Podpis elektroniczny | Digitalizacja i weryfikacja umów zgodnie z przepisami

Zastosowanie podpisu elektronicznego, czyli e-podpisu, zrewolucjonizowało relacje biznesowe. Czasy, w których na biurku piętrzyła się niekończąca się sterta dokumentów i trzeba było czekać tygodniami na podpisanie umów, dawno minęły. Niewątpliwie postęp technologiczny sprawił, że podpisywanie dokumentów stało się wygodniejsze niż kiedykolwiek, ale istnieje również ryzyko utraty wysokiej jakości. Fałszowanie dokumentów lub sfałszowane podpisy, które mogą powodować straty finansowe i szkodzić reputacji firmy.

Dzięki zaawansowanym narzędziom do edycji łatwo jest podrobić znak, nie pozostawiając miejsca na podejrzenia. Informuje o tym Statystyki oszustw Do dziś straty z tytułu prób zdobycia danych osobowych sięgnęły 47 663 679 dolarów, a liczba zgłoszeń wzrosła do 126 777. Zgłoszenia dotyczące strat finansowych wzrosły do ​​2.9%.

Chociaż podpis elektroniczny oferuje mnóstwo korzyści, niesie ze sobą wyzwania związane z oszustwami i wyłudzeniami, które mogą narazić firmy na straty finansowe i niepotrzebne kary za nieprzestrzeganie przepisów. Aby temu zaradzić, przede wszystkim należy zrozumieć, czym jest podpis elektroniczny, jak działa i jak zachować zgodność z przepisami. Niemniej jednak, kluczowe jest zrozumienie różnicy między podpisem elektronicznym a zwykłym kopiowaniem i wklejaniem obrazu podpisu do dokumentu PDF, ponieważ technologia ta stała się standardem. 

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis w formacie elektronicznym nazywany jest e-podpisem lub podpisem elektronicznym. Mówiąc prościej, podpis elektroniczny jest składany przez sygnatariusza za pomocą środków elektronicznych, a nie tradycyjnego, mokrego atramentu. Niemniej jednak, jest to procedura, która wykorzystuje komputery do weryfikacji podpisu i zagwarantowania integralności dokumentu.

Zamówienia zakupu, umowy o pracę, umowy sprzedaży, pozwolenia, umowy najmu/dzierżawy, zrzeczenia się odpowiedzialności, dokumenty finansowe i wiele innych ważnych dokumentów jest podpisywanych elektronicznie w różnych kontekstach biznesowych i branżach.

Podpis elektroniczny, który jest szyfrowany i stanowi dowód tożsamości osoby podpisującej, nazywa się podpisem cyfrowym. Ponieważ renomowane instytucje weryfikują podpisy cyfrowe, podpis cyfrowy jest zazwyczaj zatwierdzany. 

Weryfikacja podpisu elektronicznego: co to jest?

Podobnie jak cyfrowa „weryfikacja faktów”, elektroniczna weryfikacja podpisu potwierdza, że ​​podpis na podpisanym dokumencie został złożony przez osobę wymienioną w dokumencie.

Niezależnie od tego, czy podpis elektroniczny został złożony na komputerze, czy na urządzeniu mobilnym, informacje rejestrowane przez urządzenie w momencie składania podpisu obejmują datę, godzinę, lokalizację i adres IP. Na podstawie tych informacji można jednoznacznie ustalić, czy osoba podpisująca wykonała podpis i była jego właścicielem.

Czym jest sfałszowany podpis elektroniczny?

Z prawnego punktu widzenia fałszerstwo wymaga istnienia zamiaru oszustwa; niemniej jednak, sfałszowany podpis można zdefiniować jako taki, którego autentyczność została uznana za prawdziwą i w którym faktycznie doszło do oszustwa. Ustalenie „zamiaru” autora nie należy do kompetencji biegłego rewidenta; ostateczna decyzja, czy kwestionowany podpis lub dokument jest fałszerstwem, należy do sędziego lub ławy przysięgłych.

Ekspert ds. kryminalistyki dokumentów często otrzymuje prośby o zbadanie podejrzanego podpisu na dokumencie online. Dokładna analiza jakości linii, szybkości, kształtu liter, relacji wysokości i rozmiaru podpisu jest niezbędna do ustalenia, czy jest on autentyczny. 

