Assinatura Eletrônica | Digitalize e verifique contratos em conformidade com as normas

O uso da assinatura eletrônica, ou e-signature, transformou as transações comerciais. Os dias de ver uma pilha interminável de papéis se acumular na mesa e de esperar semanas para que os contratos assinados fossem executados ficaram para trás. Sem dúvida, os avanços tecnológicos tornaram a assinatura de documentos mais conveniente do que nunca, mas também existe o risco de comprometimento da qualidade. Falsificação de documentos ou assinaturas falsificadas, que podem causar perdas financeiras e danos à reputação das empresas.

Com as ferramentas avançadas de edição, é fácil falsificar uma assinatura, não deixando margem para suspeitas. (Relatado por:) Estatísticas de golpes Até o momento, as perdas decorrentes de tentativas de obtenção de informações pessoais chegaram a US$ 47,663,679, com o número de denúncias aumentando para 126,777. As denúncias com prejuízos financeiros aumentaram para 2.9%.

Embora a assinatura eletrônica ofereça inúmeros benefícios, ela também traz consigo os desafios de fraudes e golpes que podem resultar em perdas financeiras para as empresas e em penalidades desnecessárias por descumprimento das normas. Para superar esses problemas, é fundamental entender o que é uma assinatura eletrônica, como ela funciona e como manter a conformidade. Além disso, é crucial compreender a diferença entre assinar eletronicamente e simplesmente copiar e colar a imagem da assinatura em um documento PDF, visto que essa tecnologia se tornou prática comum. 

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura em formato eletrônico é conhecida como assinatura eletrônica ou e-assinatura. Simplificando, uma assinatura eletrônica é fornecida por um signatário usando meios eletrônicos em vez da tradicional tinta. No entanto, trata-se de um procedimento que utiliza computadores para verificar a assinatura e garantir a integridade do documento.

Pedidos de compra, contratos de trabalho, contratos de venda, autorizações, contratos de aluguel/arrendamento, termos de responsabilidade, documentos financeiros e muitos outros documentos cruciais têm sido assinados eletronicamente em diversos contextos e setores empresariais.

Uma assinatura eletrônica criptografada que fornece prova da identidade do signatário é chamada de assinatura digital. Como as assinaturas digitais são verificadas por autoridades competentes, elas geralmente são aprovadas. 

Verificação de assinatura eletrônica: o que é?

Semelhante a uma “verificação de fatos” digital, a verificação eletrônica de assinatura certifica que a assinatura em um documento assinado foi feita pela pessoa que consta no documento.

Seja assinada eletronicamente em um computador ou dispositivo móvel, as informações registradas pelo dispositivo no momento da assinatura incluem data, hora, localização e endereço IP. Com base nessas informações, é possível determinar com certeza que o signatário executou e era o proprietário da assinatura.

O que é uma assinatura eletrônica falsificada?

Em termos legais, a falsificação exige a presença de intenção fraudulenta; contudo, uma assinatura falsificada pode ser definida como aquela que foi considerada autêntica e na qual houve fraude efetiva. Determinar a "intenção" do autor não é responsabilidade do perito em documentos; a decisão final sobre se uma assinatura ou documento contestado é uma falsificação cabe ao juiz ou júri.

Um perito em documentos forenses frequentemente recebe solicitações para examinar assinaturas suspeitas em documentos online. A análise cuidadosa da qualidade dos traços, da velocidade de digitação, do formato das letras, da altura e do tamanho da assinatura é essencial para determinar sua autenticidade. 

Hoje em dia, criminosos utilizam tecnologia moderna e ferramentas de edição como o Adobe, que permitem criar assinaturas eletrônicas perfeitas com um único clique ou por meio de decalque. Eles dificultam a distinção entre uma assinatura original e uma falsificada. No papel, é fácil identificar e verificar a assinatura através de linhas e traços, mas verificar uma assinatura eletrônica é difícil porque ferramentas sofisticadas criam cópias exatas, tornando difícil identificar ou verificar a falsificação.

Como funciona a verificação de assinatura eletrônica?

A criptografia, baseada em chaves públicas e privadas, verifica assinaturas eletrônicas. Cada chave pública e privada é criada simultaneamente e conectada desde o início, como uma parceria. Quando a chave pública "parceira" e a chave privada são unidas, os dados podem ser descriptografados.

Verificação de Identidade

A verificação de uma assinatura funciona de forma semelhante ao acesso a um site usando um endereço de e-mail e uma senha. A identificação da empresa pode ser validada usando essas duas informações combinadas. 

Quando um signatário usa uma assinatura eletrônica, ela contém todas as informações necessárias para a Verificação de Identidade processo. Eles fornecerão a chave pública e quaisquer informações adicionais necessárias para validar sua assinatura, juntamente com o material original e criptografado, quando assinarem e devolverem o contrato.

Assim, ao descriptografar o arquivo usando ambas as chaves, os usuários podem confirmar que uma assinatura é autêntica e que seu documento não foi adulterado ou assinado por outra pessoa. 

Verificação de autenticidade

A verificação de uma assinatura eletrônica também é essencial para garantir que exista apenas uma cópia do documento e que não haja cópias falsificadas em circulação. A verificação da assinatura eletrônica valida o original caso tenha sido adulterado.

A chave pública que funciona em conjunto com a chave privada estará presente apenas no documento autêntico devido à verificação. Consequentemente, a autoridade certificadora pode determinar rapidamente qual documento é autêntico e qual não é.

