Poznaj swoją firmę. Co to oznacza i jak może chronić Twoją firmę?

KYB Know Your Business to proces weryfikacji tożsamości, struktury własnościowej i legalności podmiotu gospodarczego przed nawiązaniem z nim relacji handlowych. W kontekście przestępstw finansowych KYB jest obowiązkowe: umożliwia bankom, firmom fintech i regulowanym przedsiębiorstwom potwierdzenie, że firma jest prawdziwa, legalnie zarejestrowana, nie jest kontrolowana przez osoby objęte sankcjami i nie jest wykorzystywana jako narzędzie prania pieniędzy lub oszustwa. KYB, obok KYC (Know Your Customer), stanowi podstawowy wymóg zgodności z przepisami AML i przepisami dotyczącymi przestępstw finansowych w Stanach Zjednoczonych, UE i Wielkiej Brytanii. Rozwiązanie KYB firmy Shufti automatyzuje weryfikację firm w ponad 240 krajach, obejmując weryfikację rejestracji firm, identyfikację UBO, AML screeningi walidację dokumentów w ramach jednego przepływu pracy.

⚡ Najważniejsze wnioski

• KYB to skrót od Know Your Business, czyli procesu weryfikacji tożsamości, własności i legalności firmy przed jej wdrożeniem
• KYB jest wymagany w przypadku przedsiębiorstw regulowanych przepisami AML w USA (BSA/FinCEN), UE (AMLD) i Wielkiej Brytanii (MLR 2017)
• Weryfikacja KYB zazwyczaj obejmuje: rejestrację firmy, adres rejestrowy, identyfikację UBO, AML screeningi kontrole sankcji
• KYB w zakresie przestępczości finansowej służy do wykrywania firm fasadowych, firm przykrywkowych i przedsiębiorstw kontrolowanych przez osoby objęte sankcjami lub osoby wysokiego ryzyka
• KYB różni się od KYC: KYC weryfikuje osoby fizyczne, KYB weryfikuje podmiot gospodarczy i jego strukturę właścicielską
• Shufti automatyzuje weryfikację KYB w ponad 240 krajach dzięki sprawdzeniu firmy w czasie rzeczywistym, mapowaniu UBO i zintegrowanemu AML screening

Wyobraź sobie, że Twoja firma ma zamiar podpisać sześciocyfrowy kontrakt z nowym dostawcą. Ich strona internetowa wygląda profesjonalnie, zespół sprzedaży jest responsywny i wszystko wydaje się legalne. Ale za tą elegancką fasadą może kryć się prawdziwa, zarejestrowana firma lub fikcyjny podmiot, który zniknie w momencie, gdy tylko pieniądze się zmienią.

Właśnie temu ryzyku ma zapobiegać program Know Your Business (KYB). W miarę jak transakcje B2B coraz częściej przenoszą się do internetu, a oszuści skupiają się na klientach indywidualnych, a nie na klientach korporacyjnych, weryfikacja tożsamości kontrahenta stała się wymogiem zgodności z przepisami i podstawową umiejętnością przetrwania dla współczesnych firm.

W tym przewodniku znajdziesz informacje na temat znaczenia KYB, jego znaczenia, osób odpowiedzialnych za jego przeprowadzenie, szczegółowego procesu weryfikacji, podstawowych korzyści płynących z przestrzegania zasady Know Your Business oraz sposobu automatyzacji całego przepływu pracy.

Czym jest KYB (Know Your Business)?

Know Your Business (KYB) to proces due diligence, z którego korzystają firmy, aby zweryfikować tożsamość prawną, strukturę własnościową i legalność innej firmy przed nawiązaniem z nią relacji handlowej. Potwierdza on, że firma jest prawidłowo zarejestrowana, jej prawdziwi właściciele zostali zidentyfikowani i nie jest wykorzystywana jako przykrywka do prania pieniędzy, oszustw lub unikania sankcji.

Podczas gdy KYC (Know Your Customer) weryfikuje osobę fizyczną, KYB weryfikuje podmiot prawny i, co najważniejsze, osoby, które za nim stoją. Weryfikacja KYB zazwyczaj potwierdza status rejestracyjny firmy, identyfikuje jej Ostateczni beneficjenci rzeczywiści (UBO), weryfikuje dyrektorów i udziałowców pod kątem sankcji i list PEP oraz analizuje historię sporów sądowych i niekorzystnych informacji w mediach.

