5 kroków do usprawnienia procesu należytej staranności wobec klienta

Era cyfrowa przyniosła nową falę oszustw finansowych. Szacuje się, że $ 4.7 biliona przychodów firm traci się rocznie z powodu oszustw. Firmy, najbardziej dotknięte pandemią oszustw, szukają sposobu na wyjście z sytuacji.Biorąc pod uwagę zaistniałą sytuację, organy regulacyjne wprowadzają surowsze przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i obowiązki w zakresie należytej staranności wobec klienta (CDD). 

Kilka słów o należytej staranności wobec klienta

Czym więc jest CDD? To proces identyfikacji klientów, weryfikacji ich tożsamości i śledzenia ich zachowań w celu ochrony firm przed oszustami. Obowiązek spoczywający na instytucjach finansowych i niektórych innych firmach. CDD pomaga ograniczyć pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu i inne odrażające przestępstwa. 

3 rodzaje należytej staranności wobec klienta 

Chociaż CDD jest obowiązkowe dla niektórych instytucji, nie oznacza to, że każdy klient musi przejść kompleksowy proces monitorowania. W zależności od poziomu ryzyka związanego z danym klientem, musi on zostać poddany uproszczonemu badaniu due diligence (SDD), standardowemu badaniu due diligence klienta lub Zwiększona należyta staranność (EDD).

• Uproszczona należyta staranność: Weryfikacja SDD jest przeprowadzana, gdy klient stwarza niewielkie lub żadne ryzyko dla firmy lub gdy produkt, o który się ubiega, stwarza niewielkie ryzyko. Klienci o niskim ryzyku są identyfikowani po prostu na podstawie oficjalnych dokumentów i danych osobowych (PII).   

• Standardowa należyta staranność wobec klienta: Procedurę CDD przeprowadza się, gdy klient stanowi umiarkowane ryzyko dla firmy. Profile o średnim ryzyku są weryfikowane na podstawie oficjalnych dokumentów, danych osobowych i oficjalnego identyfikatora zewnętrznego, zgodnie z wymogami KYC (Know Your Customer).  

• Wzmocniona należyta staranność: EDD stosuje się w przypadku klientów, którzy stanowią wysokie ryzyko dla organizacji, mieszkają w jurysdykcjach wysokiego ryzyka lub prowadzą działalność wysokiego ryzyka. 

Instytucje podlegające przepisom CDD

Procedury AML i due diligence są uważane za regulacje bankowe, jednak dotyczą one również niektórych firm spoza sektora bankowego. Chociaż przepisy różnią się w zależności od kraju, firmy spotykają się z surowymi regulacjami dotyczącymi tego, które firmy powinny wdrażać procedury due diligence wobec klientów. 

Sekcja 352 amerykańskiej ustawy Patriot Act zmieniła ustawę o tajemnicy bankowej, rozszerzając zakres obowiązków przedsiębiorstw, które muszą wdrażać procedury należytej staranności. Wcześniej tylko banki musiały przestrzegać przepisów AML. Teraz firmy spoza sektora finansowego, takie jak pośrednicy-dealerzy są również zobowiązane do wdrażania programów AML. 

W Wielkiej Brytanii obowiązują również bardziej rygorystyczne zasady dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy. „Rozporządzenie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy z 2007 r.”. Przepisy określają sektory które muszą stosować procesy należytej staranności:

• Firmy świadczące usługi finansowe
• Dostawcy usług księgowych
• Dealerzy o wysokiej wartości
• Ubezpieczyciele
• Usługi telekomunikacyjne
• Handlarze na rynku sztuki
• Usługi agencji nieruchomości
• Usługi płatności rachunków

piąta europejska dyrektywa w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AMLD 5) Obejmowały one usługi związane z podatkami, handel dziełami sztuki, wymianę walut wirtualnych i portfele. Dyrektywa AMLD 6 weszła w życie w 2020 r., ustanawiając odpowiedzialność przedsiębiorstw za pranie pieniędzy. 

Jak usprawnić proces należytej staranności wobec klienta? 

Aby mieć pewność, że firma stosuje najlepsze praktyki, przedstawiamy 5 kroków mających na celu poprawę należytej staranności w bankowości i innych instytucjach pozabankowych. 