Obecnie przestępcy wykorzystują nowoczesne technologie i narzędzia do edycji, takie jak Adobe, za pomocą jednego kliknięcia lub śledzenia. Potrafią stworzyć idealny podpis elektroniczny, utrudniając rozróżnienie, czy jest to podpis oryginalny, czy podrobiony. Na papierze łatwo jest zidentyfikować i zweryfikować podpis za pomocą linii i kresek, ale weryfikacja podpisu elektronicznego jest trudna, ponieważ zaawansowane narzędzia tworzą jego dokładną kopię, co utrudnia identyfikację lub weryfikację pod kątem fałszerstwa.

Jak działa weryfikacja podpisu elektronicznego?

Szyfrowanie, oparte na kluczach publicznym i prywatnym, weryfikuje podpisy elektroniczne. Każdy klucz publiczny i prywatny są tworzone jednocześnie i od początku są ze sobą powiązane, podobnie jak w przypadku partnerstwa. Połączenie klucza publicznego „partnera” i klucza prywatnego umożliwia odszyfrowanie danych.

weryfikacja tożsamości

Weryfikacja podpisu działa podobnie do logowania się na stronie internetowej za pomocą adresu e-mail i hasła. Identyfikację firmy można zweryfikować, łącząc te dwie informacje. 

Gdy sygnatariusz używa podpisu elektronicznego, zawiera on wszystkie informacje niezbędne do weryfikacja tożsamości Proces. Podadzą klucz publiczny i wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do weryfikacji swojego podpisu, a także oryginalny i zaszyfrowany materiał podczas podpisywania i odsyłania umowy.

Dzięki odszyfrowaniu pliku przy użyciu obu kluczy użytkownicy mogą potwierdzić autentyczność podpisu i upewnić się, że dokument nie został zmodyfikowany lub podpisany przez inną osobę. 

Weryfikacja autentyczności

Weryfikacja podpisu elektronicznego jest również niezbędna, aby upewnić się, że istnieje tylko jedna kopia dokumentu i że w obiegu nie ma żadnych podrobionych kopii. Weryfikacja podpisu elektronicznego potwierdza autentyczność oryginału w przypadku jego sfałszowania.

Klucz publiczny, który działa z kluczem prywatnym, będzie obecny tylko w autentycznym dokumencie dzięki weryfikacji. Dzięki temu urząd certyfikacji może szybko określić, który dokument jest autentyczny, a który nie.

Zapewnienie integralności podpisu

Zapewnienie legalności i spójności podpisów cyfrowych ma kluczowe znaczenie dla procesu weryfikacji. Kryptograficzne funkcje skrótu są często wykorzystywane do zapewnienia integralności podpisu. Funkcje te tworzą unikatowy cyfrowy odcisk palca podpisanego dokumentu, który można porównać z oryginalnym odciskiem palca w celu identyfikacji wszelkich zmian.

Do generowania tych cyfrowych odcisków palców wykorzystywane są złożone algorytmy kryptograficzne. Możliwe jest zidentyfikowanie wszelkich manipulacji lub naruszeń podpisu za pomocą generatora wartości skrótu.

Digitalizacja umowy z zachowaniem zgodności

Organizacje mają obowiązek regulacyjny weryfikacji autentyczności podpisu elektronicznego. Oto kilka przepisów: 

eIDAS

Prawo regulacyjne Unii Europejskiej (UE) regulujące transakcje elektroniczne i tożsamość jest znane jako Identyfikacja elektroniczna, Usługi uwierzytelniania i zaufania, czyli „eIDASSpecyfikacje prawne dotyczące podpisów elektronicznych są częścią eIDAS. Specyfikacje te zapewniają firmom niezawodne, bezpieczne i pewne rozwiązanie do podpisywania dokumentów online.

eIDAS uznaje trzy poziomy prawne podpisów elektronicznych:

1. Proste podpisy elektroniczne (SES)
2. Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES)
3. Zaawansowane podpisy elektroniczne (AES)

HIPAA

Ponieważ ustawa HIPAA nie określa precyzyjnych kryteriów dotyczących sposobu rejestrowania podpisanych dokumentów i podpisów cyfrowych w sposób zgodny z wymogami prawnymi, dokumenty te i podpisy cyfrowe wchodzą w zakres nietypowej kategorii w rozumieniu tych przepisów.

Zanim w 2003 r. uchwalono ustawę, z przepisów bezpieczeństwa HIPAA (1998) usunięto wszystkie zapisy dotyczące podpisów elektronicznych.

