken wanneer nodig. Traditioneel gebeurde dit door middel van transcriptie, wat een tijdrovende en kostbare taak was. 

Hier komt optische tekenherkenning (OCR) in beeld, waarmee bedrijven en particulieren afbeeldingen van handgeschreven, getypte of gedrukte tekst kunnen scannen en omzetten naar een bewerkbare vorm. De wereldwijde marktwaarde van OCR zal naar verwachting bereiken $ 39,655 miljoen door 2030. 

Voordelen van het gebruik van optische tekenherkenning 

OCR-technologie, een stap richting digitalisering, biedt vele directe en langetermijnvoordelen. Hieronder volgen zes manieren waarop OCR de efficiëntie van bedrijven in dit moderne tijdperk verbetert:

1. Verbeterde zoek- en bewerkingsmogelijkheden

Doorzoekbaarheid is essentieel bij het werken met grote hoeveelheden databestanden. Je kunt bijvoorbeeld een gearchiveerd rapport hebben van duizenden pagina's met alle details over de prestaties van klanten of bedrijven. Het handmatig opzoeken van de details en het controleren van elke pagina kan een eeuwigheid duren. Optische karakter erkenning Het helpt om relevante informatie op die pagina's te zoeken met behulp van trefwoorden. De tijd dat mensen documenten moesten overschrijven is voorbij, want OCR helpt nu om bestanden om te zetten naar een ander formaat. Zet gegevens snel om naar HTML-, Word- of Excel-formaat. Vervolgens kun je gegevens eenvoudig kopiëren en plakken of typefouten corrigeren. 

2. Gestroomlijnde gegevensinvoer met minimale fouten

Het handmatig ophalen van informatie uit documenten is tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Met OCR-software kunnen bedrijven kosten besparen, omdat ze geen personeel hoeven in te huren om die fouten handmatig te corrigeren. Hierdoor kunnen medewerkers zich richten op urgente taken die meer aandacht vereisen. Bovendien wordt de kans op fouten met OCR aanzienlijk verkleind. 

3. Lagere personeels- en materiaalkosten

OCR-software helpt bedrijven aanzienlijk kosten te besparen. Minder papierwerk betekent minder personeel en lagere trainingskosten. Ten tweede, omdat de bestanden digitaal worden opgeslagen, is het niet nodig om papieren documenten aan te schaffen. dure kasten om deze bestanden in op te bergen.

4. Verhoogde bescherming van activa

Natuurrampen zoals diefstal en brand kunnen de gegevens in bestanden of documenten vernietigen. Door ze digitaal op te slaan, worden klanten en bedrijven echter beschermd tegen deze risico's. Dit is waar een OCR-oplossing Het blijkt een veelbelovende oplossing te zijn die bedrijven beschermt tegen verschillende soorten kwaadwillige pogingen en cyberaanvallen.

5. Tijdsbesparend en moeiteloos beheer

OCR maakt het voor bedrijven niet alleen makkelijker om tekst om te zetten in een bewerkbare vorm, maar helpt ook bij het automatiseren van workflows. Bijvoorbeeld: Het documentbeheersysteem (DMS) is ontworpen om documenten te identificeren en door te sturen naar de juiste personen voor verwerking. Dit minimaliseert vertragingen in de dagelijkse bedrijfsvoering.

6. Tevreden en meer betrokken werknemers

Het invoeren van gegevens is een repetitieve en saaie taak die een werknemer op een onproductieve manier uitdaagt. Dergelijke taken leiden niet alleen tot verkeerd opgeslagen gegevens, maar hebben ook een negatieve invloed op de geestelijke gezondheid van de werknemers. OCR-software Door deze taken uit te voeren, krijgen bedrijven tevredener werknemers die zich kunnen richten op andere projecten die hun aandacht vereisen. Bovendien dragen tevreden werknemers bij aan een positief imago van het merk in de markt en tillen ze het naar een hoger niveau.   

Gebruik gevallen van OCR

Van het extraheren van informatie uit documenten tot het automatiseren van bedrijfsprocessen: OCR helpt bedrijven bij hun dagelijkse werkzaamheden. Zo werkt het:

• Kentekenherkenning: Software voor optische tekenherkenning analyseert kentekenplaten en haalt daar informatie uit op, zoals staatsnamen en registratienummers.
• Streepjescode scannen: Computers kunnen barcodes op artikelen/producten scannen en er met behulp van OCR gegevens uit extraheren.
• Verificatiedoeleinden: OCR Het wordt gebruikt om de echtheid van visa, paspoorten en andere reisdocumenten te controleren. Het controleert ook of juridische documenten zoals contracten en overeenkomsten correct en leesbaar zijn voordat ze naar klanten worden verzonden.
• Winkeletiketten herkennen: OCR is een uitstekende keuze voor diverse winkels, omdat het automatisch productetiketten leest en vergelijkt met de catalogus van het betreffende artikel. Zo kan worden gecontroleerd of artikelen niet op voorraad zijn, welke producten wel in de schappen liggen of of er fouten in het magazijn zijn.
• Automatisering van gegevensinvoer: OCR helpt bedrijven bij het automatiseren van gegevensinvoer in databases.
• Verkeerslichten lezen: OCR-software wordt ook gebruikt om te lezen welke kleuren er op de verkeerslichten staan.
• Verwerking van verzekeringsclaims: OCR-machine learning scant documenten en authenticeert handtekeningen, adressen, data en andere gegevens van klanten die een klacht hebben ingediend over schade veroorzaakt door rampen zoals brand of diefstal.
• Het aflezen van energiemeters: Nutsbedrijven gebruiken OCR-software om gas-, elektriciteits- en watermeters uit te lezen, zodat ze klanten de juiste bedragen in rekening kunnen brengen.
• Etiketten van geneesmiddelen: Apotheken gebruiken OCR-controles om relevante details uit geneesmiddelenetiketten te halen, zodat computersystemen deze kunnen bestuderen en verwerken.
• Sociale media-monitoring: Bedrijven gebruiken een OCR-oplossing om vermeldingen van hun merk in verschillende tweets, berichten op sociale media en zelfs Facebook-updates te identificeren en te categoriseren.

Waar Shufti in beeld komt

Voor bedrijven die papierloos willen werken en met minimale investering willen bijdragen aan een duurzame toekomst, is Shufti de ideale oplossing. 

Dit is wat Shufti's OCR-oplossing brengt op tafel:

• Eenvoudige API-integratie 
• Directe data-extractie van afbeeldingen naar tekst
• Scannen naar gestructureerde en ongestructureerde documenten
• Wereldwijde dekking in meer dan 150 talen.
• Ongeëvenaarde nauwkeurigheid van meer dan 99%

Wilt u uw data-extractieproces automatiseren?