1. Weryfikuj klientów

Wykonywanie CDD Kluczem do ochrony przed oszustami jest weryfikacja tożsamości klienta przed nawiązaniem relacji korporacyjnej. Klienci mogą zostać zweryfikowani na podstawie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania; jednak wraz ze wzrostem liczby oszustw, zaleca się zebranie dodatkowych informacji, takich jak data urodzenia, numer dowodu osobistego itp. Sprawdzenie, na jaką kategorię ryzyka narażony jest klient, jest kluczowe dla wczesnego zapobiegania kradzieży tożsamości i potencjalnym fałszerstwom.   

2. Wybieraj mądrze firmy zewnętrzne

Firmy muszą polegać na podmiotach zewnętrznych, takich jak banki czy prawnicy, aby pomóc im w dokładnym i skutecznym przeprowadzaniu procedur due diligence. Jedyną wskazówką jest to, że firmy muszą wybierać je mądrze, ponieważ ostatecznie to dana firma ponosi odpowiedzialność za swoje działania. CDD Środki, a nie podmioty zewnętrzne. Złota rada przy wyborze podmiotów zewnętrznych to sprawdzenie, czy ich cele są zbieżne z działalnością firmy.  

3. Zapewnij bezpieczeństwo zebranych danych

Podczas uwierzytelniania klienta, konieczne jest sklasyfikowanie go do odpowiedniej kategorii przed bezpiecznym cyfrowym przechowywaniem wszystkich danych. Chociaż gromadzenie danych osobowych jest częścią dochowania należytej staranności w bankowości i innych sektorach, często istnieją surowe przepisy dotyczące gromadzenia i przechowywania informacji. Zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów to nie tylko wymóg prawny, pozwalający uniknąć kar za nieprzestrzeganie przepisów, ale także konieczność dbania o reputację firmy. 

4. Wykonaj EDD w przypadku klientów wysokiego ryzyka

Poza przeprowadzeniem podstawowej analizy due diligence, należy sprawdzić, czy konieczne jest przeprowadzenie wzmożonej analizy due diligence. Jest to proces ciągły, ponieważ każdy klient o niskim ryzyku może z czasem przekształcić się w profil wysokiego ryzyka. Na przykład, wiele krajów wymaga, aby osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP) podlegały analizie EDD. Innymi czynnikami wyzwalającymi EDD są profile o wysokiej wartości transakcji i negatywne wzmianki w mediach. Wzmocniona analiza due diligence chroni firmy przed przestępstwami i zapewnia im zgodność z przepisami. Przepisy KYC/AML. 

5. Bądź przygotowany na audyt

Prowadzenie dokumentacji due diligence przeprowadzonej u każdego klienta jest kluczowe dla spełnienia przyszłych obowiązków regulacyjnych. Posiadanie cyfrowej dokumentacji może pomóc w ponownej analizie każdej sytuacji, aby zminimalizować ryzyko, poprawić wydajność i lepiej zabezpieczyć się przed problematycznymi profilami. Takie kontrole ułatwiają zespołowi audytorów doskonalenie metodologii i optymalizację procesów zgodności. 

Kto może skorzystać z listy kontrolnej CDD?

• Firmy zajmujące się obsługą klientów
• Firmy, które muszą przestrzegać przepisów AML
• Instytucje finansowe i niefinansowe chcące zabezpieczyć się przed ryzykiem związanym z klientami

Zachowaj zgodność z CDD dzięki Shufti

Zgodność z CDD nie jest ćwiczeniem z odhaczania punktów, ale kluczem do sukcesu wszystkich organizacji nastawionych na przyszłość. I Shufti, prowadzenie usługa weryfikacji dokumentów, to idealne rozwiązanie dla wszystkich firm, które chcą chronić się przed wysokimi karami za nieprzestrzeganie przepisów. Shufti, oferując weryfikację klientów i firm w mniej niż sekundę, cieszy się globalnym zaufaniem w zakresie ochrony firm przed oszustwami. 

Czy nie masz pewności, czy Twoja firma spełnia wymogi KYC/AML?