Przykład: Do firmy płatniczej zgłasza się nowy dostawca usług logistycznych. Strona internetowa dostawcy wygląda wiarygodnie, ale weryfikacja KYB pokazuje, że firma nie jest wpisana do żadnego krajowego rejestru przedsiębiorstw, jej siedziba to pusta jednostka handlowa, a jej jedynym udziałowcem jest spółka holdingowa z siedzibą w jurysdykcji wysokiego ryzyka. Bez KYB ta czerwona flaga pozostałaby niezauważona, aż byłoby za późno.

Poznaj swój biznes Przepisy KYB

KYB to nowszy wymóg regulacyjny niż KYC, ale nie mniej egzekwowalny. Ramy prawne zostały zbudowane w ciągu ostatniej dekady w oparciu o kilka nakładających się na siebie przepisów:

Reguła FinCEN dotycząca należytej staranności wobec klientów (CDD) (USA, 2016): 

Amerykańska Sieć ds. Zwalczania Przestępstw Finansowych (Financial Crimes Enforcement Network) wprowadziła formalne wymogi dotyczące beneficjentów rzeczywistych, wymagające od instytucji finansowych identyfikowania i weryfikowania osób, które są ostatecznymi właścicielami lub kontrolują klienta będącego osobą prawną.

Czwarta i piąta dyrektywa UE w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy: 

W czwartej dyrektywie AMLD wprowadzono udoskonalone należytej staranności wobec klienta dla podmiotów korporacyjnych w całej UE oraz 5 AMLD (obowiązujące od 2020 r.) rozszerzyło te wymogi, wzmacniając rejestry beneficjentów rzeczywistych i likwidując luki wokół przedsiębiorstw zajmujących się kryptoaktywami.

Ustawa o tajemnicy bankowej (BSA, USA): 

Podstawowe prawo USA dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy wymaga od instytucji finansowych utrzymywania programów przeciwdziałania praniu pieniędzy, które obejmują weryfikację działalności gospodarczej jako część szerszego Raport o podejrzanej aktywności (SAR) Obowiązki.

MiCA i DORA (UE): 

Nowsze ramy prawne rozszerzają obowiązki związane z KYB na dostawców usług kryptoaktywnych (MiCA) i wymagają odporności operacyjnej od podmiotów finansowych i ich dostawców zgodności (DORA).

Łącznie przepisy te oznaczają, że każda firma, która przyjmuje inne firmy (nie tylko banki), ma prawny i reputacyjny powód do przeprowadzania kontroli KYB.

Kto musi spełniać wymogi KYB?

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że KYB dotyczy tylko banków. To nieprawda. Zgodnie z 5. dyrektywą AML i równoważnymi przepisami krajowymi, wymogi KYB obejmują:

• Banki i inne instytucje finansowe
• Dostawcy usług płatniczych i firmy fintechowe
• Giełdy kryptowalut i dostawcy usług aktywów wirtualnych (VASP)
• Firmy ubezpieczeniowe
• Firmy zajmujące się nieruchomościami i usługami prawnymi
• Rynki i platformy umożliwiające pozyskiwanie sprzedawców biznesowych lub dostawców

Nawet tam, gdzie KYB nie jest ściśle wymagane przez prawo, w niektórych nieuregulowanych sektorach B2B nadal jest to dobra praktyka. Weryfikacja, z kim prowadzisz interesy, chroni Twoją wiarygodność i zmniejsza ryzyko oszustwa, niezależnie od tego, czy wymaga tego organ regulacyjny.

Korzyści płynące z poznania swojego biznesu

Poza wymogami regulacyjnymi, solidny proces KYB przynosi wymierne korzyści biznesowe. Oto, co firmy faktycznie zyskują dzięki jego prawidłowemu wdrożeniu:

Skuteczniejsze zapobieganie oszustwom: 

KYB wykrywa fikcyjne firmy, sfałszowane dokumenty rejestracyjne i sklonowane tożsamości przedsiębiorstw jeszcze przed jakąkolwiek zmianą właściciela pieniędzy lub produktu, zamykając drzwi, na które najczęściej polegają oszuści.