W sprawie podpisów elektronicznych i Wymagania dotyczące prywatności HIPAA, Departament Zdrowia i Opieki Społecznej (HHS) strona internetowa wspomina teraz o następujących kwestiach:

„Zakładając, że umowa elektroniczna spełnia obowiązujące wymogi prawa umów stanowych. Zasada Prywatności zasadniczo dopuszcza, aby dokumenty elektroniczne, w tym umowy z podmiotami współpracującymi, były traktowane jako dokumenty pisemne w celu spełnienia wymogów tej Zasady”.

Inaczej mówiąc, korzystanie z podpisów elektronicznych lub rozwiązań opartych na podpisach elektronicznych do podpisywania dokumentów nie narusza integralności chronionych informacji medycznych (PHI) i nie narusza przepisów HIPAA, pod warunkiem przestrzegania prawa umów danego stanu.

esign

Według Federalna ustawa o ESIGN w USAdźwięk elektroniczny, symbol lub procedura powiązana z umową jest uważana za „podpis elektroniczny”. Osoba wykonuje lub przyjmuje dokument z zamiarem podpisania tej umowy.

Nowa era usprawniania obiegu dokumentów rozpoczęła się we wszystkich miejscach w USA, gdzie obowiązuje prawo federalne, w 2000 roku, kiedy rząd USA uchwalił ustawę ESIGN, aby ułatwić wprowadzanie podpisów elektronicznych. Zgodnie z ustawą, podpis elektroniczny definiuje się jako „elektroniczny dźwięk, symbol lub proces, dołączony do umowy lub innego zapisu lub logicznie z nim powiązany i wykonany lub przyjęty przez osobę z zamiarem podpisania zapisu”. Ustawa ta zapewnia, że:

• Podpisy elektroniczne są dopuszczalne jako dowód w postępowaniu prawnym.
• Podpisy elektroniczne i podpisy elektroniczne są równie akceptowalnymi opcjami prawnymi.
• Dokumenty elektroniczne pozostają ważne i wykonalne, a ich skutki prawne są niepodważalne. 

UETA

Aby zapewnić ramy prawne dla poszczególnych stanów w zakresie stosowania podpisów elektronicznych, Komisja ds. Jednolitego Prawa opracowała również Jednolitą ustawę o transakcjach elektronicznych (UETA) w 1999 roku, jako dodatek do ustawy ESIGN. Opisuje ona wymogi prawne dotyczące podpisu dla wszystkiego, od transakcji elektronicznych, przez przechowywanie dokumentów, po zapisy zbywalne. 48 stanów USA przyjęło ustawę UETA. 

Illinois

Według stanu Illinois z 1999 r. Prawo o podpisie elektronicznym 5 ILCS 175/1-101 Nowy JorkNiektóre formaty podpisów elektronicznych są bezpieczniejsze niż inne. Oto kilka cech, które definiują te podpisy elektroniczne:

• Obie strony uznają „bezpieczny charakter” podpisu, złożonego przez obie strony w sposób weryfikowalny,
• wyprodukowane w sposób uważany za ekonomicznie uzasadniony,
• i wiarygodne dla wszystkich stron działających w dobrej wierze.

ESRA

W Nowym Jorku podpisy elektroniczne są uznawane za prawnie wiążące, tak samo jak podpisy tradycyjne, zgodnie z Ustawą o podpisach elektronicznych i dokumentach z 2000 r. (ESRADla osób, które chcą korzystać z podpisów elektronicznych w ramach ESRA, dostępny jest przewodnik po najlepszych praktykach.

Uwagi końcowe

Należy pamiętać, że konkretne podejście i strategie mogą się różnić w zależności od platformy technologicznej lub dostawcy usług. Wybór niezawodnego i godnego zaufania rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego może pomóc firmom w rozwiązaniu problemów związanych z przestrzeganiem przepisów oraz ochronie finansów i integralności korporacyjnej.

Weryfikacja podpisu elektronicznego to niezbędny środek bezpieczeństwa, gwarantujący pełną ochronę prawną dokumentów i weryfikowalność podpisów, zarówno w formie elektronicznej, jak i elektronicznej. Nasza kompleksowa usługa identyfikacji tożsamości weryfikacja dokumentów Rozwiązanie do weryfikacji podpisów elektronicznych wykorzystuje najnowocześniejszą technologię, aby udoskonalić konwencjonalne metody weryfikacji tożsamości. Usługa analizuje cechy podpisu, takie jak wzorce i hologramy, aby określić, czy do ich modyfikacji użyto metod wspomaganych sztuczną inteligencją. Dlatego wybór rozwiązania do weryfikacji podpisów elektronicznych pomoże firmom uwierzytelniać poufne dokumenty, unikając jednocześnie ryzyka popełnienia przestępstwa.