Garantindo a integridade da assinatura

Garantir a legitimidade e a consistência das assinaturas digitais é crucial para o processo de verificação. Funções de hash criptográficas são frequentemente usadas para assegurar a integridade da assinatura. Esses recursos criam uma impressão digital distinta do documento assinado, que pode ser comparada à impressão digital original para identificar quaisquer alterações.

Algoritmos criptográficos complexos são usados ​​para gerar essas impressões digitais. É possível identificar qualquer adulteração ou manipulação da assinatura usando um gerador de valores hash.

Acordo digitalizado com a Compliance

É uma exigência regulamentar das organizações verificar a autenticidade da assinatura eletrônica. Algumas dessas regulamentações incluem: 

eIDAS

A legislação regulatória da União Europeia (UE) que rege as transações eletrônicas e a identidade é conhecida como Identificação Eletrônica, Serviços de Autenticação e Confiança, ou “eIDASAs especificações legais para assinaturas eletrônicas fazem parte do eIDAS. Essas especificações oferecem às empresas uma solução confiável, segura e protegida para assinatura de documentos online.

O eIDAS reconhece três níveis legais de assinaturas eletrônicas:

1. Assinaturas Eletrônicas Simples (SES)
2. Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (QES)
3. Assinaturas Eletrônicas Avançadas (AES)

HIPAA

Como a HIPAA não possui critérios precisos sobre como documentos assinados e assinaturas digitais devem ser registrados em conformidade com os requisitos legais, esses documentos e assinaturas digitais se enquadram em uma categoria peculiar dentro da regulamentação.

Antes da aprovação da legislação em 2003, todas as disposições relativas às assinaturas eletrônicas foram removidas da Norma de Segurança HIPAA (1998).

Com relação às assinaturas eletrônicas e Requisito de privacidade da HIPAA, o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHSO site agora menciona o seguinte:

“Presumindo que o contrato eletrônico atenda aos requisitos aplicáveis ​​da legislação estadual sobre contratos, a Norma de Privacidade geralmente permite que documentos eletrônicos, incluindo contratos de parceiros comerciais, sejam considerados documentos escritos para fins de atendimento aos requisitos da Norma.”

Em outras palavras, usar assinaturas eletrônicas ou uma solução de assinatura eletrônica para assinar documentos não compromete a integridade das Informações de Saúde Protegidas (PHI) e não viola as regulamentações da HIPAA, desde que a legislação estadual sobre contratos seja respeitada.

ESIGN

De acordo com o eBook da Digibee Lei Federal ESIGN dos EUAUm som, símbolo ou procedimento eletrônico relacionado a um contrato é considerado um “assinatura eletrônica”. Uma pessoa assina ou adota este documento com a intenção de firmar o contrato.

Uma nova era de simplificação de documentos foi introduzida em todos os locais dos EUA onde a lei federal é aplicável em 2000, quando o governo dos EUA estabeleceu a Lei ESIGN para facilitar a adoção de assinaturas eletrônicas. De acordo com a lei, uma assinatura eletrônica é definida como “Um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro.” Esta lei garante que:

• Assinaturas eletrônicas são admissíveis como prova em processos judiciais.
• Assinaturas manuscritas e assinaturas eletrônicas são opções legalmente aceitáveis.
• Os documentos eletrônicos continuam sendo legítimos e executáveis, e seus efeitos são incontestáveis. 

UETA

Para oferecer uma estrutura legal estado por estado para o uso de assinaturas eletrônicas, a Comissão de Leis Uniformes também elaborou a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas (Uniform Electronic Transactions Act).UETAEm 1999, além da Lei ESIGN, foi promulgada a UETA (Uniform Electronic Transactions Act). Ela descreve os requisitos legais de assinatura para tudo, desde transações eletrônicas até a retenção de documentos e registros transferíveis. Quarenta e oito estados dos EUA adotaram a UETA. 

Illinois

De acordo com o estado de Illinois em 1999 Lei de Assinatura Eletrônica 5 ILCS 175/1-101 Nova YorkCertos formatos de assinatura eletrônica são mais seguros do que outros. Estas são algumas características que definem essas assinaturas eletrônicas:

• A “natureza segura” da assinatura, aplicada por ambas as partes de forma verificável, é reconhecida por ambas as partes.
• produzido de uma forma considerada economicamente razoável,
• e confiável para todas as partes que agem de boa fé.

ESRA

Em Nova Iorque, as assinaturas eletrônicas são consideradas juridicamente vinculativas, tal como as assinaturas manuscritas, de acordo com a Lei de Assinaturas e Registros Eletrônicos de 2000 (Electronic Signatures and Records Act).ESRAPara aqueles que desejam usar assinaturas eletrônicas no âmbito do ESRA, existe inclusive um guia de boas práticas disponível.

Considerações finais da análise do Fortune Dragon

É crucial lembrar que as abordagens e estratégias exatas podem variar de acordo com a plataforma tecnológica ou o provedor de serviços utilizado. Selecionar uma solução de assinatura eletrônica confiável pode ajudar as empresas a resolver problemas relacionados à conformidade e a proteger suas finanças e integridade corporativa.

A verificação de assinatura eletrônica é uma medida de segurança necessária para garantir que os documentos estejam totalmente protegidos por lei e possuam assinaturas verificáveis, sejam elas manuscritas ou eletrônicas. Nosso sistema completo de identificação verificação de documento Uma solução de verificação de assinatura eletrônica utiliza tecnologia de ponta para aprimorar as abordagens convencionais de verificação de identidade. O serviço analisa características da assinatura, como padrões e hologramas, para determinar se métodos baseados em inteligência artificial foram utilizados para alterá-las. Portanto, escolher uma solução de verificação de assinatura eletrônica ajudará as empresas a autenticar documentos confidenciais, evitando o risco de crimes.