Szybsze, bezpieczniejsze wdrożenie: 

Zautomatyzowane kontrole KYB sprawiają, że proces, który kiedyś trwał kilka dni, trwa zaledwie kilka sekund, umożliwiając szybkie przyłączenie się legalnych partnerów, podczas gdy ryzykowni partnerzy są wcześnie oznaczani.

Zgodność z przepisami i obniżone kary:

Udokumentowany program KYB jest najwyraźniejszym dowodem, jaki firma może przedstawić organom regulacyjnym, że poważnie podchodzi do obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, co bezpośrednio zmniejsza ryzyko kar na mocy FATF, dyrektywy AML i BSA.

Większe zaufanie partnerów i inwestorów: 

Przedsiębiorstwa, które potrafią wykazać się skrupulatnością w zakresie należytej staranności w relacjach handlowych, są bardziej atrakcyjne dla inwestorów, banków i partnerów biznesowych, którzy sami są poddawani presji związanej z przestrzeganiem przepisów.

Lepsza widoczność ryzyka w całym łańcuchu dostaw: 

Dzięki stałemu monitoringowi KYB firma zawsze wie o zmianie właściciela dostawcy, ukaraniu dyrektora lub zmianie profilu ryzyka partnera, a nie kilka miesięcy po fakcie.

Ochrona reputacji marki: 

Unikanie powiązań z podmiotami objętymi sankcjami lub sieciami przestępczymi chroni zaufanie, jakie marka zbudowała latami wśród swoich klientów i na rynku.

Przewaga konkurencyjna: 

W branżach regulowanych szybki i dobrze udokumentowany proces KYB staje się coraz częściej czynnikiem różnicującym sprzedaż; sygnalizuje on dojrzałość operacyjną nabywcom korporacyjnym oceniającym wielu dostawców.

Sugerowany odczyt: Najlepsi dostawcy oprogramowania KYB w 2026 roku

Proces KYB: krok po kroku

Pełna weryfikacja KYB składa się z sześciu etapów – od potwierdzenia istnienia firmy na papierze po monitorowanie jej przez cały okres trwania relacji.

Krok 1: Weryfikacja tożsamości firmy

Pierwszy krok polega na zebraniu podstawowych danych niezbędnych do potwierdzenia legalności działalności firmy, takich jak nazwa firmy, numer rejestracyjny, adres rejestrowy, data założenia oraz forma prawna, które są bezpośrednio sprawdzane w oficjalnych rejestrach przedsiębiorstw. Ten krok jest konieczny, ponieważ oszuści często tworzą fałszywe lub klonowane tożsamości firm, które na pierwszy rzut oka wyglądają na legalne.

Krok 2: Weryfikacja podmiotu prawnego

Następnie weryfikowany jest aktualny status prawny spółki: czy jest aktywna, rozwiązana, zawieszona, czy w likwidacji? Ten etap obejmuje również weryfikację upoważnionych przedstawicieli i dyrektorów spółki, co pomaga zidentyfikować osoby działające bez odpowiedniego upoważnienia.

Krok 3: Identyfikacja ostatecznego beneficjenta rzeczywistego (UBO)

Ten krok odpowiada na kluczowe pytanie KYB: kto tak naprawdę kontroluje firmę? Osoby piorące pieniądze często ukrywają się za warstwami własnościowymi: firma A jest własnością firmy B, a firma C, aby ukryć, kto tak naprawdę czerpie korzyści. Weryfikacja KYB polega na śledzeniu własności na tych warstwach, aby zidentyfikować osobę fizyczną (zazwyczaj każdego, kto posiada lub kontroluje 25% lub więcej udziałów), która ostatecznie kontroluje podmiot.

Krok 4: Sankcje i kontrola PEP

Po potwierdzeniu nazw firm i beneficjentów rzeczywistych są one sprawdzane pod kątem globalnych list sankcji, Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) Bazy danych i negatywne źródła medialne. Ten krok oznacza podmioty lub osoby, którym uniemożliwiono prowadzenie działalności przez organy takie jak ONZ, UE lub Departament Skarbu USA; brak zgodności w tym przypadku może skutkować zamrożeniem aktywów lub nałożeniem kar regulacyjnych, jeśli zostanie pominięty.

Krok 5: Ocena ryzyka i kategoryzacja

Na podstawie wszystkich zebranych danych, firmie przypisywana jest ocena ryzyka, uwzględniająca takie czynniki jak branża, lokalizacja geograficzna, złożoność struktury własnościowej i narażenie na regulacje. Profile wysokiego ryzyka, takie jak nowo utworzony podmiot offshore w jurysdykcji wysokiego ryzyka, zazwyczaj powodują… Wzmocniona należyta staranność (EDD)Podczas gdy przedsiębiorstwa o niższym ryzyku i o większej przejrzystości przechodzą standardowe kontrole.

Krok 6: Ciągły monitoring

KYB nie kończy się na onboardingu. Firma, która dziś jest czysta, jutro może zmienić właściciela, stawić czoła nowym sankcjom lub wdać się w spór sądowy. Monitorowanie na żywo automatycznie oznacza te zmiany, zamiast polegać na okresowych ręcznych sprawdzeniach, które mogą powodować pomijanie istotnych aktualizacji przez wiele miesięcy.

Dlaczego warto zautomatyzować proces zgodności z KYB?

Ręczna weryfikacja struktur własnościowych i beneficjentów rzeczywistych jest powolna, a powolne wdrażanie transakcji generuje koszty. Zautomatyzowane przestrzeganie przepisów KYB rozwiązuje ten problem na kilka konkretnych sposobów:

• Prędkość: Interfejsy API pobierają dane bezpośrednio z rejestrów handlowych, list sankcji i baz danych PEP w ciągu kilku sekund, a nie dni.
• Dokładność: Automatyczne odsyłanie zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego, związanego z pominięciem nakładających się stanowisk dyrektorskich lub nieaktualnych sankcji.
• Ciągłe monitorowanie: Zautomatyzowane systemy mogą sygnalizować zmiany właściciela lub ryzyka po wdrożeniu, a nie tylko na początku relacji.
• Gotowość do audytu: Każda kontrola jest rejestrowana i oznaczana znacznikiem czasu, co ma duże znaczenie, gdy organy regulacyjne żądają dowodu zgodności z przepisami.

Jak wdrożyć program KYB

Działający program KYB koordynuje pracę zespołów ds. zgodności, ryzyka, kwestii prawnych i operacyjnych w ramach wspólnego przepływu pracy:

1. Zdefiniuj zasady: Ustaw progi ryzyka, procenty udziałów UBO, listy jurysdykcji wysokiego ryzyka i wymaganą dokumentację.
2. Zbieranie i weryfikacja danych: Uzyskaj dostęp do oficjalnych rejestrów i zaplanuj strukturę własności dla każdej nowej relacji biznesowej.
3. Badanie ryzyka: Przeprowadź kontrole sankcji, PEP i niekorzystnych działań mediów, a następnie zastosuj udokumentowaną ocenę ryzyka.
4. Udokumentuj wszystko: Przechowuj dowody każdej przeprowadzonej kontroli. To właśnie o ich okazanie poproszą organy regulacyjne podczas audytu.
5. Monitoruj w sposób ciągły: Śledź zmiany właścicieli, nowe dopasowania sankcji i niekorzystne wzmianki w mediach przez cały okres trwania relacji, nie tylko na etapie wdrażania.

Dla większości firm najbardziej praktycznym sposobem realizacji tego celu nie jest arkusz kalkulacyjny i przepływ pracy z pocztą e-mail, lecz Rozwiązanie weryfikacyjne KYB z dostępem API do rejestrów, danych o sankcjach i wbudowanym mapowaniem UBO.

Jak Shufti pomaga w weryfikacji KYB

Rozwiązanie weryfikacyjne KYB firmy Shufti Zapewnia zespołom ds. zgodności dostęp w czasie rzeczywistym do zweryfikowanych danych biznesowych z ponad 225 globalnych baz danych, obejmujących dane rejestracyjne firm, struktury UBO i weryfikację sankcji w ramach jednego procesu. W połączeniu z Usługi weryfikacji firm ShuftiZespoły otrzymują łatwy w integracji interfejs API, szybkie wdrażanie i ciągły monitoring, który można skalować wraz ze wzrostem sieci partnerów i dostawców firmy.

Zarezerwuj bezpłatne demo aby zobaczyć jak Szufti może zautomatyzować cały proces KYB.